Kleinstaufträge im Handumdrehen erledigen

Contractor-Prozesse im Anlagenbau und in der Prozessindustrie werden gewöhnlich mit SAP oder anderen gängigen ERP-Systemen abgewickelt. Schließlich sind SAP-Systeme bei den meisten Großanlagenbauern in der Chemie-, Öl- und Gasindustrie standardisiert im Einsatz. Über SAP-Systeme pflegen Konzerne hauptsächlich Kreditoreninformationen und greifen daher im Contractor-Management gerne auf das bewährte System zurück. Doch das kaufmännische Supply-Chain-Management-System stößt bei komplexen Ausschreibungen oft an seine Grenzen. Großprojekte erfordern detaillierte Auswertungen mit mehrstufigen Leistungsverzeichnissen, die sich mit gängigen ERP-Systemen nur schwer und mit erheblichem Customizing-Aufwand bewerkstelligen lassen. Dies belastet nicht nur die Nerven von Projektleitern und Management, sondern gleichsam auch die Budgets.

Wie sehen die technischen Prozesse im Rahmen eines Großprojekts im Anlagenbau aus? Konzerne formulieren einen Bedarf, schätzen die Kosten ab, wählen darauf den infrage kommenden Bieterkreis aus, formulieren anschließend eine detaillierte Anfrage, werten Angebote von Kontraktoren aus und schließen letztendlich Verträge mit den beteiligten Unternehmen. Da im SAP-System gewöhnlich nur Kreditoren gelistet sind, beginnen die Schwierigkeiten oft schon in der Auswahl der passenden Kontraktoren für unterschiedliche Gewerke. Dennoch möchten Unternehmen auf eine durchgängige Verbindung zu ihrem SAP-System nicht verzichten. Die Prozessindustrie vertraut auf die Release-sichere, kaufmännische Software im Bereich der Belege und der Kostendefinition. RIB schlägt somit keinen Umstieg vor, sondern eine vollständige Integration: Innerhalb der RIB-Softwarelösung lassen sich alle technischen Prozesse, wie Ausschreibung und Abwicklung der Rahmenverträge, durchgängig managen. So können Großkonzerne etwa alle infrage kommenden Unternehmen für unterschiedliche Gewerke eines Projekts direkt in RIB-EPC selektieren. Die Integration dieser Prozesse sowie der durchgängige Austausch von Belegen, Nachrichten und Statusinformationen in das unternehmensweit etablierte ERP-System sind zu jeder Zeit möglich. Aus diesem Grund arbeitet RIB Software eng mit SAP zusammen. Schnittstellen – für eine reibungslose Kommunikation zwischen technischen und kaufmännischen Prozessen innerhalb eines Großprojekts und bei der Abwicklung von Instandhaltungsmaßnahmen – wurden bereits von SAP zertifiziert. Seit April 2008 ist die RIB außerdem SAP-Software-Partner.

Doch nicht nur die Datenkommunikation mit dem ERP-System des Generalunternehmers oder Anlagenplaners muss stimmig sein: Oft ist der Contractor-Prozess unübersichtlich, da weder die Kontraktoren genau Bescheid wissen, welche Informationen der Auftraggeber benötigt, noch der Konzern in der Lage ist, die Vielzahl unterschiedlicher Formate intelligent und übersichtlich auszuwerten. Da der Ausschreibungsprozess zwischen Auftraggeber und den beteiligten Kontraktoren im Anlagenbau bislang bei Datenformaten und Prozessen nicht durchgängig standardisiert ist, ist das Chaos manchmal nahezu perfekt. So fehlen Informationen in Bieterunterlagen, Auftraggeber sind nicht vollständig über alle am Projekt beteiligten Subunternehmer informiert, Leistungsbeschreibungen oder Allgemeine Geschäftsbedingungen können von Kontraktoren nicht eingesehen werden oder große E-Mail-Anhänge verschwinden im Datennirwana beziehungsweise im Spamfilter.

RIB betreibt speziell für diese Prozesse zwischen Kontraktoren und Auftraggebern ein Contractor-Portal. Dieses versendet Statusmeldungen per E-Mail an beteiligte Kontraktoren. Alle strukturellen Daten können direkt über das Internet abgerufen und je nach Komplexität entweder online ausgefüllt oder offline bearbeitet werden. Eine spezifische Reminder-Funktion erinnert Kontraktoren rechtzeitig an die Deadline für die Angebotabgabe. Dieser vollkommen papierlose Prozess beschleunigt die Kommunikation nicht nur erheblich, sondern prüft Vorgänge außerdem auf Vollständigkeit und Plausibilität. Damit können eingegangene Kontraktorenangebote auf einfache Weise miteinander verglichen werden. Allgemeine Geschäftsbedingungen, Leistungsbeschreibungen sowie andere für den Prozess relevante Dokumente können somit nicht mehr vergessen werden.

Ein spezifischer Client informiert Kontraktoren, welche Angaben innerhalb der Formulare zwingend gemacht werden müssen. Auf diese Weise erhalten Auftraggeber die Unterlagen aller Bieter im einheitlichen Format und relevante Informationen liegen stets vor. Und auch Kontraktoren sparen beim Ausfüllen der Formulare Zeit. Die Plattform protokolliert dabei außerdem revisionssicher die Aktivitäten aller Beteiligten. Sicherheitsrelevante Komponenten wurden nach dem internationalen Standard IT-SEC zertifiziert. Im praktischen Einsatz bei der Deutschen Telekom ist die Applikation bereits SOX-geprüft.

Auch die Abwicklung von Rahmenverträgen findet in einem kontinuierlichen Dialog zwischen der Work-Order-Komponente, RIB und SAP statt: So können diese entweder in SAP direkt oder innerhalb des RIB-Portals generiert werden, wobei Bestell- und Rahmenvertragsnummern direkt aus dem ERP-System in das RIB-Portal transferiert werden. Wird ein Rahmenvertrag vom Kontraktor angenommen, erfasst er alle Leistungspositionen. Die anschließende Leistungsprüfung und -abnahme erfolgt auf dem Portal und wird vom Auftraggeber vorgenommen, bevor die Daten wiederum in das SAP-System übertragen werden. Über das SAP-System ist dabei stets sichergestellt, dass nur dann eine Rechnung erzeugt werden kann, wenn eine entsprechende Bestellung vorliegt. Generalunternehmer und Anlagenplaner können innerhalb des Prozesses definieren, bei welcher Betragshöhe eine sofortige Gutschrift innerhalb des SAP-Systems eingeleitet wird. Dies spart Konzernen mühselige Zweit- oder Drittprüfungen bei Kleinstaufträgen und beschleunigt die Prozesse.

cav 474

Lösungen für Anlagenbauer