Geschäftsprozesse optimieren

Um den Traceability-Anforderungen der Konsumenten gerecht zu werden und vor allen Dingen die Geschäftsprozesse ganzheitlich und transparent innerhalb eines Unternehmens abzubilden, ist der Einsatz von Optimierungs- und Automatisierungslösungen, auch in mittelständischen Unternehmen, schon lange essenziell. Im ERP-Umfeld ist SAP dabei eine geeignete Lösung, die Prozesse wie Buchführung, Controlling, Vertrieb, Einkauf, Produktion, Lagerhaltung und Personalwesen beinhaltet. Dem nordrhein-westfälischen Softwarehaus Systema ist es gelungen, SAP durch ergänzende Add-ons zu optimieren. Außerdem ermöglichen diese eine maximale Produktivität des integrierten SAP-Systems.

Die Entwicklung der Add-ons und die dazu nötige Prozessberatung setzt umfangreiche und tiefe Kenntnisse der Lebensmittelbranche aber auch der IT-Umgebung, insbesondere des SAP-Umfelds, voraus. Eine vollumfängliche Analyse und Bedarfsermittlung – gemeinsam mit dem Kunden –- gekoppelt mit der modul- bzw. prozessübergreifenden Kompetenz, sind das Erfolgskonzept, um die komplette Wertschöpfungskette in der lebensmittelproduzierenden Industrie optimal darzustellen. Zudem werden die Kunden mit den Handlungsempfehlungen nicht alleine gelassen. Die gemeinsame Einführung der neuen Lösungen rund um SAP ist hier selbstverständlich.

Die Add-ons von systema optimieren vornehmlich folgende SAP-Module: MM (Materialwirtschaft/Materials Management), PP (Produktionsplanung/Production Planning), SD (Vertrieb/Sales and Distribution), QM (Qualitätsmanagement/Quality Management), FI (Finanzwesen/Financial Accounting) und CO (Controlling /Kostenrechnung).

Der Systema-Dispositionsmonitor kommt in den Bereichen Materialwirtschaft und Produktionsplanung zum Einsatz. Einfacher selektieren, besser darstellen und schneller disponieren – das hilft die Produktivität zu steigern, indem z. B. eine einfache Selektion nach bestimmten Gruppen, zum Beispiel Warengruppen oder Fertigungssteurer, möglich ist. Auch gezieltes Ausschließen von Dispositionen (z. B. Primärbedarf vs. Sekundärbedarf) und benutzerdefinierte Layouts erleichtern den Prozessablauf. Ferner sind ein leichter Wechsel vom Add-on zur Anlage von Bestellungen in SAP und das Anzeigen des durchschnittlichen Verbrauchs gewährleistet. Zudem wird die Disposition zum „Erlebnis“, da Einkaufskontrakte berücksichtigt, offene Mengen und Reichweiten von Kontrakten automatisch ermittelt werden, und Bestellungen direkt aus dem Dispositionsmotor ausgeführt werden können.

Schneller erfassen, besser aktualisieren und einfacher verwalten – das bietet das Systema-Add-on Produktdatenbank. Eine Mehrfachnutzung in den Bereichen Produktionsplanung, Qualitätssicherung, Marketing und Vertrieb ist hier empfohlen. Auch verfügt es über eine Exportschnittstelle aller Felder für Sub- oder externe Systeme im CSV-Format. Aktualisierungen sind leicht durchzuführen, d. h. jede Änderung wird mit Änderungsbelegen dokumentiert, eine durchgängige Mehrsprachigkeit ist gegeben.

Des Weiteren ist eine Verwaltung fast aller Daten für SA2/Worldsync direkt zu SAP möglich. Nachdem die EU-Verordnung 1169/2011 (Lebensmittelinformations-Verordnung) am 13. Dezember 2014 in Kraft tritt, ist diese Durchgängigkeit von großer Bedeutung. Denn ab diesem Stichtag und teilweise schon deutlich vorher müssen zusätzliche Produktinformationen erfasst, verwaltet und verschiedenen Kanälen zur Verfügung gestellt werden. Durch den zentralen Datenspeicher für alle materialspezifischen Informationen ist das Add-on in mehreren Bereichen prozessübergreifend einsetzbar. So wird auch der Erfassungsaufwand reduziert, fertige Produktspezifikationen als SAP Smartforms sind zum sofortigen Einsatz bereit und alle Daten stehen über einen zentralen Funktionsbaustein für alle Anwendungen und Funktionen zur Verfügung.

Ein SAP-Add-on von Systema hilft auch bei der Lösung von Problemen wie Abwicklungsmöglichkeit der Bonusprozesse, Ermittlung der Werte, Thema Rückstellungen (manuelle Buchung und Auflösung). Die integrierte Bonusabwicklung komplementiert die Herausforderungen beim Umgang mit nachträglichen Handelskonditionen. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Die Bonusabwicklung von Systema bietet transparente Werte auf Basis der Faktura oder des Vertrags und die Vertragsgrundlage ist der Bonusabrechnung zugeordnet und kann jederzeit eingesehen werden. Der Fortschritt der Bonusabrechnung ist jederzeit nachvollziehbar, eine automatische Bildung und Aufhebung von Rückstellungen (auch unterjährig) und jahresübergreifend mit eigenen Konten, sind möglich. Des Weiteren können Jahresrückstellungen geprüft und die gesamten Werte in die Endabrechnung übernommen werden.

Die SAP-Add-ons bringen die schon integrierte SAP-Installation ganzheitlich zur Entfaltung. Welches Add-on für den individuellen Prozess sinnvoll erscheint, ergibt sich aus der vorangegangenen intensiven SAP-Prozessberatung mit den Systema-Spezialisten. Mit dem Einsatz dieser Software ist es jedem Unternehmen möglich, den Anforderungen der heutigen Wertschöpfungskette gerecht zu werden und deren Rückverfolgung zu gewährleisten.

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Die Systema Gesellschaft für Organisationsentwicklung mbH ist SAP-Spezialist für die Nahrungs- und Genussmittelindustrie und kompetenter Partner von mittelständischen, größeren und kleineren Unternehmen in dieser Branche. Zu den Kunden zählen namhafte Unternehmen der Fleisch- und Milchindustrie wie Rügenwalder Mühle, Nölke, Gropper oder Meggle. Unter dem Dach des Beratungs- und Softwarehauses vereinen sich jahrzehntelange SAP-Projekterfahrung mit einer außergewöhnlich tiefen Kenntnis der Bedürfnisse und Geschäftsprozesse in der Fleisch-, Milch- und Süßwarenindustrie.