Fünf Tipps für effizientes Arbeiten

In vielen Stellenausschreibungen wird Multitasking als Anforderung genannt, doch tatsächlich ist diese als so wichtig eingestufte Fähigkeit kontraproduktiv. Verschiedene Studien haben nachgewiesen, dass das menschliche Gehirn nur in geringem Umfang dazu fähig ist, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verarbeiten. Tatsächlich ist Multitasking unproduktiv, es führt zu Zeitverlusten, Fehlern und Stress. Wer effektiv arbeiten will, sollte seine ganze Konzentration einer einzigen Aufgabe widmen, und sich erst nach deren Abschluss der nächsten Aufgabe zuwenden. Denn genau das bedeutet Konzentration: seine gesamte Aufmerksamkeit auf eine Sache zu fokussieren.

Perfektionismus in allen Details hemmt. Gerade hier gilt: Man sollte sich auf das Wesentliche konzentrieren und beurteilen, was wirklich dringend und wichtig ist. Bei einem internen Dokument, das nur zwei weitere Kollegen betrifft, ist beispielsweise eine optimale Textformatierung nicht notwendig. Es gibt ein einfaches Mittel, um Perfektionismus einzudämmen: man sollte sich einfach bei jeder Aufgabe die Frage stellen, ob der Arbeitsaufwand in einer vernünftigen Relation zum Nutzen steht und dementsprechend seine Zeit einteilen.

Wahrscheinlich hat jeder einen inneren Schweinehund, der einen manchmal dazu bringt, unangenehme Aufgaben aufzuschieben – das Problem dabei besteht jedoch darin, dass genau diese Aufgaben häufig auch die wichtigsten sind. Man sollte daher das, was einen am meisten zögern lässt, gleich zu Beginn des Tages erledigen. Anschließend fühlt man sich erleichtert, weil man das Schlimmste schon hinter sich hat und man kann sich ohne schlechtes Gewissen anderen Aufgaben widmen.

Telefonklingeln, Ablenkungen durch Kollegen, Nachrichten auf Facebook, Kundenanfragen per Chat und ständig kommen neue E-Mails herein – all das hält uns von produktiver, fokussierter Arbeit ab. Hier gibt es nur eine Lösung: Man muss sich Freiräume schaffen. Wenn man an einer anspruchsvollen Aufgabe konzentriert arbeiten will, empfiehlt es sich, den Anrufbeantworter anzuschalten, das E-Mail-Programm zu beenden und zudem die Kollegen darüber zu informieren und dann die Bürotür zu schließen. So ist man zwar nicht ständig erreichbar, aber wesentlich produktiver.

Mit intelligenten IT-Lösungen lassen sich zudem viele Abläufe im Büro optimieren. Doch je mehr Software man nutzt, desto unübersichtlicher wird es. Daher ist es ratsam, nicht viele verschiedene Softwareprogramme zu nutzen, sondern sich auf ein System zu konzentrieren.

Fürs Büro empfiehlt sich eine Software, mit der man all seine Dokumente und Aufgaben verwalten und mit der man zudem gemeinsam mit seinen Kollegen an seinen Projekten arbeiten kann. Dies ist beispielsweise mit dem Aufgaben- und Dokumenten-Managementsystem KOI (www.koisolutions.com) möglich. Die Software funktioniert auf Basis der Cloud-Technologie, daher kann man mit ihr überall und jederzeit auf seine Dokumente und Aufgaben zuzugreifen – egal, ob mit dem PC im Büro, dem MAC zu Hause, dem iPhone oder einem Android-Handy von unterwegs.