Flexibel und offen

Werner von Schrader

Das Hamburger Teekontor Hälssen & Lyon beherbergt unter seinem Dach das weltweit größte Lager für Teespezialitäten. Über 5000 verschiedene Teesorten aus allen Anbaugebieten der Welt werden hier bevorratet und in mehr als 20 000 verschiedenen Produkten und Rezepturen weiterverkauft. Damit ist der Familienbetrieb in vierter Generation in der Lage, sowohl Großkunden als auch Spezialboutiquen mit jeder gewünschten Teesorte und Qualität zu beliefern. Kommt es bei den großen Handelsketten darauf an, große Mengen an Teemischungen mit gleich bleibender Qualität zu attraktiven Preisen anzubieten, so geht es bei den Spezialitäten darum, jedes Jahr die herausragendsten Qualitäten der besten Anbaugebiete im Angebot zu haben.

Die erfahrenen „Teeologen“ in der Hamburger Speicherstadt sind aber nicht nur Verkoster, die mit Ihrer Erfahrung jeden Tee sofort nach Preis und Qualität einschätzen können, vielmehr entwickeln sie mit ihren Kunden auch neue Produkte, Verpackungen und Vermarktungsstrategien.

Rund um den Globus werden täglich etwa 2,8 Milliarden Tassen Tee getrunken. Hälssen & Lyon hat seinen Fokus daher auf den internationalen Absatzmarkt gerichtet. Als einer der Großen der Branche mit einer 125-jährigen Firmengeschichte haben die Hamburger in allen wichtigen Verbraucherländern einen Marktanteil zwischen 10 und 30 %.

Um den Einkauf, die Produktion und die Logistik zu rationalisieren, trat Dr. Manfred Strecker, Leiter der EDV und Qualitätsmanagementbeauftragter bei Hälssen & Lyon, bereits 1998 an, das bisherige System auf der Basis von Comet abzulösen und ein neues und ganzheitliches Warenwirtschaftssystem einzuführen. „Es hatte sich gezeigt, dass eine derartig hohe Anzahl von Chargen, Rezepturen und Kundenaufträgen nur mit einem leistungsfähigen Warenwirtschafts- und Lagerverwaltungssystem beherrscht werden kann“, erläutert Dr. Strecker die Ausgangslage. Nach eingehender Recherche und Prüfung mehrerer Systemlösungen entschied er sich 1999 für Navision von Microsoft Business Solutions. „Ich war von Anfang an der Überzeugung, dass Navision unsere Anforderungen sehr gut abdecken würde“, erinnert sich Dr. Strecker und fährt fort: „Dennoch brauchten wir einen erfahrenen Beratungspartner, der die nötigen und für uns wesentlichen Anpassungen vornehmen konnte.“ Nach einiger Suche fand Hälssen & Lyon in Aston Business Solutions schließlich den Partner, der schon in anderen Projekten die nötige Erfahrung in der Lebensmittelproduktion gezeigt hatte.

Die Flexibilität und Offenheit der Navision-Standard-Lösung waren sowohl ein Vorzug als auch eine Herausforderung für die Teespezialisten. Um eine umfassende Qualitätssicherung zu erreichen, mussten die Prozesse vor unberechtigter Manipulation geschützt und die Flexibilität für den Anwender eingeschränkt werden. Vor allem bei Logistik und Produktion waren daher zahlreiche Anpassungen erforderlich, die aber dank der Flexibilität der Software von Aston wie gewünscht vorgenommen werden konnten.

Um die Qualität aller Lieferungen und der Geschäftsprozesse sicher zustellen, ist es für Hälssen & Lyon besonders wichtig, dass die gesamte Auftragsbearbeitung und Produktionssteuerung in einem geschlossenen Workflow abgebildet ist. Jeder Mitarbeiter bekommt aktiv vom System die für ihn wichtigen Auftragszustände gemeldet; unberechtigte Änderungen sind ausgeschlossen. „Durch die Geschlossenheit der Auftragsabwicklung und Produktionsplanung werden jetzt Fehler wie falsche oder unvollständige Sendungen oder deren falsche Berechnung vermieden“, betont Dr. Strecker.

Eine wesentliche Erweiterung des Standard-Navisions war der Aufbau einer Gebinde- bzw. Chargenbestandsführung. Die Integration einer chaotischen Lagerverwaltung verbunden mit speziellen Strategien für die Kommissionierung runden das System ab.

Allerdings reicht es für die Vermarktung hochwertiger Teeprodukte nicht aus, die Auftragsbearbeitung und das Warenwirtschaftssystem abzubilden. In den letzten Jahren ist auch Tee als Qualitätsprodukt und Lebensmittel in die Schlagzeilen geraten. „Durch die Entdeckung von Pestiziden in chinesischem Tee und ähnlicher Skandale sind die Verbraucher so sensibilisiert, dass eine lückenlose Chargenrückverfolgung und der Chargenverwendungsnachweis unverzichtbar sind“, stellt Dr. Strecker die Bedeutung der Qualitätssicherung heraus. „Wir verkaufen Qualität und bürgen für Produktsicherheit. Dank der von Aston angepassten Navision-Installation ist diese Qualität sowie die Sicherheit unserer Produkte jederzeit belegbar“, fügt Dr. Strecker im Hinblick auf die Erfüllung der Anforderung zufrieden hinzu.

Die Belieferung von Großkunden verlangt zudem eine flexible Lösung in der Chargenführung sowie eine ausgeklügelte Reservierungslogik. Durch die auf die einzelnen Paletten und Gebinde bezogene Unterteilung jeder Charge eines Loses in Unterchargen wird es möglich, die Qualität jeder einzelnen Auslieferung zu 100 % zu prüfen. Ein weiterer Vorteil: Wenn sich einmal eine Unregelmäßigkeit findet, so kann diese auf die betroffenen Unterchargen eingegrenzt und mit dem System gesperrt werden. Der Rest des Loses bleibt davon unberührt und wird nach der normalen Qualitätskontrolle weiterverwendet.

Die Logistik ist durch eine konsequent chaotische Lagerplatzverwaltung jetzt viel effizienter als früher. Die von Aston entwickelte Lösung zeigt nicht nur den genauen Lagerort jeder einzelnen Charge, sondern verwaltet auch Nachschubregelungen für teilbefüllte Paletten und die komfortable Kommissionierungsfunktion für Bestellungen. Die Integration der Auftragsplanung in die Versandlogistik stellt sicher, dass alle bestellten Produkte immer gemeinsam als Sendung kommissioniert und ausgeliefert werden.

Das Gesamtprojekt bei Hälssen & Lyon umfasst folgende Bereiche: Warenwirtschaft, kundenauftragsbezogene Produktion, Rezepturverwaltung, Workflowmanagement mit Integration der Arbeitsvorbereitung, Logistik und Lagerverwaltung, Warenausgangskontrolle mit Barcodescanner, Chargenrückverfolgung, Chargen- bzw. Gebindebestandsführung, Finanzbuchhaltung und Controlling sowie die Anlagenbuchhaltung. Die Navision-Lösung läuft auf einem Datenbankserver mit Windows NT und zwei zueinander redundanten Terminal-Servern mit Windows 2000. Zugegriffen wird vom zweiten Standort mit einer 2-MBit-WAN-Verbindung. ODBC-Schnittstellen sorgen für eine einfache Bereitstellung der Daten zu Reportingauswertungen.

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