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Wie am Schnürchen

Schnelle Umsetzung eines SAP-Projekts bei den Clever Stolz Lebensmittelwerken
Wie am Schnürchen

Innerhalb von nur neun Monaten schaffte ein ehemaliges Produktionswerk der Unilever Bestfoods Deutschland GmbH in Kleve den kompletten Aufbau zum selbstständigen Unternehmen, einschließlich SAP-R3-Einführung. Ein striktes Zeitmanagement und die enge Zusammenarbeit zwischen den Beratern der GSOAG und den Mitarbeitern ermöglichten den erfolgreichen und effizienten Projektverlauf.

Bei Unilever Bestfoods Deutschland, mit Hauptsitz in Hamburg, führten die Preis- und Kostenentwicklungen dazu, ihren Produktionsstandort in Kleve, die heutige Clever Stolz Lebensmittelwerke (CSL) GmbH, im Jahr 2002 in die Selbstständigkeit zu entlassen. Als eigenverantwortliches Unternehmen produziert und vertreibt CSL Markenartikel und Distributor Own Brands (DOBs). Mit Margarinen und Spreads, Dressings, Feinkost (Ketchup, Majonäse) sowie Raffinaten erzielten die 380 Mitarbeiter einen Gesamtumsatz von 43,5 Mio. Euro. Durch die Trennung von Unilever, mussten bei CSL Bereiche wie Vertrieb, Einkauf, Personal oder EDV komplett neu aufgebaut werden – und dies in Jahresfrist. Ein sportliches Ziel, wie Michael Benning, Leiter Rechnungswesen bei CSL, formuliert: „Für einen Mittelständler wie uns war das ein großer Schritt. Wir waren quasi ein Werk im SAP-R/2-System des Unilever-Konzerns. Das Migrationsprojekt nach SAP R/3 legte dann automatisch den Termin für uns fest. Zum 1. Januar 2003 musste unser eigenes IT-System aufgebaut und die Daten in eine neue Unternehmenssoftware überführt sein“.

Alle Möglichkeiten offen
Unter Hochdruck begann die Suche nach einer geeigneten Softwarelösung. „An SAP hatten wir zunächst nicht gedacht. Wir glaubten, die IT-Systeme wären für uns eine Nummer zu groß. Zu viele Ressourcen würden gebunden, da keiner die Softwarelösung genau kannte“, äußerte Dieter Dahmen, Leiter Kundenservice bei CSL, seine Bedenken. „Sehr schnell haben wir jedoch festgestellt, dass wir uns mit einem SAP-System alle Möglichkeiten offen halten. Auf den ersten Blick ist der Einführungsaufwand – vor allem aufgrund der Neuausrichtung der Geschäftsprozesse – vielleicht etwas höher als bei anderen Produkten, dafür können wir uns jedoch aus einem wahren Funktionsschatz bedienen. Das zahlt sich langfristig aus.“
Schließlich will man sich bei dem Lebensmittelwerk in Kleve für kommende Aufgaben schon heute rüsten, etwa für die Abwicklung des neuen Geschäftsbereichs, der als Clever Stolz Phoenix GmbH firmiert und ein neues Produkt von Unilever als Co-Packer herstellt. Oder aber für geänderte Anforderungen in der Finanzbuchhaltung. Denn: Der Wandel vom Produktionsstandort zur GmbH änderte vor allem die Prozesse in diesem Bereich. „Als Produktionswerk war für uns nur die Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung relevant. Als selbstständiges Unternehmen müssen wir nun die komplette Finanzbuchhaltung sowohl für die Clever Stolz Lebensmittelwerke als auch die Clever Stolz Phoenix abwickeln“, erläutert Finanzexperte Benning. Durch die Unternehmensselbstständigkeit steigt vor allem der Anteil der Vorfinanzierung. Benning weiter: „Die Aufwendungen für das eingesetzte Material machen rund 80 bis 90 % der Produktionskosten aus. Um mehr Transparenz zu erhalten, forderten wir, dass die künftige Unternehmenssoftware Rohstoffe nicht nur mengen-, sondern auch wertmäßig erfasst. Für die Rechnungslegung ist das extrem wichtig.“
Komplexe Prozesse abbilden
Die unterschiedlichen Produktionszweige machen die Abrechnungsabläufe zusätzlich komplex. Neben Margarine, Salat Dressings, Ketchup und Majonäse werden auch Raffinate hergestellt. Zum einen fließen davon 26 214 t als Eigenbedarf in die Produktion ein. Zum anderen liefert CSL rund 165 119 t der Halbfertigerzeugnisse an Dritte. Die Raffinerie läuft auf drei Ebenen ab: Rohware, Halbfertigware und Raffinat. Diese Aufteilung erfordert eine hohe Datentransparenz. Ob z. B. die Raffinate als Flüssigware im Tankzug weiterverkauft oder als Halbfertigware an die eigene Margarineproduktion weitergegeben werden, spielt für die Buchhaltung eine wichtige Rolle. Ist doch selbst eingesetzte und beigestellte Ware wertemäßig getrennt voneinander auszuweisen. Einmal erfasst, stehen die entsprechenden Daten in sämtlichen eingebundenen Unternehmensbereichen zur Auswertung und Weiterverarbeitung zur Verfügung.
Über die integrierte Datenbasis werden neben den Warenbewegungen auch sämtliche Prozessschritte lückenlos erfasst. So entstehen per Tastendruck automatisch Stücklisten und Fertigungsaufträge. Die daraus generierten Informationen wiederum finden automatisch Eingang in die Produktionsplanung und je nach Relevanz auch in den Vertrieb, beispielsweise als Grundlage für Versandpapiere. Speziell auf die Materialwirtschaft bezogen, versehen die Clever Stolz Lebensmittelwerke nun ihre unterschiedlichen Materialarten mit entsprechenden Materialnummern. Die zusätzliche Einteilung in verschiedene Bewegungsarten ermöglicht die notwendige buchmäßige Trennung von unbewerteten Materialien wie beigestelltem Rapsöl von Unilever und bewerteten Materialien wie Sonnenblumenöl aus dem Eigenbestand der Clever Stolz Lebensmittelwerke.
Erschwerend kommt bei diesem Ablauf hinzu, dass Zeiterfassungsdaten von Lohnempfängern bei Abrechnungen sowie Datenübergaben an das Produktionssystem berücksichtigt werden müssen. Zu diesem Zweck werden die einzelnen Arbeitsgänge, die entsprechenden Auftragsnummern und Zuschlagsstunden in einem separaten System erfasst und wöchentlich per Schnittstelle an SAP übergeben. Bei der Abbildung des Prozesses in der SAP-Lösung zeigte sich die Kompetenz des beauftragten Systemhauses GSOAG Consulting AG. Durch weit reichende Erfahrungen in der Food-Branche und in der Projektleitung lief die SAP-Einführung trotz kleinerer Probleme zügig ab. Vor allem war man bei CSL auf einen Partner angewiesen, der darauf drängte, im Zeitlimit zu bleiben. „Wenn die Ampeln aufgrund von Verzögerungen auf rot standen, konnten die Berater immer wieder schnelle Entscheidungen herbeiführen und Zeit aufholen“, beschreibt Benning die Zusammenarbeit. „Zudem bot uns der SAP-Standard so umfangreiche Möglichkeiten, dass wir auf Modifikationen nahezu verzichten konnten. Lediglich kleinere Ergänzungen zum Beispiel für die Contract Disposition waren nötig.“ Auf diese Weise ließ sich das sportliche Ziel – in nur neun Monaten von der Auswahlphase bis zur Nutzung der Unternehmenssoftware zu gelangen – erreichen.
Heute ist der gesamte Belegfluss und Status eines Auftrags lückenlos nachvollziehbar. Im Materialmanagement bedarf es nur eines Doppelklicks, um über die Bildschirmmaske vom Beleg zur Auflistung der Rohstoffe eines Raffinates zu gelangen, die einem bestimmten Auftrag zu Grunde liegen. Darüber hinaus lassen sich Lagerfertigung und Einzelfertigung auf der Grundlage spezieller, nach Kundenwunsch entwickelter Rezepturen nun wesentlich schneller und transparenter planen und umsetzen. Auch bieten die zahlreichen Auswertungsoptionen des Reportings neue Möglichkeiten, um saisonale Nachfrageschwankungen, wie das Backgeschäft um Ostern und Weihnachten mit sich bringt, noch detaillierter auszuwerten.
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