Zeitplanung ja, Zeitkorsett nein

Sabine Koll

„Ziel eines jeden Messebesuchs muss es sein, eine maximale Marktausschöpfung zu erreichen“, stellt Gerd Bise klar. „Wenn ich jedoch einfach so ins Blaue auf eine Messe gehe – ganz nach dem Motto: Mal sehen, was es dort gibt – werde ich nicht viel erreichen.“ Der Geschäftsführer der Bise Fair Consulting, Nürnberg, beobachtet immer wieder, dass Messebesucher nicht das Optimum aus ihren Reisen herausholen, weil sie nicht strategisch planen. Eine solche Planung sollte seiner Meinung nach damit beginnen, sich über die Ziele des Messebesuchs im Klaren zu sein. Ein einfacher Satz wie „Ich gehe zur Achema, um spezifische Pumpen für unsere Produktion zu sondieren“ oder „weil ich mit meinen Lieferanten die Konditionen neu verhandeln will“ erfüllt diesen Zweck. Das Wichtigste dabei: Die Ziele sollten konkret und quantifizierbar sein.

Daraus lässt sich ableiten, welcher Teilbereich der Messe für den Besucher relevant ist. Der Messekatalog – ob in gedruckter Form vorab bestellt oder in elektronischer Form im Internet unter www.achema.de oder mit PDA und Handy unter http://pda.achema.de zu finden – gibt dann Aufschluss darüber, wie in etwa das Pflichtprogramm aussieht: Welche Marktführer auf alle Fälle besucht werden sollten und wie viele Aussteller es in dem Bereich überhaupt gibt. Darüber hinaus lohnt der Besuch der Achema-Datenbank Woice, einem viersprachigen internationalen Firmen- und Bezugsquellenverzeichnis für Ausrüstungsgüter der Chemischen Technik, des Umweltschutzes und der Biotechnologie. Daneben dient sie als Forum und Kooperationsbörse, damit Aussteller und Besucher vor und nach der Messe in Kontakt treten können. Für registrierte Besucher gibt es diesen Zugang ganzjährig; bis zum Ende der Achema ist er unter www.woice.de für jedermann frei zugänglich. „Für den Besucher macht eine solche Internet-Plattform das Medium Messe noch effizienter“, ist Bise überzeugt.

Doch das alleine reiche nicht: „Man sollte im Vorfeld intensiv im Internet und in Fachmedien recherchieren, ob der Hersteller etwa Neuheiten zur Messe mitbringt, die mich wirklich interessieren.“ Anschließend sollte man sich überlegen, welcher Ansprechpartner des Herstellers auf der Messe die eigenen Fragen am besten beantworten kann: Der Vorstand, der Geschäftsführer, jemand aus Forschung & Entwicklung oder ein Vertriebsmitarbeiter. Mit der Person oder dem Personenkreis gilt es dann, vorab telefonisch einen Termin zu vereinbaren. Auf diese Art und Weise entsteht Zug um Zug das Pflichtprogramm für den Messebesuch.

„Doch zwängen Sie sich nicht in ein allzu enges Zeitkorsett“, mahnt der Experte. Ein durchschnittlicher Messebesuch dauere heute 1,5 Tage. Da müsse man sich damit abfinden, nur ein Bruchteil der rund 4000 Achema-Aussteller besuchen zu können. „Termine im Fünf-Minuten-Rhythmus sind unrealistisch. Außerdem kann es immer vorkommen, dass ein Hersteller ein interessantes Produkt auf dem Messestand hat, was nicht im Vorfeld zu sehen war und auf das der Ansprechpartner während der Terminabsprache auch nicht aufmerksam gemacht hat. Da wäre es doch schade, wenn man wegen eines Folgetermins fluchtartig den Stand verlassen müsste.“

Das Gespräch auf einem Stand lässt sich zudem noch durch zusätzliche Recherche im Vorfeld optimieren. „Alles, was nicht dem Haptischen oder dem persönlichen Kontakt dient, also Daten zu technischen Konfigurationen oder zur Leistungsfähigkeit eines Produkts, lässt sich schon aus Informationen der Hersteller entnehmen, die diese zur Verfügung stellen“, erklärt Bise. „Je mehr Informationen Sie vorab recherchieren, desto weniger besteht die Gefahr, im Gespräch in Frankfurt vom Hölzchen aufs Stöckchen zu kommen.“ Sprich: Man kann tiefer ins Detail gehen, das ausgestellte Produkt genauer unter die Lupe nehmen und vor allem den persönlichen Kontakt in den Mittelpunkt stellen. Wer im Team auf die Messe geht, sollte die Arbeit sinnvoll auf alle Schultern verteilen. So kann man sich die Standbesuche nach Firmen, Produkten oder nach Themen aufteilen.

Egal, ob in der Gruppe oder allein unterwegs: Der Experte rät dringend dazu, 10 bis 20 % des Zeitbudgets nicht fest zu verplanen, sondern in dieser Zeit zur Ideenfindung Messestände anzusteuern. „Dabei kann man nach Ergänzungen der eigenen Produktpalette, nach kompatiblen Produkten oder auch nach Add-ons Ausschau halten. „Das Unerwartete zu sehen, kann ein großer Gewinn sein, wenn man sich dafür öffnet“, sagt Bise. Dazu könne es durchaus hilfreich sein, Hallen aufzusuchen, die auf den ersten Blick nichts mit der eigenen Nomenklatur zu tun haben. Der Blick über den Tellerrand hinaus ist oft hilfreich für die Lösung der eigenen Probleme.

Unbedingt einplanen sollte man laut Bise auch den Kongress, der parallel zur Messe läuft: „Bei einer Hightech-Veranstaltung wie der Achema ist das Kongressprogramm ein absolutes Muss, da der Besucher hier ein Gefühl dafür bekommen kann, was State-of-the-Art in der Technik ist und wohin der Trend geht. Das gibt Orientierung für das eigene Unternehmen, um im Wettbewerb bestehen zu können.“ Gleiches gelte für die Sonderschau „Chemie und Biotechnologie regenerativer Rohstoffe und Energieträger“. Bise: „Man muss das Dargestellte nicht als Ultima Ratio anerkennen. Doch es trägt auf alle Fälle zur Meinungsbildung und Positionsbestimmung bei.“ Ebenso rät er, Gemeinschaftsstände aufzusuchen, wie sie etwa das Saarland oder die Industrie- und Handelskammer Halle-Dessau organisieren: „Sie haben in der Regel kleine, aufstrebende Unternehmen an Bord, die man nicht unbedingt kennen kann.“

Auf der Messe angekommen, empfiehlt es sich, das computergestützte Informations- und Leitsystem zu nutzen, das in allen Messehallen zu finden ist. Hier kann der Besucher seine Termine eingeben – und der Computer rechnet den optimalen Laufweg aus. „Das ist bei einem so großen Messegelände wie in Frankfurt sinnvoll, da man sich ansonsten die Füße platt läuft“, erläutert Bise.

Für die Verständigung mit den Gesprächspartnern auf den Ständen reicht zwar vielfach die deutsche Sprache. Doch sollte man sich bei einer internationalen Leitmesse wie der Achema immer auf die Sprachfähigkeiten und die Mentalität der Aussteller einstellen. „Die Deutschen haben als Exportweltmeister in der Regel kein Problem damit, Englisch zu sprechen,“ weiß Bise. Doch kennt er durchaus Beispiele für nicht zustande gekommene Geschäfte – weil Besuchern und Ausstellern die gemeinsame Sprache fehlte. Ein Tipp: Dolmetscher einbinden und gegebenenfalls frühzeitig buchen.

Am besten schon während der Messe, spätestens aber am Abend oder Tag danach, ist die qualitative Bewertung aller Kontakte wichtig. „Es nutzt gar nichts, wenn ich mit einem Riesenstapel Visitenkarten nach Hause komme und anschließend 14 Tage in Urlaub gehe, um mich vom Messestress zu erholen. Denn danach kann ich die Hälfte der Karten schon nicht mehr richtig zuordnen.“ Deshalb: immer kurze Vermerke machen.

Dann gilt es, die Kontakte möglichst zeitnah abzuarbeiten. Für einen Einkäufer ist die Regel dabei nicht ganz so eng auszulegen wie für jemanden, der auf der Suche nach Kooperationspartnern auf der Messe unterwegs war. „Wenn auf der Messe ein guter Kontakt zustande gekommen ist, sollte man ihn nicht erst acht Wochen ruhen lassen. Das macht keinen guten Eindruck“, sagt Bise. Dabei muss das Feedback gar nicht umfassend sein. Es reicht unter Umständen eine E-Mail, in der man um weitere Informationen bittet oder in der man einen kurzen Zwischenbescheid gibt.

Zudem ist es wichtig, die auf der Messe gewonnenen Informationen den relevanten Stellen im Unternehmen zu kommunizieren. Das kann je nach Zielsetzung der Vorstand sein, aber auch Forschung & Entwicklung oder der Vertrieb. Bise: „Niemand sollte schließlich auf einer Messe Herrschaftswissen erwerben.“ Wer im Team auf der Messe unterwegs ist, beginnt am besten schon abends mit einem kurzen Erfahrungsaustausch mit den Kollegen. Der Experte: „Am besten, bevor man den Abendtermin in Angriff nimmt.“