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Erfolg vorprogrammiert

Agrana setzt auf standardisierte Projektbearbeitung mit Microsoft-Project-Add-On
Erfolg vorprogrammiert

Erfolg vorprogrammiert
Das Projektmanagementsystem ProjectEasy ist ein Zusatz zu MS Project und reduziert dessen Funktionalität auf das Wesentliche. Es stellt nur diejenige Funktionalität zur Verfügung, die zur Bewältigung eines einzelnen Projekts benötigt wird.
Durch die Auswahl der Projekte für ein optimales Projektportfolio schaffen Führungskräfte Wettbewerbsvorteile. Aber nicht nur die Auswahl der richtigen Projekte führt zum Erfolg. Darüber hinaus sind Standards für das Bearbeiten von Projekten die Basis für ein erfolgreiches Projektmanagement – am besten direkt integriert in ein anwenderfreundlich konzipiertes Projektmanagementsystem wie ProjectEasy.

Esther Blaurock, Boris Ovcak

Für einheitliche Standards im Projektmanagement seines Unternehmens engagiert sich auch Kurt Hansel, Projektleiter bei der Agrana Beteiligungs-AG (Holding) Austria. Der System- und SAP-Modulbetreuer wurde bei der Suche nach einem entsprechenden Tool auf den Internetseiten der Unternehmensberatung Campana & Schott fündig. Hansel setzt nun ProjectEasy in seiner Abteilung ein. Seine Entscheidung für dieses Microsoft-Project-Add-On begründet er so: „Der Wunsch nach einem verbindlichen Projektmanagementleitfaden war besonders groß, da bis dato keine einheitlichen Projektmanagementstandards existierten und auch das Projektmanagement selbst nicht einheitlich durch ein entsprechendes Tool unterstützt wurde. Die Umsetzung sollte möglichst einfach sein, ohne aufwändige Schulungen. Tools wie MS Project sind daher eher ungeeignet in unserem Kontext.“
Die Ausgangssituation bei Agrana spiegelt die Wirklichkeit in vielen Unternehmen wider: Immer mehr Projekte starten ad hoc. Viele Mitarbeiter werden zufällig oder auf Zuruf zum Projektleiter bestimmt. Oft werden bestimmte Mitarbeiter auch nur einmal im Jahr mit Projekten betraut, während sie ansonsten in der Linie arbeiten. Die Erwartungshaltung an den frisch gekürten Projektleiter ist jedoch klar: Von ihm wird ein professionelles Projektmanagement verlangt, das die geforderten Ergebnisse „in time“, „in budget“ und „in scope“ liefert. Aber die Frage, wie er das machen soll, wird ganz dem Mitarbeiter überlassen. Viele Projektleiter greifen hier auf Microsoft Excel zurück. Aber erst im Projektverlauf zeigen sich die Nachteile von Excel als Projektmanagementunterstützung.
Agrana hat mit ProjectEasy eine Erfolg versprechende Alternative gefunden: Dieses Projektmanagementsystem ist ein Zusatz zu MS Project und reduziert dessen Funktionalität auf das Wesentliche. Es stellt nur diejenige Funktionalität zur Verfügung, die zur Bewältigung eines einzelnen Projekts benötigt wird. Vordefinierte Ansichten zur Planung und Steuerung eines Projekts, eine projektleiterorientierte Menüstruktur sowie ein auf Knopfdruck erzeugbarer Statusbericht – direkt präsentierfähig im Powerpoint-Format – ermöglichen dem Projektleiter, sofort zu starten und sich ganz auf das eigentliche Projekt zu konzentrieren.
Best-Practice-Prozess hinterlegt
In der Software ist ein Best-Practice-Prozess für das Einzelprojektmanagement eingebaut, der auch kompatibel zum internationalen Standard des Project Management Insitute PMI ist. Eine interaktive Benutzerführung leitet den Projektleiter so durch alle fälligen Schritte seines Projektmanagements, beispielsweise Projektstrukturplanung, Terminplanung inklusive kritischer Pfad, Abbilden von Verantwortlichkeiten, Statusverfolgung oder Reporting. Automatisch sieht der Projektleiter, welche Aufgaben er als nächste zu bearbeiten hat. Es werden nur genau die Funktionen angezeigt, die für den nächsten Bearbeitungsschritt erforderlich sind. Belohnt wird der Projektleiter dann mit Statusreports, Meilensteintrendanalysen und Übersichten über Verzögerungen – alles auf Knopfdruck. Von der standartisierten Projektbearbeitung profitiert das gesamte Unternehmen. Da alle Vorhaben in vergleichbarer Struktur geplant und bearbeitet werden, lassen sich auch Auswertungen, Kennzahlen und Gesamtportfolios über alle laufenden Projekte einfacher bereitstellen.
Profis am Werk
Campana & Schott ist Profi in Sachen Projektmanagement. Das Unternehmen führt den Zusatz Realisierungsmanagement im Namen; dieser steht für kurzfristige operative Unterstützung des Projektmanagements durch Managementressourcen von Campana & Schott. Dabei kann eine Begleitung des Projektes über den gesamten Projektlebenszyklus erfolgen. In den 13 Jahren seit ihrer Gründung haben die Projektmanagementspezialisten mehrere hundert Projekte für Kunden wie Bahlsen, Ferrero, Heineken, Tchibo usw. zum Erfolg gebracht, sehr häufig im Zusammenhang mit Microsoft Project, dem Marktführer unter den Projektmanagement-Tools, und SAP. Dieser Erfahrungsschatz liegt der Entwicklung von ProjectEasy zugrunde. Best-Practice-Prozesse aus hunderten von betreuten Projekten sind im Herzstück des neuen Tools umgesetzt. Ein interaktiver Projektleitfaden führt den Projektleiter sicher durch sein Vorhaben. Im Fall Agrana leistete ProjectEasy zum Beispiel strukturierte Unterstützung bei der SAP-Einführung in einer slowakischen Niederlassung.
Ländergrenzen kein Problem
Unterschiedliche ERP-Systeme in Österreich und Slowakei machten ein gemeinsames Reporting in diesem Bereich aufwändig. Um Synergieeffekte nutzbar zu machen, gliederte Agrana die slowakische Niederlassung in das zentrale SAP-System in Österreich ein. In einem Brainstorming definierte ein Projektkernteam zunächst die Projektphasen sowie die zugehörigen Aufgaben. Dabei half die in ProjectEasy integrierte Prozessbibliothek, eine gemeinsame Vorgehensweise zu gewährleisten. Zur Eingabe der definierten Aktivitäten nutzte der Projektleiter den Projektleitfaden. Die von ProjectEasy errechneten Endtermine erleichterten dem Team, die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben zu erkennen und zu ändern. „Die eingebauten ProjectEasy-Masken vereinfachten den Umgang mit dem Projektmanagement-Tool deutlich. Damit konnten auch Mitarbeiter, die keine Projektmanagementausbildung hatten, sofort aktiv mitarbeiten, ohne sich entsprechende Tool-Kenntnisse aneignen zu müssen“, so Hansel.
Der Prozessleitfaden unterstützte ein einheitliches Vorgehen, da das Tool den Nutzer automatisch durch die jeweiligen Prozessschritte hindurch leitet. Meinungsverschiedenheiten oder Dikussionen über unterschiedliche Vorgehensweisen bei der Erstellung des Projektplanes konnten dadurch vermieden werden. Für die Präsentationen vor den beteiligten Projektgruppen sowie dem Lenkungsausschuss verwendete das Projektteam die in ProjectEasy eingebauten PowerPoint-Berichte. Im Gegensatz zu früheren, aufwändig zusammengetragenen Präsentationen mussten diese in ProjectEasy automatisch erstellten Berichte nur geringfügig angepasst werden, um Projekt und Projektverlauf repräsentativ und informativ darzustellen.
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Globalplayer aus Österreich
Mit 866 Mio. Euro Konzernumsatz im Geschäftsjahr 2003/04, 1700 Mitarbeitern in Österreich und 3400 Mitarbeitern in den ausländischen Beteiligungen ist Agrana ein erfolgreiches, weltweit aktives österreichisches Unternehmen. Es ist in den Bereichen Zucker, Stärke und Frucht tätig. Agrana ist eines der größten Unternehmen der österreichischen Nahrungs- und Genussmittelindustrie. Diese Position konnte es auch in den neuen EU-Beitrittsländern Ungarn, Tschechien und Slowakei durch bedeutende Marktanteile im Zucker- und Stärkebereich erreichen. Im Bereich Fruchtzubereitungen ist Agrana Weltmarktführer. Als Lieferant von Fruchtsaftkonzentraten nimmt es eine führende Stellung in Europa ein.

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