Dokumentenmanagement steigert Effizienz

Martin Oppermann

Der immer komplexer werdende Anlagenbau mit zunehmend größeren Einheiten und der erhöhte Rationalisierungsdruck bedingt eine Abkehr von traditionellen Strukturen in der Handhabung von Planungs- und Archivdokumenten, gleichermaßen bei Anlagenbauern wie Betreibern (Abb. 1). Eine Neuorientierung von der oftmals sehr umfangreichen Papierdokumentation hin zu spezifisch angepassten ETDM-Lösungen (Electronic Technical Data and Document Management) für die tägliche Arbeit ist dabei der entscheidende Faktor. Die unterschiedliche Ausgangssituation der Anwender sowie das erwartete Ergebnis muss vom EDV-Integratorenteam, bestehend aus Fachingenieuren des Anlagenbaus und Softwareingenieuren, bei der Durchführung des Projektes berücksichtigt werden. Basierend auf einer geprüften und bewährten Methodik, in der die Industriestandards der Zielgruppen integriert sind (STEP, POSC/CAESAR, XML usw.), stellt ein umfassendes Dienstleistungsprogramm die Umsetzung der Vorgaben in definierten Abschnitten sicher:

• vorbereitende Studien und Analysen

• Definition der Datenstrukturen und der Datenbankarchitektur

• Systemimplementierung vor Ort

• Datenformatierung, -transfer und -austausch

• Datenbankerstellung und Dateneinspeisung

• Betrieb und Management der ETDM-Lösung

• Assistenz bei Datenselektion für jede Phase eines Industrieprojektes

• Schulungen.

Ziel bei der Implementierung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems zur Verwaltung aller technischen Daten und Dokumente für die Mitteldeutsche Erdöl-Raffinerie war es, einen schnellstmöglichen Zugang zur relevanten Dokumentation bereits während der Konstruktions-, der Comissionning- und der Start-up-Phase zu ermöglichen sowie die Recherche nach technischen Unterlagen des Wartungs- und Betriebsteams zu verbessern.

Als erster Schritt wurde daher in einer Studie der im späteren Betrieb erforderliche Anwendungsbereich des neu zu implementierenden Dokumentenmanagements festgelegt. Während bereits in elektronischer Form vorliegende Dokumente sofort in die Datenbank integriert wurden, galt es auch rund 80 Tonnen alte Dokumentation einzugliedern. Die Papierdokumente wurden dafür zunächst registriert, zum Teil eingescannt und danach in Form elektronischer Dokumente in die Datenbank überführt. Am Ende verwaltete diese Datenbank die gesamte Dokumentation, einschließlich Revisionen, die während der Bauphase der Raffinerie geliefert und erstellt wurden (Abb. 2).

Durch die vorab durchgeführte Studie konnte sichergestellt werden, dass nur solche Dokumente vollständig in die elektronische Datenbank integriert wurden, die während der nachfolgenden Produktionsphase für die Leuna-Raffinerie tatsächlich von Bedeutung waren. Diese Dokumentenselektion wurde vom Operatorteam in Zusammenarbeit mit dem Integratorenteam vorab durchgeführt. Zum Abschluss der Implementierungsphase des ETDM-Systems wurde ein Document Control Center (DCC) aufgebaut, das alle eingehenden Dokumente sowie den Zugriff auf diese verwaltet.

Die letztendlich entstandene vollständige ETDM-Lösung ist programmtechnisch äußerst effizient gestaltet und erlaubt nun jederzeit schnellstmöglich den Zugriff auf alle eingegliederten Anlagendaten und -dokumente; die Zugriffszeit auf wichtige Unterlagen beträgt nur 2 bis 10 s. Diese geringen Zugriffszeiten sind auch die Folge eines technisch orientierten Suchverfahrens. Während bei Dokumentenmanagementsystemen üblicherweise über Texteingaben nach Dokumenten gesucht wird, erfolgt das Auffinden in dem hier installierten System mittels Navigation durch Schlüsselunterlagen. Dabei werden zunächst Basisdokumente wie R & I-Fließbilder oder Aufstellungspläne auf den Bildschirm geholt und dann mit Hilfe eines Mausklicks auf Ausrüstungen wie Pumpen oder Rohrleitungen die dazugehörigen Detailinformationen aufgerufen. Das dafür notwendige DV-Modul kann an alle handelsüblichen Programme des Dokumentenmanagements angepasst werden (Abb. 3). Dieses einfache Verfahren verringert die erforderlichen Schulungsmaßnahmen erheblich und befähigt die Bediener, bereits nach kurzer Zeit völlig selbständig zu arbeiten.

Die DOW Buna Sow Leuna Olefinverbund GmbH (DOW-BSL) ist ein Firmenverband, der im Prozess der Privatisierung der früheren DDR-Chemieindustrie aus den Buna Werken, den Sächsischen Olefinwerken (SOW) in Böhlen und Teilen der Leuna Werke entstand. Seit 1995, der wirtschaftlichen Übernahme des Olefinverbundes durch die DOW Chemical Company, vollzieht das Unternehmen ein umfangreiches Restrukturierungsprogramm.

BSL und DOW haben sich als Ziel gesetzt, den Standort von BSL vollkommen in der DOW Chemical Company zu integrieren. Als Konsequenz mussten alle Arbeitsprozesse, wie sie weltweit im globalen Verbund der DOW zur Anwendung kommen, auch an diesem Standort umgesetzt werden. Bestandteil der Arbeitsprozesse sind auch Prozeduren für die Erstellung, Aktualisierung und Nutzung der gesamten technischen Dokumentation in der Aufbau- und Betriebsphase von Chemieanlagen. Das Projekt wurde in mehreren Teilschritten durchgeführt. Zunächst erfolgte die Eingliederung der technischen Projekt-,Lieferanten- und Inbetriebnahme-Dokumentation in eine ganzheitliche Anlagendokumentation. Anschließend wurden Inhalt und Aufbau der Dokumentation der beteiligten Anlagen- und Engineeringfirmen analysiert und eine Reorganisationsstruktur zur Eingliederung von unterschiedlichen technischen Projektdokumentationen in einer zentral geführten Anlagendokumentation nach Vorgaben des globalen DOW-Standards erarbeitet und gemeinsam festgelegt. Zum Schluss erfolgte die Bearbeitung der technischen Dokumentation in Übereinstimmung mit dem globalen DOW-Standard und die Erstellung der entsprechenden Datenbanken, um die Verwaltung mit den eingesetzten EDV-Anwendungen zu ermöglichen.

Der Gesamtumfang der Papierdokumentation betrug mehr als 20 000 Ordner. Vor diesem Hintergrund beschlossen Anwender- und Integratorenteam in einer ersten Projektphase zunächst die Archive von vier Teilanlagen (insgesamt 32) zu bearbeiten. Die Bearbeitung der vier ausgewählten Teilanlagen erstreckte sich von Juli bis November 1998 und umfasste folgende Stufen:

• Die erforderlichen Anpassungen des globalen DOW-Standard Modells zur Organisation der technischen Dokumentation, die das Branchenumfeld des Anwenders berücksichtigt, gemeinsam festzulegen.

• Die erforderlichen Bearbeitungsschritte der technischen Dokumentation hinsichtlich ihrer Herkunft und Organisation zu definieren.

• Die Papierarchive anhand der vom Projekt gelieferten Papier-Dokumente in Übereinstimmung mit dem globalen DOW-Standard zu erstellen.

• Eine Methodik zur Handhabung von solchen Dokumenten zu entwickeln, die nur einmalig angelegt werden, aber einen mehrfachen Bezug aufweisen (z. B. Ausrüstungen gleichen Typs).

• Die Bearbeitungszeiten für einzelne Anlagen unterschiedlicher Größe und Funktionalität und somit die gesamte Dauer des Projektes festzulegen.

• Die Integration der Papier-Archive und deren technischen Inhalt in das am jeweiligen Standort verfügbare Dokumentenmanagementsystem rationell und effizient zu ermöglichen.

Nach erfolgreichem Abschluss der ersten Projektphase wurden die Vorgaben für die Erstellung von 28 weiteren technischen Anlagearchiven entsprechend Baufortschritt gemeinsam erarbeitet. Diese zweite Projektphase läuft gegenwärtig und erstreckt sich voraussichtlich bis Ende September 2000. Die weiteren Schritte zur vollständigen Verknüpfung der Dokumente und ihrer Informationen sind im Anschluss geplant.

E cav 261