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Handlungsfreiheit unter REACH

Präzise Stoffmengenverfolgung mit my-SAP-ERP
Handlungsfreiheit unter REACH

In der Regel konzentrieren sich die betriebswirtschaftlichen Planungs- und Steuerungssysteme auf die Materialmengen der Produkte. Inhaltsstoffe bleiben weitgehend außen vor. Diese Lücke schließen SAP und TechniData. Das Substance Volume Tracking (SVT) wurde als Standardkomponente nahtlos in mySAP-ERP eingebettet. SVT ermöglicht eine präzise Stoffmengenverfolgung und die wirtschaftliche Einsatzplanung von Compliance-Ressourcen.

Dr. Karl-Franz Torges

Aller Voraussicht nach tritt die Europäische Chemikaliengesetzgebung REACH (Registration, Evaluation and Authorisation of Chemicals) im Juni 2007 in Kraft. Die inhaltlichen Vorbereitungen haben längst begonnen – gefragt sind automatisierte IT-Lösungen, mit denen sich die geforderten Informationen ebenso frühzeitig wie vollständig erschließen lassen, ohne die Mitarbeiter von ihrem Tagesgeschäft abzuhalten. Neben geeigneten Werkzeugen für das Projektmanagement spielen Systeme für die Stoffmengenverfolgung eine besondere Rolle.
Flexible Regulierung
Die neue Chemikaliengesetzgebung startet mit einer 18-monatigen Vorregistrierungsphase. Um ihre Produktions- und Importmöglichkeiten zu sichern, müssen Unternehmen alle REACH-relevanten Stoffe anmelden, von denen sie jährlich mehr als eine Tonne produzieren beziehungsweise importieren. Ohne Registrierung bleibt nur die Neustoffanmeldung, bei der Produzenten und Importeure jedoch die zeitliche Flexibilität einbüßen. Denn in Abhängigkeit von den jährlich anfallenden Stoffmengen öffnet die neue Richtlinie drei unterschiedliche Zeitfenster: Durchlaufen jährlich mehr als 1000 t eines Stoffes das Unternehmen, so muss die Registrierung innerhalb von drei Jahren nach Inkrafttreten von REACH erfolgen. Bei über 100 t verlängert sich die Frist auf sechs Jahre und bei mehr als einer Tonne auf elf Jahre. Somit erhält das Management deutlich weitere Planungsräume als im Fall einer Neuanmeldung. Auf dieser Grundlage lassen sich betriebswirtschaftlich fundierte Entscheidungen treffen, ob und wann sich Registrierungen lohnen. Darüber hinaus ermöglicht es die zeitliche Streckung des Compliance-Managements, die erforderlichen Budgets und Ressourcen mit größerem Vorlauf einzuplanen und vorzufinanzieren. Sind die tatsächlich anfallenden Stoffmengen bekannt, so lassen sich die finanziellen und personellen Aufwände vorausschauend einschätzen und budgetär einstellen.
Automatisierte Mengenverfolgung
Vor diesem Hintergrund wirkt die Mengenverfolgung wie ein Frühwarnsystem: Generieren der Vertrieb oder der Einkauf eine Auftragsanfrage, lässt sich für alle betroffenen Stoffe prüfen, ob das Unternehmen mit dem zusätzlichen Auftrag möglicherweise in das nächst höhere Mengenband eintritt. Anhand dieser Informationen lässt sich abwägen, ob der betreffende Auftrag mit einem wirtschaftlichen Regulierungsmanagement vereinbar ist. Verfügt das Unternehmen über mehrere rechtliche Einheiten innerhalb der EU, kann es den Auftrag auch an eine Einheit delegieren, die noch über Kapazitäten verfügt.
Dieses Szenario nutzt die REACH-Bestimmung, nach der die rechtlichen Einheiten eines Unternehmens ihre Stoffmengen separat anmelden müssen. Somit hat jede rechtliche Einheit die Stoffmengen zu ermitteln, die in ihren Produktions- und Importprozessen anfallen. Im Rahmen dieser Aufgabe betreten die meisten Compliance-Manager jedoch informationstechnisches Neuland. Dies liegt vor allem daran, dass bereits vorhandene Controlling-Werkzeuge die gewünschten Daten häufig nicht liefern. Diese Informationslücke soll, wie oben erwähnt, SVT schließen. Angesichts des nahezu flächendeckenden SAP-Einsatzes in der Chemischen Industrie ist absehbar, dass sich SVT zum Industriestandard in der automatisierten Mengenverfolgung entwickeln wird. Das Einsatzgebiet des Werkzeuges beschränkt sich nicht auf REACH, sondern erstreckt sich auch auf andere gesetzliche Anforderungen, bei denen Stoffmengen eine Rolle spielen, etwa in Kanada oder den Vereinigten Staaten.
Präzise Ist-Aufnahme
Aus Sicht der Anwender besteht die Kunst nun darin, SVT ihren Anforderungen gemäß zu konfigurieren und in Betrieb zu nehmen. Im Kern geht es darum, die zu erhebenden Stoffe in unternehmensspezifischen Datenmodellen abzubilden. Anschließend ist die SVT-Lösung selbstständig in der Lage, die gewünschten Stoffmengendaten aus den operativen ERP-Lösungen zu ermitteln. Falls gewünscht, geschieht die Datenrecherche nahezu in Echtzeit. Umfassend spiegeln die Datenmodelle wider, welche Stoffe in welchen Produkten vorkommen und welche Import- und Produktionsprozesse welche Stoffmengen hervorbringen. Die multidimensionalen Modelle erlauben es den Compliance Managern, sämtliche Beziehungen zeitlich aufzuschlüsseln und auszuwerten.
Da das Einsatzspektrum an Stoffen von Unternehmen zu Unternehmen differiert, unterscheidet sich auch der Aufbau der Datenmodelle. Zusätzliche Variationen entstehen dadurch, dass Unternehmen ihre Geschäftsprozesse individuell strukturieren. Somit gilt es diese Geschäftsprozesse präzise zu analysieren und mit den Stoffdatenmodellen zu verknüpfen. Anderenfalls besteht die Gefahr, dass einzelne Stoffströme am Modell vorbeilaufen. Angesichts der komplexen Ausgangssituation entscheidet die Ist-Aufnahme der Stoffe und Prozesse über die erfolgreiche Inbetriebnahme von SVT. Insbesondere in der Konzeptphase empfiehlt es sich externe Berater hinzuzuziehen, da es bei Projektstart zum Teil noch erhebliche Informationsdefizite zu beheben gilt. Zwar sind die Anforderungen der neuen Chemikaliengesetzgebung im oberen Management und auch in den Fachabteilungen in der Regel bereits angekommen. Doch befinden sich viele operative Abteilungen noch ganz am Anfang ihrer Lernkurve. Im Rahmen der Ist-Aufnahmen kommt es immer wieder vor, dass diese Mitarbeiter überhaupt erst die Tragweite des neuen Compliance Managements erkennen. Beispielsweise erfahren Einkäufer, dass sie ihre (ausländischen) Lieferanten dazu veranlassen müssen, entsprechende Stoffinformationen zu liefern. Alternativ dazu kann der Einkauf einzelne Beschaffungsaufträge auch auf Importeure verlagern, so dass eine eigene Registrierung nicht mehr erforderlich ist.
Je nach Komplexität der Anforderungen sind Einführungszeiten zwischen zwei und sechs Monaten zu erwarten. Im Anschluss an den Echtlauf arbeitet die Lösung als vollautomatischer Prozess. Während des Betriebs entstehen zusätzliche Aufwände nur noch durch die Abbildung neuer Stoffe. Diese Aufgabe kann durch entsprechend geschulte Anwender erfolgen, da das Datenmodell zu diesem Zeitpunkt bereits aufgesetzt und betriebsfähig ist.
Planungsvorteil
Da das SVT wie ein automatisiertes Frühwarnsystem arbeitet, schalten Unternehmen das Risiko aus, Mengengrenzen zu überschreiten, ohne davon zu erfahren. Indem die Entwicklung der Stoffmengen und -ströme frühzeitig erkennbar wird, kann das Management seine Budget-, Ressourcen-, Partner- und Portfolioplanung optimieren. Gleichzeitig können die Fachabteilungen Stoff für Stoff bestimmen, wann und in welchem Umfang es sich betriebswirtschaftlich anbietet, die Registrierung voranzutreiben. Angesichts der hohen Aufwände – pro Stoff muss mit sechs- bis siebenstelligen Eurosummen gerechnet werden – führt dieser Planungsvorsprung zu einem zählbaren Wettbewerbsvorteil. Der Anwender gewinnt damit die Handlungsfreiheit, um sein Compliance Management kostenminimal zu organisieren.
Compliance Management
Neben der Mengenverfolgung ergeben sich aus REACH weitere Anforderungen, für die TechniData derzeit IT-Lösungen entwickelt. Da die meisten Unternehmen Stoffanmeldungen im drei- bis vierstelligen Bereich zu organisieren haben, führt der wirtschaftlichste Weg über den Aufbau und die Pflege eines datenbankgestützten, teamübergreifenden Projektmanagement- und -tasksystems. Hierin muss sich der gesamte Anmeldeprozess der kommenden elf Jahre unternehmensweit abbilden lassen. Zum Teil gilt es dabei auch die Dienstleister einzubeziehen. Um den komplexen Prozess planen und steuern zu können, muss das Projektmanagement vor allem eine durchgängige Aufgabenverwaltung und eine konsistente Dokumentation etablieren.
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