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Für die Branche optimiert

Integrierte ERP-Lösung für die Nahrungsmittelindustrie
Für die Branche optimiert

In der Nahrungsmittelindustrie gehen die Uhren anders – vor allem gehen sie schneller. Die Branche ist im hohen Maße vom Faktor Zeit abhängig, denn Haltbarkeiten geben den Ton an. Sämtliche Geschäftsprozesse, von der bedarfsgerechten Kapazitätsplanung bis zum Aufbau einer Verteilerorganisation, richten sich nach dem Verfallsdatum der Produkte. Das gilt vor allem für den Frischebereich. ERP-Systeme unterstützen Prozessabläufe vom Einkauf über Material- bis zur Lagerwirtschaft.

Alexander Eggerer

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist eine integrierte Softwarelösung, die aus mehreren Modulen wie beispielsweise Materialwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Personalabrechnung besteht. Sie ist mit einer zentralen Datenbank verbunden. Die meisten ERP-Lösungen auf dem Markt sind neutral ausgelegt, das heißt, sie sind nicht für eine bestimmte Branche konfiguriert. Gerade die Lebensmittelindustrie zeichnet sich durch Besonderheiten ihrer Prozesse aus und stellt spezielle Anforderungen an eine ERP-Software. So spielen unter anderem Hygiene-Bestimmungen, Qualitätssicherung, Gesundheitsrecht, Lebensmittelvorschriften und EU-Verordnungen zur Haltbarkeit eine große Rolle. Diese Faktoren muss eine branchentaugliche ERP-Software berücksichtigen. Ein reibungsloser Einkauf, Wareneingang und Vertragswesen mit Lieferanten sind dabei ebenso von zentraler Bedeutung wie Materialflusssteuerung und Bestandsführung. So muss ein ERP-System beispielsweise die unterschiedlichen Lagertypen wie Silos oder Tanks abbilden. Ein weiteres wichtiges, wenn auch nicht branchenspezifisches Kriterium stellt die offene Datenhaltung dar: Jeder Mitarbeiter sollte auf die Bewertungen für Chargen/Bestandsverwaltung, Rechnungskontrolle, Produktionsplanung und Lieferantenstatistik zugreifen können.
Feine Unterschiede
Speziell in der Nahrungsmittelindustrie wird nicht nur in Stückzahlen, sondern in Chargen und Gewichten gerechnet. Die unegalisierte Gewichtsware stellt eine große Herausforderung dar: Hier sind 80 Laib Käse nicht nur 80 Laib Käse, sondern auch 150 Kg Käse – das muss die Software abbilden. Zusätzlich sollte das ERP-System bei Bedarf auf Bestelleinheiten des Lieferanten umrechnen. Es sollte zudem folgendes berücksichtigen: Artikel- oder Materialschlüssel genügen zur Charakterisierung von Rohstoffen nicht. Zusätzliche Merkmale wie Form, Farbe, Geschmack und Qualität spielen eine wichtige Rolle. Diese Attribute müssen im Artikelstamm sowohl in der Kostenrechnung als auch in der Lagerbestandsführung und in der Produktion beachtet werden. Bei der Einlagerung ist die Mindesthaltbarkeit mit Datum zu erfassen. Moderne ERP-Systeme können außerdem Nährwert-Nachweise erstellen, die heutzutage auf fast allen Lebensmittel-Artikeln zu finden sind.
Ähnlich verhält es sich beim Export: Das Unternehmen muss mit der Software die Lagerorte und Transportbehälter auf die im Artikelstamm vorgegebenen Parameter wie Tiefkühl-, Normalartikel oder Hygienebedingungen hin prüfen können. Auch gilt es, die besonderen Bedingungen des Zolllagers zu erfüllen. Die Auslandsfaktura spielt für viele Nahrungsmittelbetriebe eine wichtige Rolle, da sie häufig exportorientiert sind. Deshalb sollten Unternehmen, die eine ERP-Lösung implementieren möchten, zusätzlich auf die Mehrsprachigkeit der Software achten.
Implementierung innerhalb eines halben Jahres
Die Frage nach einer ganzheitlichen ERP-Lösung stellt sich beispielsweise nach Fusionen oder Unternehmenszukäufen. So war es auch bei der Bayerischen Milchindustrie eG, die die Bayerische Milchunion übernommen hatte. In solchen Fällen hat ein Unternehmen auf einmal sehr viele unterschiedliche Software-Lösungen im Einsatz, so dass sich die Frage nach einer Standard-Lösung aufdrängt. Sopra EDV- und Informationssysteme hat dem ERP-System Apertum von Microsoft Business Solutions den branchenspezifischen Fokus für die Nahrungsmittelindustrie gegeben. Das Implementieren von Apertum dauert bei Unternehmen in der Nahrungsmittelindustrie in der Regel ein halbes Jahr, je nach Projekt wird die Software auch in mehreren Phasen eingeführt. Dabei entwickelt der System-Partner häufig noch branchenspezifische Module – die Implementierungszeit von Apertum Standard ist deutlich kürzer.
Vernetzte Standorte
Aufgrund der Übernahme der Milchunion war es ein Anliegen der Bayerischen Milchindustrie eG, alle weiteren Werke und Niederlassungen zu integrieren. Die Zentrale ist inzwischen über Apertum mit 12 Standorten vernetzt. Ein weiterer Vorteil der Lösung stellt die offene Datenhaltung dar: Durch die Microsoft SQL-Datenbank können alle berechtigten Mitarbeiter die Lagerbestände in Echtzeit einsehen – auch die von anderen Niederlassungen. Mittels der Abfragesprache SQL generieren sie Reports und versenden diese unternehmensweit. Durch dieses Berichtswesen sind alle Mitarbeiter in den Informationsfluss eingebunden. Darüber hinaus lässt sich das Reporting auch für Prognosen und Simulationen nutzen.
Papierloses Bestellwesen
Allgemein spielt für Industrie und Handel der rationelle Datenaustausch wie EDI (Electronic Data Interchange) eine immer wichtigere Rolle. Durch den elektronischen Datenaustausch lassen sich Prozesse vereinfachen. Praktisch heißt das: papierloses Bestellwesen. Der Einkauf übermittelt eine Bestellung zeitnah und über das Internet an den Lieferanten oder Partner. Der Vorteil: Eine elektronische Stornierung erreicht dadurch beispielsweise schneller den Sachbearbeiter.
Spezialmodule
Bei der Einführung des ERP-Systems werden nicht nur branchenspezifische, sondern auch individuelle Anforderungen berücksichtigt und je nach Bedarf Zusatzmodule programmiert. Für das Warenwirtschaftssystem bei der Bayerischen Milchindustrie eG beispielsweise bildeten sämtliche Module von Apertum die Grundlage. In der Nahrungsmittelindustrie muss eine Standardsoftware zusätzlich noch einige Spezifika berücksichtigen – unter anderem Preis und Produktionslinien. Für die üblichen Preise in der Lebensmittelindustrie mit bis zu vier Nach-Komma-Stellen wurde ein spezielles Stammdaten-Modul programmiert. Die Berichte sind um die Basisfelder erweitert worden. Für Absatz, Lagerhaltung und Inventur wurde ein Parallelsystem geschaffen, das unegalisierte Gewichtsware berücksichtigt. In der Nahrungsmittelindustrie tätige Unternehmen stellen häufig sowohl frische Produkte als auch Trockenprodukte her. Eine Standard-Software sollte daher beide Produktions- und Vertriebsabläufe integriert abbilden. Für die Bayerische Milchindustrie eG, Deutschlands größter Hersteller für Molkepulver, schuf Sopra ein integriertes System für Frische- und Trockenprodukte, wie zum Beispiel Molkepulver. Mit einem Einkaufsmodul zur Rohstoffbeschaffung lassen sich jetzt verstärkt Synergie-Effekte nutzen.
Mehr Flexibilität
Die modulare ERP-Lösung sorgt bei Unternehmen in der Nahrungsmittelindustrie auch für mehr Flexibilität. Für die mobile Datenerfassung entwickelte beispielsweise der Integrator extra eine Schnittstelle. Jetzt können Außendienstmitarbeiter via Handheld oder Laptop auf die für sie relevanten Daten zugreifen. Zusätzliches individuelles Modul: das Paletten-Stellplatz-System. So lässt sich die Lagerverwaltung vom ERP-System automatisch ansteuern. Die Software kennt also den Standort jeder einzelnen Palette im Lager – so lässt sich die Kommissionierung optimieren. Das spart Zeit und sorgt für gleichbleibende Qualität.
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