Guter Draht zum Kunden

Bei Bianchi steht der Kunde im Mittelpunkt. „Wir sehen uns als Großunternehmen mit dem Service einer kleinen Boutique“, sagt Markus Ulrich, IT-Leiter des Unternehmens. Gut 9000 anspruchsvolle Kunden können aus ca. 3500 Artikeln wählen – darunter Fisch, Krustentiere, Geflügel, Fleisch und Spezialitäten aus aller Welt.

Bestellt wird über E-Mail, Fax und Telefon; eine Mindestbestellmenge gibt es dabei nicht. Außerdem garantiert Bianchi kürzeste Reaktionszeiten. „Wer bis 4.00 Uhr morgens bestellt, kann seine Ware noch am gleichen Tag in Empfang nehmen. Viele Kunden werden sogar zweimal pro Tag beliefert“, erläutert Ulrich.

Entscheidende Unterstützung erhalten die 35 Verkaufsmitarbeiter, alle gelernte Köche, durch das Telefonverkaufs-Modul des CSB-Systems. Sobald ein Anruf eingeht, blendet die ERP-Software wichtige Informationen ein, darunter Kunde, zugeordneter Verkäufer, Sprache, Ortschaft und Telefonnummer. Diese Informationen werden gleichzeitig allen Mitarbeitern in der Verkaufsabteilung auf ihren Monitoren angezeigt: „Unsere Verkäufer sehen sofort, wenn einer ihrer Kunden anruft. So dauert es im Schnitt nur 2,8 Sekunden, bis der Anrufer seinen persönlichen Verkäufer am Telefon hat“, so Ulrich. Das System wurde darüber hinaus so eingerichtet, dass jeder Kunde, wie gewünscht, zeitgenau kontaktiert wird.

So wird trotz der ausgeprägten Betriebsamkeit in der Verkaufsabteilung, in der auch die beiden CEOs täglich arbeiten, jeder Kunde optimal bedient. Bei den insgesamt 2000 Telefonaten pro Tag geht es aber nicht nur um die reine Aufnahme von Bestellungen: „Unsere Mitarbeiter beraten auch“, betont Ulrich. Etwa dann, wenn ein Artikel nicht mehr auf Lager ist und der Kunde alternative Produktvorschläge wünscht. Kenntnisse über Produkteigenschaften, Zubereitungsmöglichkeiten und Rezepte – das Know-how der Bianchi-Mitarbeiter ist groß und wird von den Kunden während des Bestellvorgangs gerne in Anspruch genommen

Sobald die Aufträge im System erfasst sind, werden die bestellten Artikel kommissioniert. Insgesamt 30 t Waren aus aller Welt werden hier täglich kundenspezifisch zusammengestellt und auf die Kühlwagen verladen.

Zur Distribution stehen 100 firmeneigene, moderne Kühllieferwagen zur Verfügung. Mit ihnen beliefert der Lebensmittelgroßhändler Hotels, Restaurants, Markengastronomie, Krankenhäuser, Einzelhandel und Caterer in der gesamten Schweiz. Für eine optimale Beladung der Fahrzeuge ist eine effektive Planung essenziell. „Um zur richtigen Zeit mit dem richtigen Produkt beim Kunden zu sein, sind wir natürlich auf eine IT-Lösung angewiesen, die für uns eine optimale Planung der Touren übernimmt“, erläutert Ulrich: „Hierfür setzen wir die integrierte Tourenplanung im CSB-System ein. Sie hilft uns, unsere Touren immer voll auszulasten. Dadurch sparen wir Logistikkosten und jeder Kunde erhält pünktlich seine bestellten Waren.“

Um den Umgang mit den Lieferscheinen zu optimieren, setzt Bianchi seit einigen Jahren das Dokumenten-Managementsystem von CSB ein. In der Zentrale in Zufikon werden die vom Kunden unterschriebenen Lieferscheine gescannt, mittels Barcode-Erkennung automatisch sortiert und archiviert. Im Hintergrund erfolgt auch eine Zuordnung und Verschlagwortung. Der Vorteil dieser Lösung: Alle Lieferscheine und Belege stehen im gesamten Prozess jederzeit und an allen nötigen Stellen digital zur Verfügung und sind in Sekundenschnelle abrufbar. Das schafft Transparenz und spart wertvolle Zeit und Kosten beispielsweise bei der Prüfung von Menge, Qualität oder Preis. „Heute müssen unsere Mitarbeiter die Dokumente nicht mehr mühsam in Aktenordern suchen“ erklärt Ulrich. „Bei täglich ca. 1500 Lieferscheinen können wir so über zwei Stunden pro Tag einsparen.“

Aufgrund der positiven Erfahrungen wurde die Lösung jüngst so erweitert und optimiert, dass der gesamte Archivierungs-Prozess elektronisch abläuft. Zwar erhalten Bianchi-Kunden nach wie vor ihre Lieferscheine in Papierform. Der Erhalt der Ware wird aber auf einem digitalen Lieferschein auf einem MDE-Gerät bestätigt und online an die Zentrale zur Archivierung und Weiterverarbeitung gesendet. Das Scannen von Lieferscheinen gehört damit der Vergangenheit an, was für Bianchi eine weitere Effizienzsteigerung bedeutet.

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Die Bianchi AG ist ein traditionsreicher Lebensmittelgroßhändler, ursprünglich aus dem Niederdorf Zürich stammend und heute im Aargauischen Zufikon heimisch. Das Familienunternehmen wird aktuell in fünfter Generation geführt und beliefert Kunden in der ganzen Schweiz mit Fisch, Krustentieren, Geflügel, Fleisch und Spezialitäten aus der ganzen Welt. 1881 gegründet, hat sich das Unternehmen permanent weiterentwickelt. Mit rund 250 Mitarbeitern erwirtschaftet Bianchi heute einen Jahresumsatz von ca. 170 Mio. Schweizer Franken.