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Schluss mit der Tabellenwirtschaft

Brezelbäckerei steuert Auftragsplanung mit SAP
Schluss mit der Tabellenwirtschaft

In naher Zukunft werden in der Produktionsplanung der Brezelbäckerei Ditsch GmbH auch die letzten Excel-Tabellen verschwunden sein. Die Produktionsplanungskomponente von SAP wird automatisch Planzahlen und Kundenaufträge für das Erstellen der Fertigungsaufträge berücksichtigen.

Rund 180 Filialen werden zwei Mal wöchentlich von Ditsch mit tiefgefrorenen Brezeln und anderem Laugengebäck beliefert, dazu kommt das nicht unbeträchtliche Großhandelsgeschäft. Neben dem logistischen Aufwand ist eine genaue Produktionsplanung daher bei Ditsch ein wichtiger Grundstein zum Erfolg.

Aktuelle Daten für den Vertrieb
Seit Januar 2001 setzt Ditsch bereits die SAP-Branchenlösung Foodsprint von command ein und hat damit Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung sowie die Kassensoftware für die Filialen in einem einheitlichen System zusammengeführt. Das SAP-System ist auf einem zentralen Server in Mainz installiert, die Mitarbeiter im Werk in Oranienbaum greifen über Standleitung darauf zu. Seit Oktober 2003 ist nach einer ausführlichen Testphase auch die Produktionsplanungskomponente von SAP im Einsatz. Die integrierte Lösung hat bei Ditsch nicht nur die Planung erleichtert, sondern vor allem die Auftragserfassung enger mit der Produktionsplanung und der Lagerverwaltung verknüpft: „Der Vertrieb ist jetzt jederzeit über den aktuellen Lagerbestand informiert. Er verkauft also immer nur die Ware, die auch tatsächlich verfügbar ist. Und der Kunde erhält eine zuverlässige Aussage, ob die Ware lieferbar ist“, nennt Michael Roche, Betriebsleiter bei Ditsch, einen wesentlichen Vorteil der Lösung.
Bei der Abwicklung der Bestellungen mit den eigenen Filialen spielt die Produktionsplanungskomponente zunächst keine Rolle. Sie nehmen die Ware so gleichmäßig ab, dass die für die Filialen verfügbaren Produkte ausschließlich bestandsgesteuert geführt werden: Das heißt, die Planung erfolgt nicht aufgrund der Bestellungen der Filialen, die über den Kassenserver in SAP eingehen, sondern aufgrund der Änderungen im Fertigwarenbestand. Geht die Lieferung per LKW an die Filialen, wird die Ware automatisch aus dem Bestand ausgebucht. Beim nächsten nächtlichen Planungslauf berücksichtigt SAP die aktuell im Tiefkühllager vorhandenen Mengen bei der Produktionsplanung, um den vorgegebenen Mindestbestand wieder zu erreichen.
Unterschiedliche Bestellmengen
Das Geschäft mit dem Großhandel unterliegt dagegen größeren Schwankungen: Ein Handelskunde bestellt schon mal in einer Woche vier LKW voll Brezeln, in der nächsten Woche nichts und in der darauf folgenden plötzlich acht LKW-Ladungen – auf solch unterschiedliche Bestellmengen muss Ditsch vorbereitet sein und auch liefern können. Hier kommen die Vorteile der integrierten Produktionsplanung voll zum Tragen. 350 unterschiedliche Artikel können Handelskunden ordern, viele davon sind Sonderanfertigungen mit kundenspezifischen Rezepturen oder Verpackungen. „Die Bestellungen der Händler gehen heute direkt in die Produktionsplanung mit ein – zusammen mit den Planzahlen für die bestandsgeführten Produkte“, erklärt Roche. Nach dem nächtlichen Planungslauf sieht der jeweilige Schichtleiter am Morgen sofort, welche Rohstoffe in der benötigten Menge vorhanden sind und für welche das System automatisch einen Bestellvorschlag generiert hat, da der Mindestbestand unterschritten wird. Jeden Abend erfolgt dann die Freigabe der Fertigungsaufträge, die am nächsten Tag produziert werden sollen. Durch die Freigabe bestätigt der Produktionsleiter, dass er die Produkte in der vorgegebenen Menge und Zeit produzieren kann. Neu für Ditsch sind die im System gepflegten Artikelstücklisten für die Produktion. Sie enthalten sämtliche Rezepturbestandteile und Packmaterialien in den jeweils erforderlichen Mengen und steuern die Abbuchung des verwendeten Materials aus dem Bestand.
Anbindung der Lagerverwaltung
Die bereits zuvor eingesetzte Lagerverwaltungssoftware von Westfalia-WST-Systemtechnik, Borgholzhausen, ist über eine Schnittstelle an Foodsprint angebunden. Die Software verwaltet die Fertigware vollautomatisch nach dem Fifo-Prinzip – über die Verknüpfung von Artikelnummer und Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD), das die WST-Software vom Produktionsdatum ausgehend errechnet. Die Fertigprodukte erhalten Barcodeetiketten, die per Scanner in das Lagerverwaltungssystem eingelesen werden. Anschließend übergibt die Software die eingelesenen Informationen an die SAP-Branchenlösung. Der Schichtleiter bestätigt in Foodsprint, dass der Fertigungsauftrag abgearbeitet ist. Früher war es dann die Aufgabe eines Mitarbeiters, das Material manuell aus dem SAP-Bestand auszubuchen. Heute aktualisiert das System automatisch den verminderten Materialbestand; die Produktionsplanungskomponente errechnet dazu beispielsweise, wie viel Mehl oder Hefe für die produzierte Menge an Brezeln notwendig ist und addiert dazu den entsprechenden Überverbrauchszuschlag. Die Überverbräuche sind Erfahrungswerte und entsprechen nicht den tatsächlichen Verbräuchen, daher führt Ditsch ein Mal pro Monat für jeden Rohstoff eine Inventur durch und korrigiert den Bestand im System.
Genauere Lieferzusagen
Den Nutzen der SAP-Produktionsplanung muss der Betriebsleiter nicht eindeutig beziffern können – es reicht, dass er vorhanden ist. Michael Roche: „Wir haben bereits eine deutlich verbesserte Koordination zwischen Vertrieb und Produktion erreicht, was genauere Lieferzusagen zur Folge hat und letztendlich auch zufriedene Kunden.“ Außerdem ist die auftragsbezogene Produktionsplanung verfeinert geworden. Heute plant Ditsch auf der Basis einzelner Artikel und in geringeren Produktionszeiträumen, wo früher in Blöcken von acht Stunden produziert werden musste.
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Check-up zur Chargenrückverfolgung
Command hat eine Checkliste für IT-Systeme zur neuen EU-Verordnung 178/2002 veröffentlicht. Mit ihr lässt sich ermitteln, welche Kriterien ein IT-System mindestens erfüllen muss, um eine lückenlose Chargenrückverfolgung zu gewährleisten.
Ab dem 1. Januar 2005 muss die gesamte Lieferkette – quasi vom Ladentisch zurück bis auf den Acker – dokumentiert und jederzeit nachprüfbar sein. Erfüllt das IT-System eines Unternehmens diese Anforderung nicht, muss bis spätestens Ende dieses Jahres nachgerüstet werden. Unter anderem müssen IT-Systeme folgende Mindestanforderungen erfüllen:
  • Dokumentation des Lieferanten einer Ware, des Empfängers der Ware (Kunde) sowie der Ware selbst und ihrer Inhaltsstoffe
  • Dokumentation des Lieferdatums
  • Halbfabrikate – jeder lagerfähige Produktionsschritt muss über eine eigene Materialnummer/Charge/Palettennummer festgehalten werden
  • Abbildung einer neuen Chargennummer, wenn die Ware auf Lager gelegt wird
Die komplette Checkliste Können Sie unter www.chargenrückverfolgung.de oder www.foodsprint.de downloaden.
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