Compliance aus einer Hand

Die Autorin: Dr. Susan Tuchel Freie Journalistin

Entstanden ist das Konzept für die Standard-lösung SAP EH&S (Environment, Health and Safety), die heute weltweit von über 1000 Unternehmen eingesetzt wird, 1993 nach einem schweren Störfall auf dem Gelände der damaligen Hoechst AG in Frankfurt am Main. Daraufhin hat sich unter maßgeblicher Beteiligung der BASF eine Branchen-Expertengruppe gebildet, deren Ziel es war, die Ursachen der Beinah-katastrophe zu ermitteln und anschließend die Schutzmechanismen zu verbessern. Als geeigneter Softwarepartner für die Umsetzung bot sich der Walldorfer Softwaregigant SAP an, da die chemische Industrie bereits damals zumeist SAP-Software einsetzte und auch künftig mit den ERP-Lösungen (Enterprise Resource Planning) dieses Herstellers arbeiten wollte.

Mit der Lösung ist heute ein integrierter Ansatz zur Erfüllung der wachsenden Compliance-Anforderungen und zur Minimierung der Risiken möglich. „Denn nur wenn alle Prozesse in den Bereichen Umwelt- und Gesundheitsschutz, Arbeitssicherheit und gesellschaftlicher Verantwortung aufeinander abgestimmt sind und sich an einer gemeinsamen Strategie ausrichten, kann ein Unternehmen in der globalisierten Wirtschaft erfolgreich sein“, so Stefan Rell, Leiter der Abteilung Master Data und EH&S bei der BASF IT Services in Ludwigshafen. Dabei komme es gerade in weltweit agierenden Unternehmen auf eine flexible Lösung an, die sich leicht anpassen lässt.

Denn ob brasilianisches Unfallmerkblatt, deutscher Abfallbegleitschein, US-Sicherheitsda-tenblatt oder das japanische Transportdokument Yellow Card – die gesetzlichen Vorgaben in den Bereichen Produktsicherheit, Arbeitssicherheit und Abfallmanagement variieren von Land zu Land. „Durch die gezielte Anpassung des Systems an diese unterschiedlichen Vorgaben versetzen wir die Anwender in die Lage, ihre Geschäftsprozesse weltweit sicher, gesetzeskonform und effizient abzuwickeln, ohne dabei auf einen durchgängigen Softwarestandard zu verzichten“, so Rell.

SAP EH&S trägt dazu bei, alle logistischen Abläufe bei der Herstellung von Produkten mit Funktionen für den betrieblichen Umwelt- und Arbeitsschutz sowie die Produktsicherheit zu verknüpfen. Stefan Rell: „Der entscheidende Vorteil ist, dass alle Daten überall dort, wo sie gebraucht werden, sofort und komplett abgerufen werden können.“ Auch früher seien die Informationen zu bestimmten Produkten schon vorhanden gewesen, aber sie waren im Unternehmen verstreut und nicht konsolidiert. Dank der einheitlichen Lösung könnten die Unternehmen heute nun immer und überall der gesetzlichen Auskunftspflicht über ihre Produkte nachkommen.

Für die Umsetzung der neuen EU-Verordnung zur Registrierung, Bewertung und Zulassung von Chemikalien (REACH) müssen die betroffenen Firmen zum Beispiel in einem ersten Schritt festlegen, welche ihrer Chemikalien überhaupt zu überwachen sind. Die entsprechende Komponente von SAP EH&S ermöglicht dann die einfache Rückverfolgbarkeit der importierten und produzierten Substanzen sowie eine optimierte Verwaltung aller Registrierungsprojekte. Darüber hinaus unterstützt die Lösung die transparente, effektive und sichere Verwaltung REACH-relevanter Dokumente und ihre Verteilung an interne und externe Nutzergruppen, um einen durchgängigen und transparenten Registrierungsprozesses zu gewährleisten. Durch die Automatisierung dieser Abläufe und ihre Integration in branchenspezifische Standardprozesse – wie etwa Beschaffung und Logistik – können Unternehmen ihre Betriebsabläufe modernisieren, Kosten sparen und die Rechtssicherheit im Umgang mit Chemikalien erhöhen.

„Durch unsere langjährige Erfahrung verkürzen sich die Einführungszeiten von SAP EH&S bei unseren Kunden deutlich“, unterstreicht Christian Wellermann. Wobei es immer vom konkreten Projekt und vom Umfeld abhängt, wie lange die Implementierung dauert. „Von drei Monaten bis zu drei Jahren ist alles möglich“, berichtet der Leiter der Abteilung Account Management IT Market Solutions Deutschland bei BASF. Üblicherweise werde zunächst – unter Berücksichtigung der existierenden Prozesse und der gesetzlichen Vorschriften – ein Business-Blueprint erstellt. Dabei werde auch meist deutlich, dass sich mit der Einführung der EHS-Lösung auch bestimmte Geschäftsprozesse ändern müssen. Dann geht es um die Auswahl der notwendigen Hardware und die Installation der Software. „Eine rein nationale Einführung in einem Land ist dabei kaum möglich“, unterstreicht Wellermann. Denn sobald ein Unternehmen seine Produkte ins Ausland exportiere oder von dort Rohstoffe beziehe, müssen die jeweiligen Landesvorschriften von dem System mit abgedeckt werden.

Stefan Rell ist überzeugt: „Da die Regelungsdichte zunimmt und die Unternehmen zumeist grenzüberschreitend tätig sind, wird die Bedeutung von EHS in Zukunft wachsen.“ Nicht Insellösungen, sondern global einheitlichen Systemen gehöre dabei die Zukunft. Diese benötigten allerdings ein hohes Maß an Flexibilität, da sich die Compliance-Anforderungen ständig weiterentwickeln. So hat SAP im Zusammenhang mit den REACH-Anforderungen der EH&S-Software die neue Komponente SVT (Substance Volume Tracking) hinzugefügt, mit der die Mengen aller im Unternehmen erzeugten oder aus einem Drittland importierten chemischen Stoffe nachverfolgt werden können.

Neben REACH und der Übernahme des internationalen UN-Standards GHS (Globally Harmonized System of Classification and Labelling of Chemicals) in Europa werden derzeit auf nationaler Ebene in Deutschland auch die neue Gefahrstoffverordnung 2010, die neue „Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge“ sowie die „Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie“ (GDA) diskutiert. Die Umsetzung der GHS-Verordnung der Vereinten Nationen hat zudem Auswirkungen auf eine Vielzahl nationaler wie europäischer Rechtsgebiete, zum Beispiel auf den Arbeitsschutz, die Störfallverordnung, das Abfallrecht oder auf die Lagerungsvorschriften. Allein auf europäischer Ebene nehmen 20 Direktiven direkt Bezug auf die Einstufungs- und Kennzeichnungsbestimmungen. In Deutschland ist die Zahl der verbundenen Rechtsbereiche noch um ein Vielfaches höher. „Bei der Abfallbeseitigung etwa hat jedes Bundesland seine eigenen Vorschriften, die durch das EHS-System mit abgedeckt werden müssen“, so Stefan Rell. Da sei es schon wichtig, dass die IT-Consultants der BASF sich schon seit Jahren kontinuierlich mit diesem Thema beschäftigen und alle Details kennen.

Und sie sehen in der Softwareeinführung nicht nur einen lästigen Kostenfaktor, sondern sie nutzen die EHS-Lösung auch als Chance zur Optimierung der Abläufe. „Vor allem im Bereich der Prozessindustrie bedeutet ein durch eine effiziente Informationstechnik unterstütztes Compliance-Management erhebliche Wettbewerbsvorteile, die über die notwendige Einhaltung der gesetzlichen und betrieblichen Vorschriften weit hinausgehen“, ist sich Christian Wellermann sicher. So seien reduzierte Analysekosten und weniger Arbeitsunfälle ein wichtiger Effekt. Außerdem führe die Einführung der globalen EHS-Lösung in der Regel zu einer Verschlankung der Prozesse und Beschleunigung der Betriebsabläufe. Und schließlich zahle sich auch der Imagegewinn als verantwortungsbewusstes Unternehmen längerfristig auf jeden Fall aus.

Online-Info: www.cav.de/0111448