Erfolgreiches Follow up

Als Leserin oder Leser der dei haben Sie sicher schon häufig gute oder schlechte Erfahrungen mit den Reaktionen auf Ihre Kennziffer-Anfragen gemacht. Sie waren entweder überrascht, wie schnell und qualifiziert auf Ihre Anfragen reagiert wurde, oder Sie warten im anderen Extrem noch heute auf die Zusendung von Informationsmaterial. Dabei weiß man heute aus grundlegenden Untersuchungen, dass zwei Faktoren den Ruf eines Unternehmens im Markt eindeutig prägen: Zuverlässigkeit und Reaktionsfähigkeit. Deshalb sollte schon beim Verfassen der Pressemeldung, beim Gestalten einer Anzeige oder beim Vorbereiten einer Fachmesse möglichst klar sein, welche weiterführenden Unterlagen die Interessenten hinterher erhalten, und das thematisch auf den Punkt gebracht. Wer frühzeitig die Weichen für das Follow up stellt, hat später damit keine Probleme. Wer aber nach der Devise vorgeht „Die Resonanzen sind da – was nun?”, kann seiner Konkurrenz keinen größeren Gefallen tun. Deshalb muss die Reaktion die Anfrager immer zügig erreichen, solange deren Informationswünsche noch gegenwärtig sind. Die Reaktionen der Firmen müssen auch so beschaffen sein, dass sie diesen Wünschen gerecht werden.

Damit unsere Kunden ein erfolgreiches Follow up praktizieren können, haben wir bereits vor einigen Jahren zusammen mit sechs anderen Verlagen die Interessengemeinschaft OLE (Online-Leserdienst) gegründet. Entwickelt und ständig weiter ausgebaut hat dieses OLE-System der Follow up-Experte Hermann Sundermann. Die neueste Version läuft als WinOLE-Plus 5.0. Firmen, die ihre Resonanzen abfragen wollen, können zwischen den Übertragungswegen Modem, ISDN, Internet oder E-Mail wählen. Da die jeweils beim Verlag eingegangenen Leseranfragen jederzeit abgerufen werden können, sind alle Voraussetzungen für ein rasches Reagieren gegeben.

Hier die wichtigsten Grundregeln für ein erfolgreiches Follow up:

• Sind alle notwendigen Unterlagen wirklich verfügbar?

• Wer antwortet wie auf welche Anfragen? Kompetenz-Rangeleien hinterher gehen zu Lasten von Zeit und Qualität und schmälern die Erfolgsaussichten.

• Löst man seine Follow up-Aufgaben in eigener Regie oder nimmt man die Hilfe eines darauf spezialisierten Dienstleisters in Anspruch?

• Resonanzen sollten immer Personen bekommen, die Verantwortung tragen. Auch die besten Azubis können kaum beurteilen, wie eine Adresse einzuschätzen ist und welches Potential hinter dieser Firma steckt.

• Für die systematische Optimierung einer Kennziffer-Anfrage gibt es Telefon und Fax, die persönliche Schiene. Damit lässt sich ein Kontakt schnell qualifizieren und das weitere Vorgehen festlegen.

Das Einhalten dieser Grundregeln führt dazu, dass Sie als Leserin bzw. Leser auch in Zukunft mit der Information versorgt werden, die Sie zum Lösen Ihrer Probleme benötigen.