Integriertes Werkzeug

Ralf Gärtner

Eine zentrale Herausforderung besteht in der Pharmaindustrie darin, den Einsatz der Ressourcen für die Erzeugung einer breiten Angebotspalette mit vielen unterschiedlichen Präparaten und Rezepturen zu optimieren. Um bei einem breiten Produktportfolio die heute geforderte hohe Lieferfähigkeit zu realisieren, ist eine umfangreiche Lagerhaltung unumgänglich. Eine Vielzahl von Rohstoffen muss stets in ausreichender Menge am Lager verfügbar gehalten werden, sollen kurzfristige Marktanforderungen schnell erfüllt werden können. Gleichzeitig sollen jedoch aus Kostengründen unnötige Lagerkapazitäten vermieden werden. Diesen Spagat zwischen Marktanforderungen und Kosten optimal zu bewältigen, ist Aufgabe der Disposition. Hier werden Bedarf, Planungen und Prognosen zusammengeführt – mit dem Ziel, eine stets bedarfsgerechte und zugleich die Lagerkosten minimierende Materialverfügbarkeit zu realisieren.

Besondere Anforderungen stellt die pharmazeutische Industrie an den Nachweis und die Nachvollziehbarkeit von Qualitätseigenschaften der einzelnen Produktionschargen. Dabei sollte die Qualitätsdatenverwaltung möglichst komplett in Materialwirtschaft und Fertigung integriert sein. Werden die Qualitätsdaten der Chargennummer zugeordnet, lässt sich bei Reklamation eines Kunden schnell auf die Ergebnisse einer vom Labor gezogenen Probe zugreifen.

Bei der Erfassung des Warenzugangs ins Lager und des Zugangs aus der Produktion sollten automatisch Qualitätsmerkmale erfasst werden. Bei einzelnen Qualitätseigenschaften empfiehlt es sich, sie als Pflichtangaben zu parametrisieren, so dass kein Lagerzugang ohne aktuellen Qualitätswert eingetragen werden kann. Hier sollte auch die Vorgabe produktbezogener Grenzwerte für die einzelnen Qualitätseigenschaften möglich sein. Bei Über- oder Unterschreitung führt dies zum Sperren der Lagerbuchung. In der Produktion sollten Abweichungen von der Standardqualität permanent geprüft werden.

Eine in der Pharmaindustrie besonders wichtige Funktion stellen Informationen zum Materialfluss dar. Der gesamte Prozess sollte mit einer integrierten Chargenverwaltung ergänzt werden, die zu Waren aus bestimmten Fertigungslosen oder Lieferungen einen vollständigen Herkunfts- und Verwendungsnachweis bereitstellt. Bereits beim Warenzugang der Rohware wird dann eine eindeutige Chargennummer vergeben, die bis zur Auslieferung an den Kunden lückenlos verfolgbar ist. Entsprechend findet sich die Chargennummer auf allen Papieren wieder: auf Produktionsschein, Verpackung, Lieferschein, Rechnungen und Analysezertifikaten. So kann im Zusammenwirken mit den erfassten Qualitätseigenschaften jederzeit der Nachweis einer ordnungsgemäßen Produktion erbracht werden.

Als wichtige Ergänzung wünschen Pharmafirmen eine integrierte Außendienstlösung, die den Außendienstmitarbeiter unter anderem mit Funktionen für Auftragserfassung und Besuchsplanung auf dem Notebook unterstützt. Ein solches Sales-Force-Automation-System sollte dezentrale Notebook-Anwendungen mit zentralen Serverkomponenten kombinieren. Die Datenverwaltung und -verarbeitung muss zentral erfolgen, aber es sollten auch umfangreiche statistische Funktionen mit grafischen Auswertungen auf dem Notebook des Außendienstlers zur Verfügung stehen.

Ähnlich von der Grundstruktur der Herstellprozesse, allerdings oft sehr unterschiedlich hinsichtlich der Auftragsarten, ist die chemische und petrochemische Industrie. Mittelständische Unternehmen sind in diesen Branchen häufig als Produzenten von Investitionsgütern tätig. Dabei sind die Anforderungen der Kunden sowohl hinsichtlich der Produktqualität als auch der Lieferfähigkeit stetig gestiegen. Waren vor einigen Jahren z.B. bei Schmierstoffherstellern noch Lieferfristen ab Auftragseingang von drei Wochen üblich, beträgt der Spielraum heute oft weniger als eine Woche. Ein langfristig vorgegebener Produktionsablauf ist nicht mehr möglich. Um dabei effizient zu bleiben, sind flexible Planungswerkzeuge gefordert. Die Disposition muss dafür sorgen, dass die Produktionskapazitäten optimal genutzt werden, indem beispielsweise verschiedene Aufträge zusammengeführt werden, um Mindestmengen für den Betrieb eines Kessels zu gewährleisten. Gleichzeitig ist die Lagerhaltung aufgrund prognostizierter Bedarfe und aktueller Abgänge optimal abzustimmen.

Entscheidend für das Funktionieren einer Produktion, die tägliche Änderungen einbeziehen muss, ist die Kombination einer automatischen Planerstellung mit manuellen Eingriffsmöglichkeiten. Eine solche Planung kann z. B. so aussehen, dass sowohl für Rohstoffe als auch Fertigprodukte Mindestbestände definiert werden. Sind diese unterschritten, werden der betreffende Artikel und alle in Beziehung stehenden Vorgänge wie Kundenaufträge, Bestellungen, Herstellaufträge in einer Dispoliste ausgewiesen. Daraufhin können Bestellvorschläge generiert werden, die aber nur Empfehlungscharakter haben. Disponenten können jederzeit eingreifen. Ebenfalls mit der Option zum manuellen Eingriff sollten die von den Dispositionen ausgelösten Fertigungsaufträge ausgestattet sein. Denn häufig ist bei der Produktion in der chemischen und petrochemischen Industrie eine bestimmte Produktionsreihenfolge zu beachten, da gewisse Produkte aus technologischen Gründen nicht hintereinander produziert werden dürfen.

Neben den Anwendungen für den operativen Betrieb wünschen Unternehmen der Prozessindustrie immer häufiger auch die Unterstützung bei der Datenanalyse und -auswertung, um das Unternehmen unter Kosten- und Profitabilitätsgesichtspunkten besser zu steuern. Eine solche Business-Intelligence-Lösung, wie sie SoftM anbietet, lässt sich am besten realisieren, wenn eine bereits mit dem ERP-System integrierte Anwendung zur Verfügung steht. Dann hält sich der Aufwand, der vor allem bei der Bereitstellung der Daten in einem Data Warehouse anfällt, in engen Grenzen.

Auf Basis des genormten Datenbestandes, in dem Informationen aus den verschiedenen Anwendungsbereichen des ERP-Systems zusammengeführt sind, lässt sich eine so genannte Olap-Anwendung aufsetzen. Olap steht für Online Analytical Processing und bedeutet die Analyse und Auswertung eines Datenbestandes auf einer flexiblen, multidimensionalen Basis. Dabei lassen sich unterschiedliche Sichten mit einer Vielzahl von Dimensionen (Kunde, Region, Zeit etc.) erzeugen.

Von besonderer Relevanz sind die komfortablen Auswertungsmöglichkeiten, die ein Olap-System für Unternehmen (z. B. Pharmahersteller) bietet, die darauf angewiesen sind, ihr Produktportfolio und ihre Vertriebsaktivitäten an Märkte mit hohem Veränderungstempo anzupassen. Hier können etwa Abweichungsanalysen hilfreich sein. Damit lässt sich zunächst einmal feststellen, welche Produktgruppen Planabweichungen verursacht wurden. Dies kann weiter detailliert werden bis hin zur Beantwortung der Fragen: „Welches Produkt?“, „Welche Verpackungsgröße?“ bzw. „Wann, z. B. in welchem Monat, traten die Abweichungen auf?“

Der besondere Reiz einer Olap-Lösung liegt in der Flexibilität des Systems. Die Anwender sind nicht mehr auf ein vorgegebenes Berichtswesen angewiesen, können schnell neue Reports generieren und auch individuelle Ad-hoc-Fragestellungen beantworten. Dabei kann ein Standardprogramm wie MS Excel als Oberfläche dienen, auf der sich die Daten unter Zuhilfenahme aller dort verfügbaren Funktionen für Planungs- und Analysezwecke beliebig aufbereiten lassen. Auch für die Planung und Budgetierung lässt sich das Olap-Tool nutzen. Eine weitere Option bietet ein Web-Front-End, mit dem Reports über das Internet verteilen werden können.