Digitale Arbeitsmittel wie Chats und Social Media beflügeln die Projektarbeit. Zum einen können sie Abstimmungen beschleunigen, zum anderen „sozialen Kitt“ ins Team bringen. Doch viele Projektmanager tun sich schwer mit der Nutzung dieser Medien. Der Wirtschaftspsychologe Professor Manfred Mühlfelder (SRH Mobile University) empfiehlt Projektmanagern fünf Strategien, mit den digitalen Chancen sicher umzugehen.
Eine schlimme Indiskretion: Der Projektleiter hatte die Terminvorzüge in seinem Projekt analysiert und das vertrauliche Konzeptpapier per E-Mail seinem Teilprojektleiter übermittelt. Die Diskussion setzte sich per Mail fort – bis die unfertige Analyse auf den Schreibtisch eines Bereichsleiters kam. Der wiederum legte das Papier der Geschäftsführung vor. Entsetzt verdonnerte der Projektmanager sein Team zur Kommunikation wie vor dreißig Jahren: Telefon, Meeting und Papierakten. Damit nichts mehr ungewollt nach draußen dringt.
Ob E-Mail, zentrale Datenablage, Chats oder Social Media: Die Digitalisierung hat das Projektmanagement erreicht. Die Datenströme halten ganze Teams zusammen. Die Mitarbeiter arbeiten komplett online zusammen, sie kennen ihren Projektmanager häufig nur aus Videokonferenzen. Die Digitalisierung bringt enorme Effizienz in die Projektarbeit – wenn Projektmanager mit ihr umgehen können. Und da hapert es oft. „Vor allem Projektmanager ‚in den besten Jahren‘ schöpfen die digitalen Chancen bei weitem nicht aus“, beobachtet Professor Manfred Mühlfelder, Wirtschaftspsychologe an der SRH Mobile University und Mitglied des Expertennetzwerks der Unternehmensberatung next level consulting. Er beobachtet: Viele Projektmanager führen und kommunizieren wie vor zwanzig Jahren. Sie laufen in typische „digitale Fallen“: Früher mussten Projektmanager achtgeben, was sie wie sagen. Heute müssen sie zusätzlich entscheiden, über welche Kanäle sie sich mitteilen. Und da gilt beispielsweise: Vertrauliche Informationen sollten nicht per E-Mail diskutiert werden.
Bei allen Risiken und Stolperfallen – Professor Manfred Mühlfelder gewinnt den digitalen Innovationen im Projektmanagement viel Gutes ab. Bei verteilt arbeitenden Teams bringen beispielsweise Videokonferenzen Effizienz in die Kommunikation. Die Gespräche vis-a-vis stellen deutlich mehr Vertrauen und Verbindlichkeit her als ein Anruf oder eine Mail. Und doch gehen weder Geld noch Zeit für eine Anreise zum gemeinsamen Meetingort verloren. „Durch geschickte Nutzung von Medien und anderen digitalen Hilfsmitteln können Projektmanager sehr wirksam führen und das Projekt steuern“, erklärt Manfred Mühlfelder. Mit fünf Strategien können Projektmanager die Chancen der digitalisierten Arbeitswelt aufgreifen.
Erstens: Medienkompetenz entwickeln
Die meisten Projektmanager planen sorgfältig die Kommunikation in ihrem Projekt: Wann gehen welche Informationen an wen? Wer nimmt wann an welchen Besprechungen teil – und mit welchen Aufgaben? Aber: Bislang fiel das „wie“ der Kommunikation nicht ins Blickfeld der Projektmanager. Manfred Mühlfelder hält dies für ein Versäumnis. Nicht jeder Kommunikationskanal ist für jeden Inhalt geeignet. Beispielsweise sind Mails für die Konfliktklärung tabu; Auseinandersetzungen lassen sich besser per Telefon führen. Dagegen sind Telefonkonferenzen für schwierige Teamentscheidungen oder Brainstorming ungeeignet; optimal dafür sind Videokonferenzen, bei denen die Mitarbeiter stärker präsent sind und auch ihre Mimik beobachtet werden kann. Chats sind hilfreich bei schwierigen Fachdiskussionen; der Dialog wird automatisch mitprotokolliert. „Wer bestimmte Kanäle nutzt, sollte auch deren Risiken kennen“, warnt Professor Manfred Mühlfelder. So verbreiten sich Gerüchte schnell auf Social Media. Fehlinformationen in Chatprotokollen sind schwierig zu tilgen. An einen falschen Verteiler verschickte Informationen kann man nicht wieder einfangen. „Projektmanager sollten mit ihrem Team Spielregeln für den Umgang mit diesen Medien festlegen und auch Regeln zur Datensicherheit vereinbaren“, empfiehlt Manfred Mühlfelder.
Zweitens: Persönliche Distanz abbauen
So merkwürdig es klingt: Digitale Kommunikation bringt Menschen einerseits näher. Andererseits baut sie Mauern zwischen diesen Menschen auf. Das hohe Tempo der Kommunikation ermöglicht schnelle Abstimmung und Entscheidung. Doch die schnell getippte Nachricht macht die Kommunikation anonymer als ein Gespräch am Telefon. In Mails fallen auch schroffe Wörter, die beim persönlichen Dialog nicht fallen. „Riskant sind unerwünschte Gruppenbildungen“, erklärt Professor Manfred Mühlfelder, „bei digitaler Kommunikation kann die Person der Adressaten in den Hintergrund treten.“ Die Empfänger der Botschaft werden allein mit einer Gruppe in Verbindung gebracht. Dann heißt es: „Die Leute von der Technik stellen sich dumm an“ – statt „mein Kollege aus dem Technikteam hat noch Rückfragen.“
Drittens: Die eigene Präsenz stärken
Digitale Kommunikation hat einen „großen Haken“. Das Problem: Die Effizienz digitaler Medien liegt auch darin begründet, dass die Menschen immer mehr hinter die Sachinformationen zurücktreten. Dies gilt auch für den Projektmanager. Als Führungskraft droht er für Mitarbeiter buchstäblich von der Bildfläche zu verschwinden – und nicht persönlich spürbar zu sein. „Besonders in der digitalen Arbeitswelt müssen Projektmanager Wege finden, dass sie als Führungsperson sichtbar bleiben“, erklärt Manfred Mühlfelder. Vor allem Videokonferenzen und Social Media können dabei helfen, im Team präsent zu bleiben – und natürlich das persönliche „Gesicht zeigen“ vor Ort.
Viertens: Den eigenen Führungsstil überdenken
In der digitalisierten Arbeitswelt können sich Mitarbeiter heute sehr schnell untereinander abstimmen. Viele Teams organisieren sich selbst, quasi am Projektmanager vorbei. Sie vereinbaren ihre Ziele – und planen dann in Eigenregie ihre Lösungen, Arbeitspakete und Termine. Diese neue Selbständigkeit haben viele Projektmanager zu schätzen gelernt. „Die wenigsten Projektmanager können heute noch alle Fäden ihres Projekts in der Hand halten, Aufgaben verteilen und Ergebnisse kontrollieren“, erklärt Professor Manfred Mühlfelder. Der Projektmanager wandelt sich vom Macher des Projekts zum „Ermöglicher“ der Teamarbeit und zum Coach des Teams. Er klärt mit seinem Team die Ziele, setzt Leitplanken und hält seinen Mitarbeitern dann den Rücken frei für reibungslose und produktive Zusammenarbeit. In diese neue Rolle müssen vor allem ältere Projektmanager hineinwachsen. Denn dies bedeutet nicht nur Verantwortung abzugeben und „loszulassen“. Auch müssen Projektmanager völlig neue Führungsaufgaben übernehmen: beispielsweise Mitarbeiter intensiv beraten, ausgiebige Feedbackgespräche führen und sensibel Konflikte erspüren.
Fünftens: Das Ausprobieren wiederentdecken
Digitalisierung in der Arbeitsweise bedeutet heute mehr als nur den Einsatz von Mails, Dokumentenservern und Planungssoftware. Projekte können aus einem reich gefüllten Technikkoffer schöpfen. Beispielsweise werden in einigen Projekten Social Media für das Team eingesetzt. Auf internen Plattformen stellen Mitarbeiter sich im Team vor, zeigen ihre Arbeit und tauschen sich auch über Privates aus. „Auf diese Weise kann Social Media Verbindung schaffen und den Zusammenhalt vor allem in räumlich verteilten Teams erhöhen, die nicht Tür an Tür arbeiten“, erklärt Mühlfelder. Indes, viele ältere Projektmanager finden keinen Zugang zu diesen neuen Medien. Der Experte empfiehlt deshalb den Dialog mit jungen Mitarbeitern. Hilfreich ist das sogenannten „Reverse Mentoring“: Der Projektmanager lässt die jungen Kollegen von seinen Erfahrungen profitieren. Dafür erklären ihm die „Digital Natives“ die Funktionsweise etwa von Social Media.
