Schluss mit Papierbergen

Dipl.-Ing. (FH) Nora Crocoll, Dipl.-Ing. (FH) Dietrich Homburg

Unerwartete Anlagenstillstände sind der Horror eines jeden Anlagenbetreibers. Jetzt muss möglichst schnell eingegriffen werden, defekte Komponenten sind auszutauschen oder zu reparieren, um die Anlage schnell wieder in Gang zu setzen. Meistens geht damit aber der Ärger erst richtig los: Die dringend benötigten Dokumente der Anlagendokumentation sind nicht auf dem aktuellen Stand, nicht im Zugriff, nicht auffindbar oder bis zur Unleserlichkeit verschmutzt. Die Dokumentation komplexer Industrieanlagen stimmt meist nur zum Auslieferungszeitpunkt mit der Realität überein. Tauscht ein Anlagenbetreiber eine Komponente aus, muss er nicht nur in dem von ihm verwendeten Dokument diese Änderung nachtragen, sondern auch dafür sorgen, dass alle anderen Dokumente auf denselben Stand gebracht werden. Abhängig von der Größe der Anlage und der Anzahl der Dokumentationssätze, kann das einen Arbeitsaufwand von mehreren Stunden pro Woche nur fürs Kopieren und Verteilen bedeuten. Daneben ist diese zeitaufwendige Tätigkeit auch noch fehleranfällig. Leicht wird eine Kopie vergessen, an falscher Stelle abgeheftet oder geht verloren. Dabei hat die Konsistenz der Dokumentation eine wesentliche Auswirkung auf die Effektivität einer Anlage. Es kann davon ausgegangen werden, dass eine Dokumentation, die nur zu 92 % konsistent ist, Effektivitätseinbußen von bis zu 50 % nach sich ziehen kann. Vor diesem Hintergrund hat Rösberg das Dokumentationssystem LiveDOK entwickelt. Statt mit vielen verteilten Papierdokumenten wird mit einer zentralen elektronischen Dokumentation (eDokumentation) gearbeitet. Die Dokumentenverwaltung wandelt dabei die vorhandene Dokumentation in eine eDokumentation im PDF-Format um und speichert alle Daten an zentraler Stelle. Sie beherrscht über 200 Dateiformate aus CAD, CAE, Office und Multimedia, die Bestandsdokumentation kann also einfach eingelesen werden. Sind alle Dokumente in LiveDOK eingebunden, wird künftig nur noch elektronisch an einer Stelle geändert. Änderungen lassen sich genauso einfach erledigen wie bisher auf dem Papier: Mit dem Stift eines Tablets, per Tastatur oder Maus des PCs zeichnet der Anwender einfach seine Änderungen in die eDokumentation ein. Zum Erstellen dieser sogenannten Redlines ist also kein Expertenwissen nötig. Wenn keine permanente Netzwerkverbindung zur Dokumentation auf dem Fileserver besteht, lassen sich mit dem Offline-Modul die Daten auch unterwegs ohne Netzwerkverbindung eintragen. Bei der anschließenden Synchronisation werden die Redlines in die zentrale eDokumentation übertragen. Eventuelle Konflikte werden angezeigt, falls zum Beispiel zeitgleich eine zweite Person dasselbe eDokument geändert hat.

Weil auch die beste Dokumentation nur dann genutzt wird, wenn sich der Anwender einfach darin zurechtfinden kann, spielt Übersichtlichkeit eine wichtige Rolle. Beim Erstellen der eDokumentation kann der Anwender gezielt Einfluss nehmen auf die Gliederung. So lässt sich die bereits vorhandene Struktur übersichtlich in der eDokumentation abbilden. Außerdem zeigt die Praxis, dass der Anwender beim Arbeiten oft mehrere Dokumente zur selben Zeit benötigt. Deshalb hat Rösberg eine spezielle View-Funktion implementiert, die den gleichzeitigen Einblick in verschiedene Dokumente ermöglicht. Und weil die eDokumentation auf Webtechnik basiert, kann die Dokumentation mit jedem beliebigen Rechner mit Webbrowser eingesehen werden. Lediglich für Änderungen oder die Aktualisierung der eDokumentation ist eine LiveDOK-Lizenz erforderlich. Häufen sich über die Einsatzdauer die Redlines in der Dokumentation, werden diese in einer Liste übersichtlich dargestellt. Diese Liste inklusive der geänderten Dokumente kann dann bei Bedarf z. B. per E-Mail an ein Planungsbüro gesendet werden, das die Änderungen in den originalen Ursprungsdateien nachpflegt und dann eine neue Dokumentenversion der elektronischen Dokumentation erstellt.

Mit der elektronischen Lösung wird aber nicht nur erreicht, dass die Dokumentation laufend auf dem aktuellsten Stand ist. Gleichzeitig beanspruchen die Aktualisierungen deutlich weniger Zeit. Da der Anwender nicht mehr an Stellen nach der aktuellen Dokumentation suchen muss, findet er im Bedarfsfall die nötigen Unterlagen schneller. Darüber hinaus unterstützt ihn eine Volltextsuche. Dank vollständiger Dokumentation können auch Störungen schneller beseitigt werden, die Störungszeiten oder sogar Anlagenausfälle lassen sich also deutlich verkürzen. Und weil mit der elektronischen Lösung Änderungen konsequent erfasst werden, ist selbst nach jahrelangem Betrieb keine nachträgliche und teure Vor-Ort-Aufnahme notwendig. Gleichzeitig kann man mit dem Dokumentationssystem Zuverlässigkeit und Sicherheit der Dokumentation erhöhen. Im Gegensatz zur Papierdokumentation wird bei LiveDOK vermerkt, wer wann eine Änderung vorgenommen hat. Die Dokumentation ist dadurch vor unbefugten oder unsachgemäßem Umgang geschützt. Vor allem Dokumente, die öfter gebraucht werden, sind ständig im Umlauf. Mit der eDokumentation können solche Unterlagen trotzdem jederzeit gefunden und verwendet werden. Gleichzeitig sind sie davor sicher, verlegt oder verschmutzt zu werden und sie gehen auch nicht verloren. Da alle Dokumente an einer zentralen Stelle abgelegt werden, gibt es keine inkonsistenten Datensätze mehr, damit fällt das Risiko weg, dass aus Versehen mit einem veralteten oder falschen Dokument gearbeitet wird. Gegenüber dem Gesetzgeber sind Anlagenbetreiber zudem verpflichtet, jederzeit eine aktuelle und vollständige Dokumentation vorlegen zu können. Bei einer Papierdokumentation hatte der Verantwortliche häufig keinen Überblick über den wirklichen Stand seiner Dokumentation. Nun kann er sicherstellen, dass je eine gültige Fassung zutreffender Dokumente an den jeweiligen Einsatzorten verfügbar ist.

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LiveDOK

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