Küsse aus dem Osten

Dipl.-Ing. Karin Wiemer

Pro Jahr produziert die Grabower Süßwaren GmbH allein 5000 t Mini-Schaumküsse. Die Grabower Küsschen sind im Osten Deutschlands traditionell sehr beliebt und liegen mittlerweile an zweiter Stelle in Gesamtdeutschland. Seit der Wende 1989 durchlief das Unternehmen eine wechselhafte Entwicklung. In den Jahren 1996 bis 2001 sind durch die Übernahme weiterer Süßwarenhersteller sowohl die Produktionsstätten als auch das Sortiment stark gewachsen: Inzwischen gehören fünf Unternehmen zum Firmenverbund, die von Grabow aus zentral verwaltet werden; hier befindet sich sowohl die EDV-Zentrale als auch das organisatorische Zentrum hinsichtlich Vertrieb und Einkauf.

Dieses Wachstum erforderte eine neue Softwarelösung, um die Abwicklung der Geschäftsprozesse zu vereinheitlichen und sämtliche Firmendaten unter einen Hut zu bekommen. Bisher hatte jede der eigenständigen Firmen auch eine eigene Software im Einsatz. Die Folge: Die Abwicklung der einzelnen Geschäftprozesse war kompliziert und wenig effektiv.

Mit der Zusammenführung der fünf Unternehmen wurden die Bereiche Materialeinkauf, Auftragserfassung und Bestellabwicklung am Hauptsitz Grabow zentralisiert. Um die Konsolidierung der Gruppe auch EDV-technisch umzusetzen, sollte ein integriertes Software-System die interne Verrechnung innerhalb der Werke automatisieren. Man entschied sich für die SAP-Lösung FOODsprint der command ag. Ausschlaggebend für diese Entscheidung waren die branchenspezifischen Voreinstellungen der Komplettlösung und die günstigsten Nachfolgekosten.

Die weit verbreitete Annahme, SAP sei für den Mittelstand zu teuer, zu umfangreich und zu kompliziert, konnten die Grabower im Laufe der Einführung gründlich widerlegen. Mit 250 000 Euro waren alle Kosten abgedeckt, inklusive Beratung, Softwarelizenzen und Einführung. Nachdem die eigene EDV-Abteilung mit einem SAP-Spezialisten ausgestattet wurde, erfolgte die Einführung fast in Eigenregie: Das Installieren der Hardware und die Basisbetreuung sowie Schulungen übernahm der SAP-Partner command, ansonsten konnte EDV-Leiter Ulrich Kasten mit seinen Grabower Kollegen das meiste selbst machen.

Im Bereich Einkauf passten die Voreinstellungen der Software genau, bei den Handelsfunktionen mussten einige unternehmensspezifische Änderungen vorgenommen werden: Zum Beispiel konnte für eine Kundengruppe, Preisgruppe genannt, nur ein Rabatt pro Artikelgruppe oder Warengruppe eingegeben werden. Allerdings werden für eine Preisgruppe zum Teil zwei oder mehr nachrangige Rabatte benötigt. „Die Rabattstrukturen, die im System ohnehin schon standardmäßig vorgesehen sind, konnte ich einfach zusätzlich kopieren“, beschreibt Kasten die Anpassung.

Die Altdaten wie Debitoren, Kreditoren, offene Posten, Materialstamm, Stücklisten, Rezepturen und Verpackungsstücklisten konnten per Batch-Input-Programm komplett übernommen werden. Die Preislisten wurden manuell erfasst, die Neuware direkt in Euro. Um die Daten der fünf Firmen abzugleichen und Stammsätze nicht mehrfach im System zu haben, mussten die Daten zunächst in eine Zwischendatei überspielt und anschließend zum Teil manuell abgeglichen werden. Die Arbeitsplandaten, die vorher nicht vorhanden waren, wurden ebenfalls neu angelegt. Teilweise mussten die Leistungen in der Fertigung noch ermittelt werden: Die Informationen, beispielsweise die Anzahl der eingesetzten Mitarbeiter und Maschinen oder die Produktionsleistung pro Stunde, sind weitere wichtige Daten für die Kalkulation.

Die Einführung dauerte schließlich knapp ein halbes Jahr und war mit dem Echtstart am 1. Januar 2002 abgeschlossen. Alles in Allem sei der Aufwand geringer gewesen als mit anderen ERP-Systemen, resümiert der EDV-Leiter. Begonnen wurde mit 25 Anwendern in den Bereichen Einkauf, Produktion und Finanzen, mittlerweile mussten aufgrund des stetigen Wachstums die Lizenzen bereits nach oben angepasst werden.

Eine Besonderheit der Unternehmenskonsolidierung via EDV ist die interne Verrechnung zwischen den einzelnen Unternehmen der Gruppe: Die fünf rechtlich selbstständigen Werke wurden jeweils in einem eigenen Buchungskreis abgebildet. Dabei nutzt Grabower die Konsolidierungsmöglichkeiten von SAP, um am Jahresende eine einheitliche und korrekte Abschlussrechnung der Gruppe zu erhalten. Für die internen Verrechnungen zwischen den einzelnen Produktionsstätten und dem Hauptsitz Grabow gibt es zwei automatisierte Abläufe:

• Werk 1 produziert die Ware und liefert sie auftragsgemäß an den Kunden aus. Da der Vertrieb generell über Grabow läuft, wird von dort aus direkt die Rechnung an den Kunden geschickt. Das Werk stellt automatisch eine interne Rechnung an den Hauptsitz, die als Kostenrechnung von SAP übernommen wird.

• Werk 1 liefert an Werk 2 Ware, um einen Kundenauftrag mit verschiedenen Produkten zu komplettieren, Werk 2 liefert anschließend die gesamte Ware aus. Werk 1 stellt daraufhin eine Rechnung an Werk 2. Letzteres rechnet anschließend mit der Grabower Zentrale ab, die wiederum die Rechnung an den Kunden stellt, im Buchungskreis von Werk 2. Die interne Rückverrechnung wird als Aufwandsbuchung in die Finanzbuchhaltung übertragen.

Durch die interne Verrechnung zwischen den einzelnen Werken, wie durch das buchungsübergreifende Bezahlen der Lieferantenrechnungen, werden Zeit und Kos-ten gespart.

Für die Betriebsplanung und die Optimierung der Logistik wird von der Auftragssachbearbeiterin festgelegt, in welchem Buchungskreis eine eingehende Bestellung erfasst wird, das heißt, von welchem Werk aus der Kunde seine Lieferung erhält. Dabei wird beispielsweise vom System berücksichtigt, welches Werk die geringste Entfernung zum Kunden hat oder in welchem Werk der Hauptanteil der Lieferung gefertigt wird; von dort aus wird dann geliefert und wie beschrieben intern verrechnet. Die Bestellungen gehen zentral in Grabow ein, werden erfasst und die einzelnen Aufträge auf die Werke verteilt. Die Produktionsplanung erfolgt anschließend auftragsbezogen auf Werksebene. Dort greifen die Mitarbeiter online auf die SAP-Daten zu und können sehen, was an Beständen von ihren Produkten vorhanden ist. Für die Planung werden mehrere Kundenaufträge in SAP zu einem Planauftrag zusammengefasst. Diese Summe der Kundenaufträge gleicht SAP dann mit dem Bestand ab – es gibt einen Mindestbestand – und ermittelt daraus den Bedarf. Hinsichtlich der Produktionsplanung erkennt Claus-Peter Rochlitz, Verwaltungsleiter bei Grabower Süßwaren, Verbesserungen in allen Betrieben der Gruppe.

Die Fertigware geht sofort an die Spedition: Sie holt die frisch produzierte und fertig verpackte Ware sozusagen „vom Band“ ab und bringt sie in das Speditionslager. Von dort werden die Aufträge kommissioniert und an den Handel ausgeliefert. Da die Haltbarkeit von Schaumküssen relativ kurz ist, muss die Ware spätestens drei Tage nach der Produktion in Kühlwagen ausgeliefert worden sein. Der Spediteur ist online an das Grabower SAP-System angebunden: Er holt sich am Vortag die Liste der Aufträge, die am Folgetag auszuliefern sind und alle benötigten Informationen – inklusive der Lieferscheine, die vor Ort gedruckt werden. Der SAP-Arbeitsplatz ist so eingerichtet, dass die Spedition auch die Kommissionierung und die eigene Lagerbestandsführung über ihn abwickeln kann. Die Rückmeldung der tatsächlich verladenen und ausgelieferten Ware erfolgt jeweils morgens, der Warenausgang wird automatisch verbucht. Bei dem Süßwarenhersteller sind das 150 bis 200 Lieferungen pro Tag; diese Gesamtbuchung ist heute in zehn Minuten erledigt.

Die Rechnungen versendet die Grabower Zentrale elektronisch über EDI an die Kunden, was sich mit der früheren Software nicht realisieren ließ. Auch dieses Verfahren wurde optimiert: Den EDI-Konverter hat EDV-Leiter Kasten so angepasst, dass die Daten bereits in SAP im EDI-Format erstellt und von dort an die Kunden verschickt werden. Im nächsten Schritt sollen auch die Bestellungen auf diesem Wege in SAP direkt einfließen und verarbeitet werden.

Der durchgängige Datenfluss und das umfangreiche Datenmaterial haben auch positive Auswirkungen auf das Controlling: Heute lasse sich vieles besser nachvollziehen und aufbereiten, betont Rochlitz. „Die Produktkalkulation wurde früher anhand der Stücklisten gemacht. Heute werden Warenein- und -ausgänge automatisch gebucht, in SAP sehen wir sofort die Verbräuche, die aufgrund der Stücklisten bei der Fertigungsrückmeldung abgebucht werden.“ Durch die monatlichen Inventuren werden Differenzen sofort erkannt, dadurch kann noch genauer gearbeitet werden.