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Auch nach 100 Jahren noch sicher lesbar

Sika sichert Projektwissen mit dem pdfaPilot
Auch nach 100 Jahren noch sicher lesbar

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Papierarchivierung ist so lange schlüssig, wie auch Prozesse in einem Unternehmen auf Papier basieren. Wenn, wie bei der Sika Technology AG, maßgebliche Produktentwicklungsprozesse inzwischen elektronisch unterstützt ablaufen, ist ein digitales Archiv sinnvoll. Dieses hat das Unternehmen mit dem ISO-zertifizierten PDF/A-3-Format realisiert und stellt damit sicher, dass auf Office-Dokumente auch nach 50 oder 100 Jahren noch zugegriffen werden kann.

Autorin Nicole Körber Wirtschaftsinformatikerin (BA)

Sika ist ein global tätiges Unternehmen der Spezialitätenchemie und führender Anbieter von Werkstoffen und Prozessmaterialien für das Dichten, Kleben, Dämpfen, Verstärken und Schützen von Tragwerkstrukturen am Bau und in der Industrie. Das Unternehmen hat seinen sitz in Baar, Schweiz, Hauptstandort der Forschung und Entwicklung ist Zürich. Bei den Prozessen der Neu- und Weiterentwicklung ist Sika aus Gründen der Qualitätssicherung einer strengen Dokumentationspflicht unterworfen. Die Produkte des Unternehmens sind viele Jahre im Einsatz. Sollte es zu Beanstandungen kommen, muss Sika seine Produktentwicklungsprozesse mittels Testergebnissen und Laborberichten jederzeit nachweisen können. Dies geschieht mithilfe von Projektakten, in denen Entwicklungsprozesse und Freigabeberichte dokumentiert sind.
Das Dokumentvolumen ist in den letzten Jahren stark angestiegen, denn die Workflows der Forschungs- und Entwicklungsprozesse, die früher noch papierbasiert abliefen, finden heute weitgehend elektronisch statt. So müssen auch die aus den Workflows resultierenden Dokumente digital abgespeichert werden. Damit schafft der Spezialitätenhersteller langfristig eine wertvolle Wissensbasis, in der er Formulierungs- und Produktwissen seiner Herstellprozesse für eine lange Zukunft gespeichert hat.
Zusammenhänge erhalten
Bei der Ablösung des bisherigen Datenmanagementsystems (DMS) und der Überführung der Projektakten in eine Nachfolgerlösung bestand die Herausforderung darin, die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Dokumenten innerhalb der Projektakten zu erhalten. Diese ließen sich jedoch nicht ohne Weiteres exportieren. So war man gezwungen, die Zusammenhänge zwischen den Dokumentationen und ihre Zuordnung zu Projekten per Excel aufwendig nachzuführen. Aufgrund dieser Erfahrung wurde klar, dass die Dokumentationen – vorwiegend Office-Dateien – systemunabhängig so aufbewahrt werden müssen, dass sie auch außerhalb des DMS als elektronische Projektakten zusammengefasst bleiben. „Wir suchten nach einer Möglichkeit, gesamte Projekte in ein systemunabhängiges Format zu exportieren“, erklärt Sonja Siegenthaler vom Sika-R&D-InfoCenter. „So würden wir künftig unabhängig von der Art sein, wie die Informationen im DMS gespeichert sind.“
Weil die Workflows bei Sika heute digital ablaufen, war ein Format gefragt, in dem alle Arbeitsschritte und damit verbundenen Dokumente zusammengefasst und einheitlich dargestellt werden können: PDF/A-3. Damit lassen sich sowohl die archivtauglichen PDF/A-Dateien als auch die dazugehörigen Quelldokumente in einer Datei zusammenfassen. Das bedeutet, dass Office-Dateien im Originalformat eingebettet sind, sodass beispielsweise die Formeln in einer Excel-Datei weiterhin zur Verfügung stehen und gleichzeitig eine PDF/A-Rendition aller Office-Dokumente als archivtaugliches Standardformat erzeugt wird. Für den pdfaPilot von Callas entschied sich Sika, weil die automatische Erstellung der Projektakten in PDF/A-3 damit am besten funktioniert. Die Lösung überzeugte ferner durch ihre einfache Möglichkeit, Indexdateien zu erzeugen, sowie die ausgefeilten Möglichkeiten der Fehlererkennung.
Integriert in die Projektverwaltung
Sika hat den pdfaPilot in ihr neues Innovationsmanagementsystem Hype integriert. Im Verlauf eines Entwicklungsprozesses geben die Beteiligten eine Vielzahl Daten in das System ein. Diese Eingaben werden zunächst nach PDF konvertiert. Sobald ein Projekt abgeschlossen ist und alle Workflows der Produktentwicklung abgearbeitet sind, werden sie zusammen mit den dabei verbundenen Dokumenten wie Testberichte oder Ergebnisprotokolle mit dem pdfaPilot nach PDF/A-3 archiviert.
„Wir haben auf PDF/A-3 gesetzt, denn damit können wir komfortabel komplette Akten abbilden und Projekte zusammengefasst darstellen. Wir haben dadurch im digitalen Archiv pro Projekt nur ein File, das aus beliebig vielen Einzeldokumenten bestehen kann“, so Sonja Siegenthaler. Eine Projektakte enthält bei Sika zwischen zehn und zwanzig Dokumente und die von pdfaPilot erstellte Indexdatei mit Verlinkungen auf die zum Projekt gehörenden Dokumente. Dadurch hat der Nutzer eine schnelle Übersicht über alle Inhalte der Projektakte und kann gezielt auf einzelne Dokumente zugreifen.
Korrektur von PDF-Fehlerquellen
Die Vollständigkeit der Projektakten ist essenziell für eine eventuell spätere Beweispflicht. Falls eine Office-Datei nicht ordnungsgemäß nach PDF/A konvertiert werden kann, generiert der pdfaPilot eine entsprechende Fehlermeldung, die vom Projektverwaltungssystem aufbereitet und dem Nutzer in Protokollform mitgeteilt wird. Durch diesen Automatismus kann Sika sicherstellen, dass jedes Dokument in der Projektakte enthalten ist.
Alle Entwicklungsvorhaben, die bereits abgeschlossen sind, wird Sika mit dem pdfaPilot nach und nach in das neue Format konvertieren und das neue Archiv damit befüllen – 17 000 Projekte mit rund 40 000 Attachments.
prozesstechnik-online.de/cav0814469
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