Forcierter Abschied vom Papier. Dokumentenmanagementsysteme als Plattform zur Digitalisierung - prozesstechnik online

Dokumentenmanagementsysteme als Plattform zur Digitalisierung

Forcierter Abschied vom Papier

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Entgegen der alltäglichen Praxis ist das papierlose Unternehmen doch keine Fiktion. Das beweist eine Umfrage der d.velop-Gruppe. Sie belegt, dass sich die Chemie- und Pharmabranche besonders bereitwillig vom Papier verabschiedet. Abgelöst wird es von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen.

Papierdokumente stören immer mehr Chemie- und Pharma-Unternehmen bei ihrer Ausrichtung auf die digitale Zukunft. Dabei beschränken sie sich jedoch nicht auf bloße Absichtsbekundungen, sondern haben dafür auch höhere Budgets eingeplant. Allerdings weisen die verschiedenen Organisationsbereiche der Firmen ein unterschiedliches Engagement bei ihrem Abschied vom Papier auf, wie eine Vergleichsstudie der d.velop-Gruppe unter mehr als 1000 Unternehmen in zehn Wirtschaftssektoren ermittelt hat.

Unterschiede zwischen den einzelnen Fachbereichen
Bei der Gegenüberstellung der Fachbereiche geben vor allem die Bereiche für Logistik und Materialwirtschaft am meisten Gas bei der Digitalisierung ihrer Prozesse. Zwei von fünf Unternehmen widmen sich gezielt dem Abschied vom Papier und wollen hierfür verstärkt in ein elektronisches Dokumentenmanagement (DMS) investieren.
Nicht ganz so offensiv wird in den Personalabteilungen geplant, wo 38 % der Unternehmen mit Blick auf eine Digitalisierung der Abläufe ebenfalls mehr Geld für DMS-Plattformen ausgeben wollen.
Softwarelösungen für Content Services
DMS-Plattformen sind Softwarelösungen für Content Services. Sie wandeln Akten, Rechnungen und andere Dokumente aus Papier in digitale Formate um, sodass sie anschließend an jedem beliebigen Endgerät angezeigt, geteilt und bearbeitet werden können.
Aber auch in der Finanzorganisation scheint das Papier immer hinderlicher geworden zu sein, weil es Medienbrüche in den Prozessen erzeugt und eine durchgängige Automatisierung der Abläufe verhindert. Gut ein Drittel wollen diesem Nachteil durch Auf- oder Ausbau einer DMS-Landschaft gezielt begegnen.
Digitale Transformation nimmt Fahrt auf
Eine noch stärkere Entwicklung ist in den Bereichen für das Qualitäts- und Compliance-Management festzustellen. Dort haben 39 % der befragten Unternehmen den Nutzen papierfreier Prozesse für sich ausgemacht und wollen entsprechend investieren.
„Die digitale Transformation nimmt nun auf recht breiter Front Gestalt an“, bewertet Mario Dönnebrink, Vorstand der d.velop AG, die Ergebnisse.
Sorgen für integrierte Verhältnisse
„Zunehmend wird erkannt, dass zum Kern des Wandels vor allem eine Digitalisierung der Dokumente und Geschäftsprozesse gehört, weil nur über digitale Content Services produktivere und integrierte Verhältnisse geschaffen werden können“, betont Dönnebrink. „Dokumenten- bzw. Enterprise-Content-Management-Systeme sind mit ihren Möglichkeiten des kollaborativen Arbeitens und ihrer Cloud-Verfügbarkeit dafür die entscheidenden Plattformen.“
Bereich Produktentwicklung eher traditionell
Anders sieht es hingegen vor allem in der Produktentwicklung der Unternehmen aus. Diese Fachbereiche sind offenbar noch sehr den klassischen Organisationsverhältnissen verhaftet und planen nur in jedem vierten Fall eine digitale Offensive. Hingegen ist der Einkauf in den Chemie- und Pharmabetrieben auf einem etwas klareren Digitalisierungskurs. 35 % von ihnen haben in ihren strategischen Planungen stehen, zur Vermeidung von Papierdokumenten in der Personalverwaltung stärker auf DMS-Lösungen zu setzen.
Das Unternehmen d.velop:
Wissen muss jederzeit und überall verfügbar sein
Die d.velop-Gruppe mit Hauptsitz in Gescher entwickelt und vermarktet Software, die dokumentenbasierte Geschäfts- und Entscheidungsprozesse in Unternehmen und Organisationen optimiert.
Die Spezialisten des Unternehmens sind davon überzeugt, dass der zukünftige Erfolg von Unternehmen und Organisationen aller Art entscheidend davon abhängt, dass ihr gesamtes fachliches und organisatorisches Wissen jederzeit und überall intern und extern auf einfachste Weise zugänglich sowie in vielfältiger und sicherer Form nutzbar gemacht und geteilt werden kann.
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