Die Zukunft ist transparent

Jörg Schultheiß

Die Pharmabranche ist im Wandel. In den letzten 20 Jahren haben die zehn größten global aufgestellten Pharmaunternehmen ihren Anteil am Weltmarkt von 24 % auf 51 % mehr als verdoppelt. Und dieser Konzentrationsprozess wird sich noch weiter fortsetzen. Die Gründe dafür liegen auf der Hand. Nach aktuellen Zahlen kostet heute die Entwicklung eines neuen Medikaments rund 1,2 Mrd. Euro und von 10000 getesteten Substanzen schafft es nur eine einzige bis zur Zulassung. Um weiterhin am Markt zu bestehen, sind viele mittelständische Unternehmen heute gezwungen, Kooperationen zu suchen und einzugehen. Statt Eigenentwicklungen mit unkalkulierbarem Risiko anzugehen, produzieren sie in Lizenz, sie reduzieren die Fertigungstiefe und arbeiten bei Entwicklung, Produktion und vor allem beim Vertrieb mit anderen Unternehmen zusammen. Pharmamittelständler suchen sich Nischen und werden in den Bereichen Fertigung oder Entwicklung zu Spezialisten für bestimmte Aufgaben.

Mit der geänderten Rolle am Markt ändern sich auch die Aufgaben. Ging es in der Vergangenheit vor allem darum, die internen Prozesse zu optimieren und mit Hilfe der IT besser zu organisieren, stehen künftig die Abstimmungsprozesse mit Partnern im Vordergrund. Um Fertigungs- und Entwicklungsprozesse auslagern zu können, müssen sich Pharmagroßunternehmen intern Transparenz über Fertigungsprozesse, Kostensituation der einzelnen Prozesse sowie die jeweiligen Qualitätsanforderungen verschaffen. Ähnliches gilt für den Pharmamittelständler, der als Zulieferer für Pharmakonzerne agieren oder mit mittelständischen Kooperationspartner zusammenarbeiten will. Die bisher bei Pharmaunternehmen eingesetzten Programme werden dieser Aufgabe nur bedingt gerecht, gefragt sind Prozessportale, die einen anderen Umgang mit Informationen erlauben.

Der klare Vorteil eines Prozessportals für ein Pharmaunternehmen besteht darin, Transparenz und Kontrolle zu den einzelnen Prozessen zu erlangen. Zum ersten Mal besteht so die Chance, klar definierte Teilprozesse outzusourcen, bei denen zudem der Vorbereitungs- und Nachbearbeitungsaufwand reduziert wird. Statt wie in der Vergangenheit Informationen zu Teilprojekten manuell oder halbautomatisch aus unterschiedlichen Datenquellen zusammenzusuchen, fließen sie automatisch und aktuell in das zentrale Portal ein. Jeder Anwender kann sich schnell und einfach informieren und das Portal ist in der Lage, die Daten aufgabenspezifisch aufzubereiten: Anzeige von Projektständen nach Medikament oder Abteilung, Abruf anstehender Aufgaben, Einsicht in aktuelle Produktionspläne, Verfolgung von Aktivitäten, Koordination mit externen Partnern. Diese Transparenz schafft auch die Voraussetzungen für Optimierungen: Komplexe Prozesse über viele Beteiligte hinweg, die bislang nur schwer zu verfolgen sind, lassen sich nun genau analysieren und optimieren, die Ergebnisse von Prozessänderungen werden schnell deutlich und erlauben eine permanente Verbesserung von Verfahren.

Die Zielsetzung von Prozessportalen lässt sich zwar einfach definieren, doch in der Umsetzung sind durchaus anspruchsvolle Integrationsaufgaben zu lösen und zwar in mehrfacher Hinsicht: Alle relevanten Anwendungen im vorhandenen Prozess müssen zunächst identifiziert werden. Da nur ein Teil dieser Applikationen portalfähig ist, muss geprüft werden, welche Teile der Anwendung erhaltenswert sind und daraus neue Dienste mit transparenten Schnittstellen geschaffen werden. Entsprechend dem Zielprozess müssen neue Oberflächen erstellt und gegebenenfalls Nachfolgelösungen eingeführt werden, die die Kooperationen unterstützen.

Die Portallösung soll einen zentralen Zugang zu allen benötigten Anwendungen und Daten liefern und daher wichtige Punkte beinhalten: Angefangen von der Verwaltung von Rechten und Rollen über Applikationen hinweg, bis hin zur Steuerung und dem Monitoring von wichtigen Prozesskenngrößen. Ein Fachportal muss langfristig mit den Anforderungen mitwachsen und daher selbst über eine modulare Struktur verfügen, die ein hohes Maß an Flexibilität bietet. So müssen unter anderem durch Vorgaben der IT-Governance die Voraussetzungen für die effiziente Weiterentwicklung und Pflege geschaffen werden. Eine Portallösung wird nur dann von den prozessbeteiligten Kooperationspartnern akzeptiert, wenn Abläufe gegenüber dem bisherigen Zustand vereinfacht und beschleunigt werden. Dies lässt sich nicht out-of-the-box erreichen, sondern setzt eine umfassende Analyse der Ist-Situation und die Definition des Soll-Zustandes voraus. Die Einrichtung eines Prozessportals ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein Prozess, der genau auf die Anforderungen des Unternehmens und auf die Kooperationen abgestimmt sein muss. Mit wechselnden Aufgaben muss das Portal kontinuierlich angepasst werden.

Das Systemhaus in-integrierte informationssysteme verfügt über viele Jahre Erfahrungen mit der Planung, Einführung und Entwicklung von Portalen. Die Portalspezialisten haben eine an den Bedürfnissen der Pharmabranche angepasste Beratungs- und Vorgehensmethodik entwickelt. Sie beginnt mit der Erfassung der vorhandenen Systeme, Prozesse und Anforderungen, aus denen eine erste Prozesslandkarte entsteht, die ein erstes Prozessportal abbildet. Das erste Portal deckt die dringlichsten Aufgaben ab, hilft so, kritische Bereiche zu entschärfen, ermöglicht es aber gleichzeitig dem Unternehmen, Erfahrungen mit Portallösungen zu sammeln und das Portal Zug um Zug für weitere Aufgaben zu erweitern.

Das Portal fasst alle Anwendungen und Daten zu einer Einheit zusammen und ermöglicht den benutzerspezifischen Zugriff – auch unternehmensübergreifend – auf alle Funktionen, Programme und Daten, die der Anwender innerhalb einer Kooperation benötigt. Es erleichtert durch eine einheitliche Bedienerführung die Arbeit und stellt sicher, dass beispielsweise der Datenaustausch zwischen den Anwendungen problemlos möglich ist. Deshalb gehört die Einrichtung eines zentralen Datenbus zu den wichtigen Aufgaben bei der Einrichtung eines Portals: Anwendungen sollten nicht mehr über direkte Schnittstellen miteinander kommunizieren, weil der Pflegeaufwand für diese Schnittstellen bei einem unternehmensweiten Portal zu groß wird, sondern direkt an einen Datenbus angeschlossen werden. Das schafft die Möglichkeit, mit Anwendungen direkt über diesen Datenbus auf Daten zuzugreifen. Workflows sind nicht länger Checklisten, in die Anwender ihre Ergebnisse eintragen, sondern aktive Anwendungen, die diese Daten selbst ermitteln und diese den Anwendern nur noch zur Kontrolle oder für Entscheidungen präsentieren. Durch die neue Sicht auf Daten und Applikationen ergeben sich in der Praxis eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten, die zu Beginn eines Projekts oft noch gar nicht abzuschätzen sind.

Weil das Portal wie eine zusätzliche logische Schicht über die bereits vorhandenen Applikationen gelegt wird, ist es wichtig, dass das Portal über eine zukunftssichere, flexible Architektur verfügt, die viele Aufgaben selbst erledigt. Dazu gehört das applikationsübergreifende Rollen- und Rechtemanagement, welches dafür sorgt, dass Benutzer flexibel und effizient verwaltet werden können. Andere Module übernehmen zentralisiert die Überwachung der Auslastung, das Erstellen von Statistiken oder andere Aufgaben, die übergeordnet anfallen.

Die Aufbereitung von Prozessen gehört zu den wichtigsten Aufgaben. Gerade bei Kooperationen müssen die bestehenden Prozesse im Rahmen eines Projekts erfasst, analysiert, optimiert und dann praxisgerecht implementiert werden. Dabei werden alle relevanten Prozesse abgedeckt: Fachabteilungen intern, Fachabteilungen untereinander und Fachabteilungen bei den Partnern. Das Portal kann und soll für alle Beteiligten zur zentralen Kommunikationsschnittstelle werden, den Zugriff auf Daten und Anwendungen, aber auch den geordneten Datenaustausch ermöglichen. Dazu gehören die Protokollierung aller Vorgänge, der Versand von Nachrichten und die strukturierte Dokumentenbearbeitung im Team mit Versionskontrolle und zentraler Ablage. Genehmigungsverfahren werden genauso abgebildet wie die Budgetplanung oder die Ermittlung von Statistiken und Billingfunktionen als Basis für das Controlling und die Leistungsverrechnung.

So komplex die Aufgabenstellung auch sein mag, das fertige Portal muss in seinem Aufbau klar strukturiert, einfach zu managen und kostengünstig zu erweitern sein. Dieses Ziel wird durch eine hohe Modularität der einzelnen Komponenten erreicht. Die Gesamtaufgabe „Portal” wird dabei in einzelne logische Bausteine aufgegliedert, die in sich geschlossen, durch ihre enge Verzahnung untereinander aber als Einheit zusammenarbeiten. Standardaufgaben wie die Verwaltung der Benutzer oder das Management der Module sind in Standardbausteinen abgebildet, die kunden- und aufgabenspezifisch eingerichtet und erweitert werden. Durch diese Architektur lässt sich schnell ein funktionierender Kern implementieren, der dann Zug um Zug um neue Funktionalitäten ergänzt wird. Das Portal wird zur Keimzelle, um die sich immer mehr Anwendungen gruppieren.

cav 454

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