Optimierte Unternehmensabläufe Ergänzt den SAP-Standard

Haferflocken sind das umsatzstärkste Produkt des Getreideprodukteherstellers H. & J. Brüggen. Bekannt ist das Unternehmen aber eher als Hersteller von Müsli, Müsliriegeln oder anderen Cerealien.

Bei der reinen Client/Server-Anwendung liegen die Daten auf der Datenbank des Servers, die von den einzelnen Clients abgerufen und weiterverarbeitet werden. Der automatisierte Datenaustausch erfolgt über das eigens entwickelte CsC-Gateway auf Basis von RFCs (Remote Function Calls) und ALE (Application-Link-Enabling). Als Clients dienen Windows-basierte PCs von der 3.11-Welt bis hin zu Windows NT. Welches Serverbetriebssystem verwendet wird, hängt von der eingesetzten Datenbank ab, auf die Foodsprint aufsetzt. Prinzipiell können ODBC-fähige Datenbanken wie Informix, Adabas oder Oracle, auf denen auch R/3 läuft, eingesetzt werden.

Im Jahre 1868 von den Brüdern Heinrich und Johannes Brüggen in Neumünster als Buchweizenmühle gegründet, ist das Unternehmen seit 131 Jahren fest in Familienhand. Nach dem Umzug nach Lübeck aus logistischen Gründen – der Traditionsbetrieb löscht nun aus dem Schiff direkt in die eigenen Silos – wurde das Sortiment im Laufe der Zeit um Hafer- und Weizenprodukte, Cornflakes, Müsli, Müsliriegel und viele weitere Getreidespezialitäten in verschiedenen Geschmacksrichtungen ergänzt. Das Unternehmen beschäftigt heute etwa 250 Mitarbeiter und bringt pro Jahr zehn bis zwölf neue Müsli- und Frühstückscerealienprodukte auf den Markt.

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Die Anforderungen der großen Supermarktketten, Angebote, Bestellungen und Rechnungen auf elektronischem Weg zu übertragen, waren für Brüggen ein Anlaß für den Schritt hin zu einem komplett neuen, integrierten EDV-System. Der elektronische Datenaustausch mit den Kunden über Electronic Data Interchange (EDI) und EAN-Norm war mit der individuell programmierten Software nicht mehr möglich, deren Ursprung in das Jahr 1978 zurückreichte. Durch hinzuprogrammierte und angehängte Lösungen entstand immer mehr „Wildwuchs“ und somit Insellösungen, die zu einer erheblichen Doppelarbeit führten. Der näherrückende Jahr-2000-Wechsel war für Axel Schrader, Controller und Projektleiter bei Brüggen, ein weiterer Unsicherheitsfaktor, den sich ein produzierendes Unternehmen nicht leisten kann. Schließlich fertigt Brüggen ein großes Produktsortiment, das sich in fünf Gruppen aufteilen läßt: Als erstes der Mühlenbereich mit Flocken, Grützen, Graupen, dann der gesamte Cerealienbereich und als dritte Gruppe die Müslis. Die Müsliriegel bilden die vierte Gruppe; einen zusätzlichen Bereich stellt das Abpacken von Stärkeprodukten und Hülsenfrüchten dar.

Eine derart vielfältige Produktpalette benötigt als Basis ein flexibles und zugleich stabiles EDV-System. Deshalb wurde im Sommer 1997 nach einer Unternehmenssoftware gesucht, die auch langfristige Perspektiven bieten sollte. Ende desselben Jahres entschied sich Brüggen für das integrierte Standardsystem R/3. Mit den Modulen Produktionsplanung und -steuerung (PP), Materialwirtschaft (MM), Vertrieb (SD), Finanzwesen (FI), Controlling (CO), Be-standscontrolling und Informationssystem können alle relevanten Unternehmensprozesse in R/3 integriert und ein durchgehender Datenfluß gewährleistet werden.

Die Zusammenarbeit mit einem R/3-Systemhaus aus Ettlingen, das mit der eigenen Branchenlösung Foodsprint bereits reichhaltige Erfahrungen im Lebensmittelbereich vorweisen kann, erleichterte die Umstellung enorm. Beim Kick-Off im Mai war somit ein reibungsloser Projektstart garantiert, der „im Gleichschritt“ mit dem Ettlinger Systemhaus und einem Softwarepartner aus Hamburg und dank der kurz vor dem Realstart durchgeführten Simulations- und Integrationstests nach nur sieben Monaten von Erfolg gekrönt wurde: Anfang Januar 1999 wurde die erste Rechnung mit R/3 erstellt.

Grundlage für die schnelle Realisierung des Projekts war die Einsatzuntersuchung, auf der die Zeit- und Ressourcenschätzung des Ettlinger Softwarehauses beruhte. Nachdem Axel Schrader als Projektleiter bei Brüggen feststand, fanden sich auch schnell Mitarbeiter aus den einzelnen Fachabteilungen, die in modulbezogenen Teams ihre Teilprojekte bearbeiten konnten. Anhand des daraufhin erarbeiteten Feinkonzeptes mit einer Meilensteinplanung wurde in regelmäßigen Roundtables der Stand sowie der Fortschritt des Projektes überprüft.

Dabei fielen die Aufgaben für die einzelnen Projektteams durchaus unterschiedlich aus: In den Bereichen Rechnungswesen/Kostenrechnung gab es bereits im Vorfeld ein klar definiertes Feinkonzept, so daß hauptsächlich der zeitliche Ablauf geplant werden mußte. Der gesamte Logistikbereich wurde dagegen neu organisiert und optimiert. Bei dem „kleinen Business Reengineering“ kontrollierte das Team die einzelnen Abläufe und gestaltete sie zusammen mit den Beratern neu.

„Branchenkompetenz und teamorientierte Arbeitsweise des Ettlinger Systemhauses waren der Schlüssel zum Erfolg“, so Johannes Brüggen, einer der Geschäftsführer des Lübecker Familienunternehmens. Da das alte System komplett durch R/3 ersetzt wurde, waren auch tiefgreifende Veränderungen der Betriebsorganisation notwendig. Beispielsweise wurden die bisherigen Kunden- und Materialnummern modifiziert und an das SAP-System angepaßt, um möglichst nahe am Standard zu bleiben.

Um die Auswahl der geeigneten Hardware kümmerte sich ein Outsourcer, der jetzt mit einem NT-Server garantierte Antwortzeiten von 1/2 Sekunde liefert. Damit konnte sich das Projektteam auf die organisatorischen Kompetenzen konzentrieren und einen Großteil der Zeit in das Erfassen von Produktions-, Umrüst- und Reinigungszeiten sowie weiterer Stammdaten investieren.

Der Einsatz von R/3 führt bei Brüggen zu einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis sowie zu einer Prozeßverbesserung, die sich seitdem im gesamten Produktionsverlauf bemerkbar macht. Eine enorme Zeitersparnis resultiert aus dem zentralen Informationssystem, bei dem jeder Mitarbeiter auf Knopfdruck die gewünschten Informationen erhält, die er früher zeitraubend telefonisch erfragen oder in Akten nachschlagen mußte. Auch eine systemgestützte Chargenrückverfolgbarkeit wird durch die neuangelegte Informationsbasis ermöglicht: Vom Wareneingang bis hin zum Versand werden die Bestände chargengeführt, so daß im System jederzeit ersichtlich und nachweisbar ist, in welcher Charge ein Rohstoff verarbeitet und an welchen Kunden sie geliefert wurde.

Axel Schrader weiß die Vorteile der Komplettsoftware zu schätzen: „Heute verfügen wir über echte Steuerungsinstrumente mit Bestandscontrolling und den SAP-Infosystemen, mit denen wir Störmeldungen auswerten, die durchschnittlichen Durchlauf- und Rüstzeiten sowie die Veränderungen innerhalb einer Periode sehr genau feststellen und analysieren können.“

Das Stichwort für das weitere Vorgehen bei den Getreidespezialisten heißt SCO: Supply Chain Optimization. Dabei handelt es sich um die weitere Verbesserung der durchgehenden logistischen Kette mit Hilfe der integrierten Standardsoftware R/3, beginnend beim Rohstofflieferanten über die Produktion bis hin zum Kunden. Priorität hat bei Brüggen dabei die Absatzplanung und eine darauf zugeschnittene Produktionsplanung, um die vorhandenen Kapazitäten optimal auszunutzen und damit noch schneller und kostengünstiger zu fertigen. Die Basis ist gelegt, weitere Projekte sind zusammen mit dem Ettlinger Systemhaus geplant. Dazu zählt beispielsweise die Einführung einer Barcode-Kennung bei allen Rohstoffen und Produkten von der Warenannahme bis zur Auslieferung. Auf diese Weise kann die Arbeit für die Mitarbeiter nochmals vereinfacht werden. Hierfür sollen demnächst Barcodeleser zum Einsatz kommen, die die erfaßten Daten fortlaufend per Funk an das R/3-System melden. Ein weiterer Schritt in Richtung SCO ist die Anbindung der Wägestation an das EDV-System, um die Rohstoffe je nach Rezeptur automatisch bereitstellen, verwiegen und verbuchen zu können.

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