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Prozesse neu gestalten

Optimierung der Geschäftsabläufe in einem Traditionsunternehmen
Prozesse neu gestalten

Neue Geschäftsfelder, veränderte Kundenstrukturen und -bedürfnisse fordern von den Unternehmen immer wieder, die eigene Organisation und Abläufe anzupassen und zu optimieren. Vor dieser Aufgabe stand auch die traditionsreiche Theo Wellen GmbH & Co. KG Nährmittelfabrik in Krefeld. Insbesondere der Verkauf des Geschäftsfelds Back- und Kochzutaten, Desserts und Getränkepulver, mit einem Jahresumsatz von etwa 30 Mio. Euro im Juli 2001, verlangte nach einer kompletten Neuausrichtung der Geschäftsprozesse. Äußerlich erkennbar ist dieser Wandel in erster Linie durch die Umfirmierung und Aufteilung in Wellen Gutland GmbH & Co. KG und Extruwell GmbH & Co. KG.

Hardy Schürfeld

War der Kundenstamm bislang insbesondere durch die großen Lebensmittelketten gekennzeichnet, so stellen die Mitarbeiter unter der Firmenbezeichnung Gutland nun Bio-Produkte her, die in erster Linie an kleinere Spezialgeschäfte geliefert werden. Darüber hinaus werden unter dem gleichen Dach bei Extruwell im Auftrag für einen Partner extrudierte Fruchtgummis produziert. Mit diesen Veränderungen war auch eine grundlegende Neuausrichtung der Unternehmensprozesse notwendig. Hierzu wurde gemeinsam mit Beratern der Düsseldorfer Firma Syska und der Kölner Unternehmensberatung EScon ein Projekt aufgesetzt. Dabei ist der Name Programm: Noah, d.h. Neue Organisation der Abläufe und Handlungsweisen, steht für einen Neuanfang und die Forderung, alte Zöpfe abzuschneiden und zu neuen Ufern aufzubrechen.
Die deutliche Reduzierung des Mitarbeiterstamms und der Übergang von der anonymen Massenfertigung hin zu einer häufig kundenauftragsbezogenen Kleinst- bzw. Kleinserienfertigung, und entsprechend höherem Kommissionieraufwand, verlangt nach einer neuen Ablauforganisation. Diese ist nicht auf einzelne Abteilungen zu beschränken, sondern muss alle Unternehmensfunktionen mit einschließen.
Aus diesem Grund wurde im Rahmen des Projektes ein Team aus allen relevanten Bereichen gebildet. Angefangen von der Geschäftsleitung, über Vertrieb, Einkauf und Produktion bis hin zu Lager, QS und Auftragsbearbeitung, wurden Mitarbeiter in den Neustrukturierungsprozess integriert. Ziel war es, den dargestellten Soll-Ablauf mit Leben zu füllen, d.h. Festlegungen zu treffen, wie Aufträge durch die unterschiedlichen Unternehmensteile geleitet werden, um den Kunden ein Höchstmaß an Lieferfähigkeit und -qualität bieten zu können.
Die notwendigen Projektschritte
Zentraler Aspekt des Projektes war zunächst, ein tragfähiges Fundament für eine durchgängige Prozessgestaltung zu schaffen. Hierzu wurde eine komplett neue Datenbasis, bestehend aus Artikel-, Kunden- und Lieferantenstammdaten, Arbeitsplänen und Stücklisten, geschaffen. Bevor mit der Eingabe bzw. Überarbeitung der Stammdaten begonnen werden konnte, galt es also, Entscheidungen darüber zu fällen, wie beispielsweise der Artikelnummernschlüssel aufzubauen ist, mit welcher Stücklistenform gearbeitet werden soll, etc. Um hier keine schwerwiegenden Fehler zu machen, wurde von Anfang an die Zusammenarbeit mit dem betreuenden Softwarehaus gesucht, um systemkonform zu arbeiten und die Auswirkungen der zu fällenden Entscheidungen auf die spätere Systemnutzung abschätzen zu können.
Weiter wurden Anpassungsprogrammierungen in Auftrag gegeben, die unter anderem das Layout der Fertigungspapiere und den Ausdruck von Palettenbegleitscheinen und Barcodelabels betrafen. Hiermit kann gewährleistet werden, dass jeder Artikel eindeutig identifiziert werden kann. Um in dieser Beziehung eine Durchgängigkeit sicherzustellen, wurde auch Kontakt zu den Lieferanten aufgenommen, die nun größtenteils die Ware in der gewünschten Form mit Artikelnummer, Bezeichnung, Menge und Mengeneinheit kennzeichnen. Diese Maßnahmen, in Verbindung mit einer zeitnahen Buchung der Warenbewegungen, haben innerhalb kurzer Zeit zu einer deutlichen Verbesserung der Bestandsgenauigkeit geführt, die regelmäßig im Rahmen einer permanenten Inventur überprüft wird.
Weitere wichtige Schritte zur Erreichung dieser Bestandsgenauigkeit lagen in der Umgestaltung des Fabriklayouts dergestalt, dass nun eine eindeutige Trennung zwischen Produktions- und Lagerbereichen besteht und externe Lager aufgelöst werden konnten. Weiterhin sind für unterschiedliche Warengruppen festgelegte Lagerzonen eingerichtet worden, so dass ein schnelles Auffinden der Materialien auch ohne buchungsaufwändige Stellplatzverwaltung möglich ist.
Simulation am Arbeitsplatz
Aufbauend auf diesem Datenfundament konnten anschließend die Unternehmensprozesse gestaltet werden. Jeder Teilprozess wurde hierzu in Zusammenarbeit mit den betroffenen Mitarbeitern detailliert untersucht und bezüglich seiner Schnittstellen zu anderen Teilprozessen, dem Informationsbedarf, der notwendigen EDV-Unterstützung und eventuell erforderlicher Mitarbeiterschulungen definiert. Diese Projektarbeit wurde jeweils direkt an den betroffenen Arbeitsplätzen und nicht in Besprechungsräumen durchgeführt, um die realen Bedingungen simulieren zu können
So konnte sichergestellt werden, dass das vorhandene Mitarbeiter-Know-how genutzt wird und gleichzeitig mögliche Schulungsdefizite oder bestehende Infrastrukturschwächen aufgedeckt werden. Neben den direkt betroffenen Mitarbeitern wurden nach Möglichkeit auch die Stelleninhaber der vor- und nachgelagerten Prozessschritte beteiligt. Ziel dieser Maßnahme war, das Verständnis für die Probleme der Kollegen zu schärfen und zu verstehen, warum einige Prozesse auf den ersten Blick vielleicht etwas aufwändiger erscheinen, im Gesamtzusammenhang aber Sinn machen.
Neben den Projektgesprächen in den Kleingruppen und einer konsequenten Protokoll-kontrolle wurden in regelmäßigen Abständen auch Informationsveranstaltungen für alle Beteiligten durchgeführt. Darüber hinaus wurde im Rahmen dieser Veranstaltung auch ein permanentes Feedback gegeben, an welchen Stellen noch weiterer Verbesserungsbedarf besteht.
Die Ergebnisse der Bemühungen
Dank engagiertem Einsatz der Mitarbeiter konnten schnell positive Ergebnisse erzielt werden. So ist die Bestandsgenauigkeit merklich angestiegen, die Lieferbereitschaft hat zugenommen und die Auslastung der Produktionskapazitäten konnte gesteigert werden. Fehlmaterial, Suchaufwand und Maschinenstillstände konnten deutlich reduziert werden, so dass auch die Planungssicherheit zugenommen hat. Die Beruhigung der Abläufe führt zudem dazu, dass die Mitarbeiter mehr Zeit für die Bedürfnisse der Kunden investieren können.
Nichts desto trotz ist dies nur der Anfang. Die sich permanent weiter ändernden Rahmenbedingungen und die guten Wachstumsaussichten im Bio-Nahrungsmittelbereich lassen bereits jetzt erwarten, dass Noah zum Dauerbrenner wird.
www.escon-online.de
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