Kein Unternehmen kommt ohne Stammdaten aus: Informationen zu Kunden, Mitarbeitern, Lieferanten und Produkten, die in den Unternehmenssystemen verarbeitet und jederzeit abgerufen werden können. Und gerade weil so viele Systeme auf diese Daten zurückgreifen, sind sie für den Unternehmenserfolg von maßgeblicher Bedeutung. Sie müssen stets einheitlich und auf dem neuesten Stand sein.
In den letzten Jahren haben sich die Geschäftsprozesse entscheidend verändert. Unternehmen stellen sich zunehmend global auf. Merger & Aquisitions (M&A), Ausgliederungen und Umstrukturierungen stehen auf der Tagesordnung. Innerhalb des Unternehmens und insbesondere in diesen Prozessen sind die IT-Systeme ein ausschlaggebender Faktor. Firmen setzen unterschiedliche Systeme ein und entsprechend ist die Vielfalt der Datenformate. Folglich liegen den Geschäftsprozessen Informationen über Kunden, Produkte und Lieferanten zugrunde, die auf unterschiedliche Art und Weise in den Systemen abgebildet sind. Bei der dezentralen Bearbeitung dieser Daten kommen weitere Inkonsistenzen hinzu: Datensätze werden mehrfach angelegt oder können nicht unternehmensweit bearbeitet und ausgewertet werden. Doch die Qualität der Stammdaten ist für jedes Unternehmen entscheidend. Sie beeinflusst nicht nur maßgeblich die Geschäftsperformance, sondern wirkt sich auch auf die Produkt- und Servicequalität aus. Wenn identische Daten an verschiedenen Standorten und in mehreren Anwendungen dezentral gepflegt werden, sind ungewollte Abweichungen vorprogrammiert. Mit unangenehmen Folgen:
- Fehlentscheidungen, die durch mangelnde Transparenz und eine unvollständige Datengrundlage verursacht werden
- Verlangsamte Geschäftsprozesse, wenn Stammdaten nicht zur Verfügung stehen oder Zuständigkeiten unklar sind
- Hohe Verwaltungskosten durch mehrfache Dateneingabe oder komplizierte Informationsbeschaffung
- Hohe IT-Kosten aufgrund erforderlicher Schnittstellen
- Verärgerungen bei Kunden und anderen Geschäftspartnern durch falsche oder fehlende Daten
„Stammdaten sind das Benzin für die gesamten Geschäftsprozesse – wenn hier etwas nicht stimmt, hakt es in allen Bereichen. Das gilt besonders für Unternehmen der chemischen Industrie“, erläutert Andreas Kremer, Mitglied der Geschäftsführung bei Ciber Novasoft, Businessline Chemicals Pharmaceuticals. Als internationales SAP-Beratungshaus ist Ciber Novasoft eng mit der Chemie- und Pharmabranche verbunden und verfügt in diesem hochspezifischen Branchenumfeld über eine Projekterfahrung von mehr als 500 Mannjahren.
Schritt für Schritt implementieren
„Um den Unternehmenserfolg zu sichern und Einsparungen zu erzielen, ist es notwendig, die Stammdaten zu konsolidieren und diese allen Systemen und Mitarbeitern konsistent zur Verfügung zu stellen“, so Kremer weiter. SAP hat hierfür eine eigene Lösung entwickelt. Mit SAP Master Data Management (SAP MDM) werden Stammdaten auf Geschäftsobjektebene gepflegt, zugeordnet, analysiert und verteilt. Die systemübergreifende Datenkonsistenz ist unabhängig vom Ort oder Hersteller einzelner Systeme sichergestellt. SAP MDM ist eine Komponente von SAP NetWeaver. Durch die offene Architektur können auch Non-SAP-Systeme in die Stammdatenprozesse eingebunden werden. SAP MDM setzt auf der SAP Exchange Infrastructure (SAP XI) auf. Die Kommunikation basiert auf Standards wie XML (Extended Markup Language) oder SOAP (Simple Object Access Protocol).
Beim Stammdatenmanagement wird zwischen den Stufen Konsolidierung, Harmonisierung und zentraler Datenpflege unterschieden. Diese können schrittweise durchlaufen werden, so dass die vorhandene Infrastruktur möglichst wenig gestört wird. Technisch werden in der ersten Phase der Stammdaten-Konsolidierung gleiche Stammdaten mit Hilfe von Werkzeugen weitgehend automatisiert erkannt und über ein Attribut gekennzeichnet. Eine Änderung an den Prozessen ist nicht notwendig. Gleichzeitig stellen Dubletten kein Problem mehr für die Auswertungen dar. Durch die Konsolidierung erreicht man sehr schnell eine Verbesserung des Controllings.
Die Konsolidierung ist die Voraussetzung für die weiterreichenden Schritte: die Harmonisierung und zentrale Pflege. Bei der Nutzung gleicher Daten wird ein Teil der Stammdaten zentral gepflegt, man spricht von Harmonisierung. Die zentrale Pflege kann auf einem vorhandenen System erfolgen. Bei der Nutzung gleicher Daten werden bestimmte Attribute als zentral definiert und nur noch an einer Stelle gepflegt. Auf den lokalen Systemen ergänzt man die zentralen Daten um lokale. Änderungen und Neuanlagen werden an alle interessierten Systeme übertragen. Dabei bestimmen die Anforderungen des Geschäftsprozesses die Geschwindigkeit der Verteilung auf die dezentralen Systeme.
Eine MDM (Master Data Management)-Lösung muss auch die Verwaltung einer vollständigen Objektdefinition in einem zentralen Stammdatenserver unterstützen. Doch zunächst ist die entscheidende Fragestellung bei der Entwicklung einer Stammdatenstrategie, welche Daten zentral und welche dezentral verwaltet werden sollen. Bestehen Unternehmensgrenzen innerhalb eines Konzerns in Form von völlig getrennten Geschäftsgebieten, kann eine organisatorische zentrale Gesamtlösung definitiv ungewollt sein. Auf der anderen Seite ist eine Harmonisierung nahezu ein Muss, wenn im gesamten Unternehmen Produktionsnetzwerke gemeinsam Produkte herstellen und vertreiben. Auch die Frage der logistischen Lösbarkeit spielt eine große Rolle. „In der chemischen Industrie müssen Unternehmen genau abwägen, ob es sinnvoll ist, die Daten zu Materialien und Rezepturen zentral zu pflegen oder Materialdaten zentral zu verwalten und die Daten für Rezepturen dezentral an den jeweiligen Produktionsstätten“, erläutert Kremer. „Auf der einen Seite sind die Rezepturen Basis der Produktkosten-Kalkulation. Im Hinblick auf die Kostentransparenz ist z.B. dem Controlling daran gelegen, dass die Herstellungskosten eines Produktes in allen Werken identisch kalkuliert werden. Auf der anderen Seite kennt eine zentrale Stammdatenverwaltung die Spezifika der Produktion der einzelnen Werke nicht genau genug, um diese Daten inhaltlich verantworten zu können.“ Die zentralisierte Stammdatenlösung bietet große Potenziale im Hinblick auf globale Steuerbarkeit, Flexibilität und die Integration von Prozessen und Systemen, bringt jedoch auch einen erheblichen Abstimmungs- und Harmonisierungsaufwand mit sich. Der externe Beratungs- und Implementierungspartner muss daher über fundierte Kenntnisse der Geschäftsprozesse und langjährige Erfahrung verfügen, um zusammen mit dem Unternehmen eine maßgeschneiderte Stammdatenstrategie zu entwickeln.
Eine lohnende Investition
So unterschiedlich die Unternehmensstrategien sind, so vielfältig sind auch die Lösungen für ein optimales Stammdatenmanagement. Eine effiziente Stammdatenmanagementlösung kann beispielsweise als Teil eines optimierten Prozesses umgesetzt werden. Bei der Bayer AG wurden durch ein konzernweites Beschaffungsmanagementsystem 1 Mrd. Euro eingespart. Die Einkäufer sind nahe an Produktion und Technik, während ein konzernweites Informations- und Controllingsystem mit einheitlichen Stammdaten und Prozessen für ein effizientes Synergiemanagement sorgt. Die Grundlage einer solchen Lösung bildet ein zentraler Datenbestand für Lieferanten- und Materialstämme sowie Einkaufskontrakte. Globale Einkaufskonditionen werden besser genutzt und das Reporting des Einkaufs optimiert.
Einheitliche Stammdaten können jedoch auch die Voraussetzung für völlig neue Geschäftsprozesse sein. Bei einem international tätigen Unternehmen der Druckfarbenindustrie gab die Initialisierung eines neuen E-Commerce-Projektes den Anstoß für die Einführung einer neuen Stammdatenlösung. Hier entschied sich der Kunde für einen gemischten Ansatz aus zentraler und dezentraler Pflege. Durch die Vereinheitlichung von Artikelnummern und -klassifizierungen verfügt das Unternehmen heute über eine einheitliche Außendarstellung und kann seine Kunden über diesen neuen Vertriebskanal europaweit bedienen. Ermutigt durch den Erfolg dieses ersten Harmonisierungsprojektes wurden in der Zwischenzeit zahlreiche weitere Projekte umgesetzt und dabei Potenziale in den Bereichen Produktion, Einkauf und Sicherheit gehoben.
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