Auf die Anforderungen des Anwenders zugeschnitten

Dipl. Ing. Karin Wiemer

Handfeste Vorteile überzeugen viele Mittelständler von der Komplettlösung SAP R/3. Als Client/Server-Anwendung bietet sie eine Vielzahl von Funktionen. Um auch dem Mittelstand einen schnellen Einstieg in die SAP-Welt zu ermöglichen, bietet das Walldorfer Softwareunternehmen mit Partnern wie dem Ettlinger Systemhaus Command bereits vorinstallierte und vorkonfigurierte SAP-Branchenpakete an. Die Command-Experten liefern beispielsweise die Branchenpakete FOODsprint und PHARMAsprint für die Prozess-industrie vorkonfiguriert aus. Dabei werden bestimmte, nicht benötigte Bereiche ausgeblendet und die Parameter entsprechend voreingestellt. Der Vorteil: Bei einer notwendigen Expansion oder einer Umstrukturierung eines Unternehmens können vorher nicht benötigte – und daher ausgeblendete – Funktionen aktiviert und so das System einfach an die veränderten Verhältnisse angepasst werden. Aufwendige Programmierarbeiten entfallen, Kosten werden gespart und die Probleme, die Veränderungen innerhalb des Unternehmens mit sich bringen, werden von EDV-Seite her minimiert.

Einleuchtend sind auch die Vorzüge, die die SAP-Software als komplettes, hochintegriertes System bietet. Durch die unternehmensweite Einbeziehung aller Geschäfts-prozesse – von Materialwirtschaft, Produktion über Finanzwesen und Controlling bis zum Vertrieb – in eine einheitliche Software, stehen sämtlichen Bereichen jeweils die gleichen, aktuellen Daten zur Verfügung. Fehlauskünfte und -planungen werden vermieden, da jede Änderung im Datenbestand ohne Zeitverzögerung für alle davon betroffenen Nutzer ersichtlich ist. Wird ein Produkt aus mehreren Rohstoffen produziert, erfolgt die Verbuchung der verbrauchten Mengen sofort. Auf der Basis dieser Informationen kann die Materialwirtschaft den entsprechenden Rohstoff rechtzeitig beschaffen. Die Qualitätssicherung erhält einen Stichprobenplan und weiß genau, wann welche Qualitätskontrollen anfallen und der Verkauf kann jederzeit sagen, welche Waren im Lager vorrätig sind und in welcher Menge sie geliefert werden können.

Daneben bietet die Integration aller Unternehmensbereiche in eine einzige Software einen weiteren Vorzug: Sämtliche Daten, egal ob von Einkauf, Produktion oder Vertrieb, brauchen nur einmal erfasst zu werden. Anschließend können alle integrierten Bereiche die Daten abrufen und bearbeiten, und zwar gemäß der festgelegten Prozessabfolge im Unternehmen. Dubletten in irgendwelchen Subsystemen gehören der Vergangenheit an. So verfügen vom Rechnungswesen mit Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung und Controlling über die Materialwirtschaft mit Einkauf, Verkauf und Bestandsführung bis hin zu Produktionsplanung und Personalmanagement alle Unternehmensbereiche über die gleichen, homogenen Daten.

Neben den Basisfunktionalitäten benötigen die meisten Branchen jedoch zusätzliche für sie spezifische Funktionalitäten. SAP-Branchenlösungen decken solche zusätzlich benötigten Funktionen ab. „Neben den klassischen Stücklisten und Arbeitsplänen ist es etwa für die Prozessindustrie notwendig, dass Rezepturen und Verfahrensanweisungen abgebildet oder Wäge- und Abfülleinrichtungen an das SAP-System angebunden werden können“, nennt Holger Behrens, Vorstand der Command AG, beispielhaft einige Branchenanforderungen. Das SAP-Systemhaus Command hat sich diesen Marktanforderungen gestellt und eigene Branchenlösungen entwickelt: unter anderem FOODsprint für die Nahrungsmittelindustrie und PHARMAsprint für die pharmazeutische Industrie. Die SAP-Software stellt die Basis, die Branchenlösungen ergänzen den Standard um die jeweils erforderlichen Branchenkomponenten. FOODsprint und PHARMAsprint berücksichtigen insbesondere die strengen gesetzlichen Vorgaben der Nahrungsmittel- und pharmazeutischen Industrie. Dazu gehören die Normen der DIN EN ISO 9000 ff, die unter anderem eine durchgängige und integrierte Chargenrückverfolgung vorschreiben sowie Kontrollen nach Vorgabe des produktionsspezifischen HACCP-Konzepts bzw. die Produktion nach GMP-Aspekten. Ein zweifacher Vorteil: Einerseits werden Rückrufaktionen erleichtert, andererseits kann die Ursache für die Rückrufaktion schneller gefunden und beseitigt werden. Ein zusätzliches Plus im Hinblick auf ein anwenderfreundliches Handling stellt die Eingabe der Chargen dar, die bereits auf der ersten Maske der Auftragserfassung an dritter Stelle erfolgen kann – der Standard sieht hier ein wesentlich langwierigeres Verfahren vor.

Für ein mittelständisches Unternehmen ist es wichtig, dass die Neueinführung einer Software so wenig Produktionsausfall wie möglich verursacht. „Schon ein Tag, an dem die Maschinen stillstehen, kann enorme Lieferschwierigkeiten und damit hohe Kosten verursachen“, so Behrens. Um Produktionsstillstände zu vermeiden, liefert Command die eigenen Branchenlösungen vorinstalliert und vorkonfiguriert aus. „Zum Beispiel verfolgen wir mit Ready-to-Run die Strategie, unsere Food- und Pharma-Lösungen vorinstalliert auf einem NT-Server von Compaq auszuliefern. Vor Ort spart das Zeit und schließlich Geld“, bekräftigt Behrens. Der Vorteil eines vorinstallierten Systems liegt dabei klar auf der Hand: Der externe Testlauf kann schon vor dem „Ernstfall“ beim Softwarepartner stattfinden. Dadurch wird nicht nur ein reibungsloser Übergang auf das neue System sichergestellt, auch die Einführungszeiten und die Fehlerquote beim Produktionsstart werden deutlich verringert. Um die Voreinstellungen vornehmen zu können ist, so Behrens, in jedem Fall eine Einsatzuntersuchung zur Analyse der Ge-schäftsprozesse erforderlich. Aber auch hier kommen SAP und ihre Partner mittelständischen Kunden entgegen und bieten sogenannte Gratis-Checks an.

Implementierungszeiten von zwei Jahren und mehr hält auch Holger Behrens als SAP-Verantwortlicher bei Command für „nicht tragbar“. In dem Zusammenhang sieht er einen großen Vorteil darin, dass SAP mit Systemhäusern wie Command zusammenarbeitet, die neben ihrer langjährigen Erfahrung mit Mittelstandskunden auch über Erfahrungen in der jeweiligen Branche verfügen.

Im Rahmen des Mittelstandskonzepts der SAP und im Hinblick auf kurze, überschaubare Einführungszeiten stellt das Ettlinger SAP-Systemhaus auf der Anuga FoodTec seine SAP.readytowork-Lösung für Hersteller und Händler von Fleisch- und Wurstwaren vor. Für fünf bis zwanzig EDV-Anwender setzt Command eine Einführungszeit bis zu 50 Manntagen an – bei fest kalkulierbaren Kosten. Bei dem branchenspezifisch vorinstallierten System sind Beraterkosten bei der Einführung der Fertiglösungen, Einweisung und Mitarbeiterschulung bereits enthalten. „Mit dem Konzept sind auch für kleine Unternehmen – die im Prinzip die gleichen Basisanforderungen haben – automatisierte Abläufe mit einer integrierten Software wie von SAP möglich“, so Behrens.

Ein besonderes Highlight kann Command im Bereich der Handelsfunktionalitäten bieten: Sowohl in der SAP.readytowork-Lösung als auch in FOODsprint gibt es die Möglichkeit, die verschiedenen Vereinbarungen und Konditionen des Handels zu erfassen, wie Jahresrückvergütungen, Rabatte, Inkasso, Wareneingangspauschalen, Qualitätssicherungskosten, Werbekostenzuschüsse (WKZ) und vieles mehr. Neu innerhalb der Konditionenabbildung ist auch das Feld für die Werbekostenzuschüsse (WKZ), die direkt eingegeben werden können. Dabei kann der Anwender die einzelnen Kostenarten ohne jegliche Programmierkenntnisse selbst anlegen oder ändern.

In jüngster Zeit baut SAP den R/3-Standard immer weiter in angrenzende Randbereiche aus. MobileSales als integrierte Außendienstlösung oder Business Information Warehouse (BW) als Data-Warehouse-Lösung für das Informationsmanagement sind nur zwei Beispiele dafür. Darüber hinaus lässt sich mit Zusatzfunktionen wie der optischen Archivierung das papierarme Büro verwirklichen, Multimedia-Anwendungen schaffen neue Perspektiven für die Darstellung von Geschäftsprozessen.

Daneben gewinnen das Thema Internet und die damit verbundenen Möglichkeiten zunehmend an Bedeutung. Ob Electronic Commerce oder die direkte Kommunikation mit dem Kunden via E-Mail, ob die Abwicklung von Geschäftsprozessen mit Lieferanten, die Auftragserfassung der Kunden oder die bloße Präsenz des Unternehmens durch eine eigene Homepage: Das weltumspannende Netz wird als selbstverständliches Mittel zur Steigerung von Umsatz- und Bekanntheitsgrad genutzt. SAP stellt hierfür im Rahmen der mySAP.com-Aktivitäten ganze Marketplaces für die Geschäftsabwicklung im Internet bereit. Mit der SAP-Software ist eine einfache Anbindung des Internets möglich, bis hin zur Schaffung eines Intranets, mit dem Informationen und Daten ausgetauscht werden können. Auch Command hat dem Rechnung getragen und mit dem SAP.readytowork-Paket eine Internet-Warenkorb-Lösung für Anwender der fleisch- und wurstverarbeitenden Industrie entwickelt. Die E-Business-Lösung wendet sich an kleine, mittelständische Unternehmen (KMUs) mit einem Jahresumsatz zwischen 5 und 30 Mio. Mark bzw. zwischen 5 bis 20 Anwendern. Im Business-to-Business-Bereich lassen sich damit u.a. Artikel direkt online im Internet bestellen, Preise abfragen oder Kapazitäten prüfen. Neben der normalen Online-Auftragserfassung wird zusätzlich die Auftragsschnellerfassung unterstützt.

Halle 13.1, Stand F50

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Command beschäftigt über 160 Mitarbeiter und ist seit Anfang 1995 eines der ersten von der SAP autorisierten SAP-Systemhäuser. Branchenlösungen garantieren neben einer schnellen Implementierung vor allem überschaubare und kalkulierbare Kosten. Bereits in der Anfangsphase reduziert sich der Aufwand erheblich: Detallierte Checklisten dienen während der Einsatzuntersuchung der zügigen Analyse. Beispielsweise sind die Checklisten zu FOODsprint bzw. PHARMAsprint exakt auf die Anforderungen der Lebensmittelindustrie bzw. pharmazeutischen Industrie zugeschnitten. Die Ergebnisse aus der Einsatzuntersuchung werden in To-do-Listen übertragen, so daß sämtliche internen wie auch externen Zeiten und Leistungen daraus hervorgehen. So weiß jeder der Beteiligten exakt, welche Aufgaben, wann auf ihn zukommen.

Mit diesem Konzept erhielt command bereits mehrfach den SAP-Systemhaus Performance Award in der Kategorie „Beste Projektlaufzeiten“. Mit diesem Preis wurden u.a. die besonders schnellen SAP-Einführungen bei der Willibald Forster GmbH, einem Hersteller von Original Nürnberger Rostbratwürstchen und Convenience-Artikeln, und bei delta pronatura, einem bekannten Markenartikelproduzenten für freiverkäufliche Arzneimittel, Nahrungsergänzungsmittel und Kosmetika, bedacht.

Bei Schwarz Cranz, einem Spezialisten für Altländer Fleisch- und Wurstswaren, konnte Anfang dieses Jahres die SAP.readytowork-Lösung für Hersteller und Händler von Fleisch- und Wurstwaren in den Echtstart gehen.

Nach Meinung von Holger Behrens vom Ettlinger Systemhaus Command sollten folgende 11 Punkte bei der Auswahl und Einführung eines Standardsystems wie der SAP-Software R/3 in der Prozessindustrie berücksichtigt werden. Das System sollte

• EURO-fähig sein,

• in möglichst kurzer Zeit eingeführt werden können,

• über eine anwenderfreundliche grafische Oberfläche verfügen,

• vom Anbieter mit regelmäßigen Updates aktualisiert werden,

• mit Chargen arbeiten können,

• mittels EDI kommunizieren können,

• über die Möglichkeit verfügen, Stichproben auszulösen,

• QM-Daten verwalten können,

• auch komplexe Kundenstrukturen abbilden können,

• diese Strukturen nicht nur im Vertrieb, sondern auch im Controlling nutzen können,

• Auftragserfassung über das Internet zulassen.