Direkt ins Netz

Dipl. Chem. Jürgen Deibel

Internet- oder Intranet-Seiten sind häufig nur für kurze Zeit aktuell und fristen im weiteren Verlauf ein eher beiläufiges Schattendasein. Selten finden Aktualisierungen statt und wenn, müssen sie durch Administratoren oder externe Firmen umständlich eingepflegt werden. Müssen sich solche Unternehmen beispielsweise Investoren präsentieren, so ist eine aktuelle Darstellung der Information im Web nicht gewährleistet. Hier setzt die Überlegung an, MS-Office-Dokumente direkt ins Web zu stellen – am besten direkt mit Navigationsstruktur und ohne den Umweg über Erstellung und Pflege aufwändiger HTML-Dokumente. Neue HTML-Editoren bieten zwar die Möglichkeit, mit Oberflächen ähnlich denen von Word zu arbeiten, aber auch sie machen letztendlich den Umgang mit HTML nicht entbehrlich.

Einfacher ist ein System, in dem MS-Office-Dokumente direkt dem Web zugänglich gemacht werden, indem sie mit einem der CI angepassten Template automatisch verbunden werden und sofort im Web zur Verfügung stehen, d. h., die Dokumente werden im Aussehen einheitlich gestaltet und dem unternehmensweiten Layout angepasst.

Die Inhalte, der Content, wird mittels MS-Office erstellt. Den Rest übernimmt das Content Transition-Programm, beispielsweise HBB-Indoor. Somit kann jeder Mitarbeiter zu einem Autor von Information in diesem Medium werden. Originaldateien bleiben unverändert und können vom Autor in den Originalprogrammen jederzeit modifiziert oder ergänzt werden, ohne in Kontakt mit HTML oder anderen Websprachen zu kommen.

Zusätzliche Authentisierungen für geschützte Kunden- oder Mitarbeiterbereiche, Mailinglisten für Newsletter und selbst kleine Online-Datenbanken und Shop-Systeme können einfach und ohne großen Mehraufwand realisiert werden.

Anwendungen sind u. a. die Vorhaltung wichtiger Datenbestände, z. B. ISO 900x-Dokumente oder Formulare für die Mitarbeiter im Intranet anstelle aufwändiger Ordnersysteme. Allgemein zugängliche Bereiche im Intranet können mit mitarbeiterbezogenen Informationen gefüllt werden. Betriebsrat und Management haben ein direktes Kommunikationsmedium mit den einzelnen Mitarbeitern im Bereich der Foren, die im Internet für das Marketing ein wichtiges, neues Mittel der Kundenbindung darstellen.

Die immer aktuelle Darstellung des Unternehmens mit Referenzen und Projekten im Internet ist heute ebenfalls ein wichtiges Kriterium. Nur aktuelle Webseiten mit neuen Informationen stoßen bei Kunden auf Interesse.

Herkömmliche Webapplikationen leiden oftmals unter einem erheblichen Aufwand an Kosten und Zeit zur Erstellung und Pflege. Durch Einsatz eines CTS können hier erhebliche Einsparungen erzielt werden. Auch der Schulungsaufwand für Mitarbeiter beim Einsatz eines cms oder Webtools und die Administratorbelastung durch zusätzliche Contentpflege entfällt.

Mit Hilfe des CTS lässt sich ohne HTML-Programmierung aus einem einfachen Dokument eine Webseite erzeugen. Man legt dazu im Explorer eine Verzeichnisstruktur mit beliebig vielen Unterverzeichnissen an. Der Zugriff auf die Verzeichnisse wird über die Dateisicherheit von NT 4.0 bzw. Windows 2000 geregelt. Die Word-Dokumente und andere Dateien legt man dann in die korrespondierenden Verzeichnisse. Die Autoren brauchen lediglich die Dateien in diesen Verzeichnissen bearbeiten. Sie müssen weder HTML lernen, noch sich Gedanken um Grafikformate machen. Die Navigation erstellt das Programm automatisch. Alle Informationen dazu und zur Gestaltung der Webseite enthält das Template. Hier kann man auf vorhandene Standard-Templates zurückgreifen oder eigene erstellen.

Das Content Transition-Programm HBB-Indoor durchsucht in regelmäßigen, selbstdefinierbaren Abständen nach neuen, bearbeiteten oder gelöschten Dateien. Word-Dokumente werden automatisch mit einem Template verknüpft und in HTML konvertiert. Die Originaldateien bleiben unverändert und stehen zur weiteren Bearbeitung als Original zur Verfügung. Alle anderen Dateien werden ebenfalls unverändert in das Zielweb kopiert und zum Download offeriert. Darüber hinaus generiert HBB Indoor für jedes Verzeichnis automatisch eine Standardverzeichnisseite.

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