Damit Ultrafrisches frisch bleibt

Bei der Softwareauswahl wünschten sich die Spezialisten von Apostel unbedingt einen Dienstleister, der bereits Referenzen im Ultrafrischebereich hatte. Bei CSB-System war dies der Fall und so fiel 2009 die Wahl auf das Geilenkirchener Unternehmen.

Inzwischen verfügt der Hersteller von Frischeprodukten über eine umfassende, bereichsübergreifende Komplettlösung. Die einzelnen Bausteine sind: Business Intelligence, EDI, NVE-Management, Qualitätsmanagement, Beschaffung, Lager, Instandhaltungsmanagement, Rückverfolgung (Chargen-Informations-System), Produktion, Absatz, Tourenverwaltung, Speditionsabrechnung, Personal & Arbeit (Zeitwirtschaft), Terminaldaten & Zutrittskonten, Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung und mobile Applikationen (M-ERP). Das heißt, alle Kern- und unterstützenden Funktionen des hochintegrierten CSB-Systems sind implementiert.

Das Instandhaltungsmanagement zum Beispiel ist so ausgefeilt, dass Apostels beim letzten IFS-Audit Extrapunkte erhielt. Seit vier Jahren hat das Unternehmen IFS-High-Level-Status; mit Unterstützung durch das CSB-System wird im nächsten Audit die Höchstpunktzahl angestrebt.

„Durch das Instandhaltungsmanagement kann man einfach nichts mehr vergessen, und nichts geht mehr verloren“, freut sich Kostas Kourkoutas, verantwortlich für die IT bei Apostels. Präventive Wartungsaufträge generiert das System selbst, wobei für externe Dienstleistungen ein Vorlauf von 30 Tagen besteht. Für die Anlagenfahrer werden regelmäßige Arbeiten, beispielsweise das Abschmieren, vorgegeben. Ad-hoc-Reparaturen werden, wenn der Maschinenfahrer sie übernimmt, über eines der CSB-Racks (spezieller Industriearbeitsplatz) ins System eingepflegt. Ansonsten wird über eine Störungseingabe ein Reparaturauftrag an die Instandhaltung übermittelt. Die Betriebsleitung erhält einen minutengenauen Überblick über die Vorgänge und kann einsehen bzw. bestimmen, wer die Reparatur vornehmen soll.

Die Produktion bei Apostels ist auf höchste Hygiene und Lebensmittelsicherheit ausgelegt. Dies beginnt schon bei der strengen Kontrolle am Wareneingang, die über zwei CSB-Racks abgewickelt wird. Das spanische Tochterunternehmen Apostel Hispano, das im Vertragsanbau die für Zaziki benötigten Gurken liefert, ist in die CSB-Lösung eingebunden. Die Daten für die Etiketten der Gurkensteigen/Paletten werden online übermittelt und am Wareneingang in Garbsen ausgedruckt. Hier erfolgt auch das Umlabeln der übrigen Eingänge. Mit mobilen Geräten werden die lieferantenseitigen Etiketten erfasst und die Daten in interne Barcodes überführt, mit denen dann beispielsweise Packmaterial ausgestattet wird. Die Prozedur ist nötig, da nicht alle Zulieferer die Vorgaben von Apostels erfüllen können.

Mit dem Einscannen des Wareneingangs gehen die Daten direkt auch in die Bestandsbuchführung ein. Bei Verwendung in der Produktion werden die Etiketten der Verbrauchsgüter erneut eingelesen und ggf. Nachbestellvorgänge generiert. Auf Lager wird nichts hergestellt, da die gesamte Produktion auf just in time ausgelegt ist.

Auch die Produktansätze werden über das CSB-System verwaltet. In der Produktion loggen sich die Mitarbeiter am CSB-Rack ein und bekommen alle Informationen über die zu erledigenden Ansatzarbeiten. Die Einhaltung der Rezeptur wird über auf Wägezellen stehende Mischtrichter kontrolliert. Das Personal wird mit einfach gestalteten Übersichten angeleitet, zum Beispiel bei den Wägetoleranzen über eine Ampelanzeige. Die gesamte Abarbeitung der Aufträge wird vom System erfasst und überwacht. Bei abweichenden Einwaagen sperrt die Software den weiteren Verlauf und ruft die QS auf den Plan.

Je nach Anspruch ihrer Tätigkeit erhalten die Mitarbeiter nur die sie direkt betreffenden Informationen, der Abruf von Gesamtstatusberichten ist Sache der leitenden Mitarbeiter. Diese können sich Informationen auf ihrer Workstation oder sogar per Smartphone anzeigen lassen und gegebenenfalls hierüber Korrekturen vornehmen oder Fragen der Mitarbeiter beantworten.

Produktionsaufträge generiert das CSB-System auf Basis der eintreffenden Bestellungen, die durchweg über EDI eingehen. Die Feinplanung geben Produktions- und Betriebsleitung allerdings nicht aus der Hand, um flexibel auf Kundenwünsche reagieren zu können. Bei sai- sonalen Produkten wie Zaziki ist Flexibilität für Apostels die Basis, um jederzeit lieferfähig zu bleiben und Störfälle auffangen zu können.

Diese durchgehende Informationsstruktur ermöglicht es auch, die Chargen für die Rückverfolgung exakt zu trennen. Die Produktabfüllung ist im Prinzip ebenso strukturiert wie die Produktion. Auch hier erhalten die Maschinenfahrer alle relevanten Aufträge direkt vor Ort vom Rack. Das System ist so flexibel, dass Einzelchargen in Teilen abgefüllt werden können, und dennoch als Informationsgesamtheit bestehen bleiben. Zur weiteren Absicherung, dass Aufträge auch wirklich so erledigt wurden wie vorgesehen, müssen die Abteilungsleiter jeweils zusätzlich zum Quittieren am CSB-Rack eine Unterschrift auf einem ausgedruckten Auftrag leisten.

Die QS bekommt ihrerseits nicht nur durchsatzabhängige Probenpläne, auch die Labor- und Sensorikergebnisse werden softwareseitig verwaltet. „Unser System ist so ausgelegt, dass die QS-Mitarbeiter regelmäßig vor Ort gerufen werden und auch die höchste Instanz für Sperrungen oder Freigaben bilden“, betont Kourkoutas. „Kein Rohstoff wird ohne Freigabe verarbeitet, kein Produkt ohne Freigabe ausgeliefert.“

Schwund bei den Rohstoffen und in der Produktion wird über ein doppeltes Lagerkonto mit Verlustkonto erfasst. Darin einbezogen ist natürlich auch der Nachweis des Verbleibs von Schwund.

Die aus der Produktion kommenden Produkte erhalten nach dem Aussortieren von eventuellen Substandard-Gebinden automatisch ein Etikett. Über eine Rückkoppelung zwischen Lager und Produktion wird sichergestellt, dass im Lager nur tatsächlich verkaufbare Ware eingebucht und Schwund genau erfasst wird. Obwohl die Produkte vor dem Ausliefern 24 Stunden ruhen, ist der gesamte Ablauf auch im Lager auf just in time ausgerichtet. Auf Basis der Bestellungen werden direkt nach dem I-Punkt die Paletten passend für jeden Kunden gepackt. Dies erledigen jeweils fünf Mitarbeiter pro Schicht. Beim Einlagern/Auslagern werden die Daten über mobile Scanner eingelesen, um auch die automatische Generierung von Lieferscheinen und Rechnungen zu ermöglichen.

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