Transparenz über alle Prozesse

Dr. Jochen Kindorf

Die Merz Pharma GmbH & Co. KGaA suchte nach Möglichkeiten, ihre Leistungsprozesse weiter zu verbessern: Von der Rohstoffbeschaffung bis zum Verpacken des fertig gestellten Produkts sollten alle Prozesse in einem einheitlichen Planungsmodell abgebildet werden. Eine Machbarkeitsstudie zeigte ein großes Potenzial in der Produktionsplanung und -steuerung. Bereits frühzeitig leitete Merz Pharma den Umbau der Planungsorganisation intern ein. Zwölf Merz-Mitarbeiter waren als Supply-Chain-Koordinatoren für die komplette Planung einer oder mehrerer Produktgruppen an den Standorten Frankfurt und Reinheim verantwortlich und koordinierten die Beschaffung aller fremd und eigen gefertigten Komponenten. Bei der Auswahl der richtigen Supply Chain Software galt es, branchen- und unternehmensspezifische Besonderheiten zu berücksichtigen. So mussten bei Merz Pharma die in der Pharmaindustrie sehr wichtigen Qualitätskontrollen und die damit verbundenen Prozesse innerhalb der Supply Chain exakt abgebildet werden. Eine weitere Herausforderung war die Einbindung der Lohnhersteller: Mehr als 50 Lohnhersteller sollten künftig frühzeitig und zuverlässig über neue Aufträge und Änderungen informiert und ohne großen Aufwand optimal koordiniert werden.

Um die neue Planungsorganisation im Supply Chain Management (SCM) optimal zu unterstützen, entschied sich Merz Pharma für den Einsatz der Software waySCS (Supply Chain Simulation). Von der Nutzung dieses Systems erwartete sich das Pharmaunternehmen vor allem eine bessere Auslastung seiner Kapazitäten und eine für alle Leistungserbringer transparente Auftragsbearbeitung. Vor Projektbeginn wurden diese allgemeinen Zielsetzungen gemeinsam mit den Beratern von Wassermann auf konkrete Performance-Indikatoren transferiert und als konkret messbare Projektziele festgelegt:

Nach den erforderlichen Vorbesprechungen und der Detailplanung des Projektes erfolgte im September 2002 der Projektstart. Zunächst wurden die Schnittstellen zum datenführenden SAP R/3 bei Merz Pharma definiert und programmiert. Das Projektteam integrierte unternehmensspezifische Abbildungen in das Planungsmodell und definierte Sonderlogiken. Ab Oktober konnte mit der Schulung dreier ausgewählter Key-User des Pharmaunternehmens begonnen werden.

Von besonderer Bedeutung für die Projektverantwortlichen bei Merz Pharma waren die Einbindung des Wareneingangs bei den fremd beschafften Komponenten, der Qualitätskontrolle (QK) und der Endfreigabe in die Supply-Chain-Steuerung. Dazu besprach das Wassermann-Team mit den beteiligten Abteilungen QK, Auftragsherstellung und SCM zunächst die Detaillierung der Prozesse innerhalb der QK wie Analytik, Mikrobiologie, Chargendokumentation und Verwendungsentscheidung. So wurde die Ausgestaltung und Datenversorgung dieser Vorgänge und die Festlegung und Einhaltung der neuen Arbeitsweise in der Organisation sichergestellt. Im Zuge der Software-Implementierung wurden dann im SAP-System zusätzliche Felder und Tabellen für die materialindividuelle bzw. die materialartindividuelle Pflege (z. B. Belastung der beteiligten Labore für die Prozessschritte) angelegt und die entsprechenden Schnittstellen-Logiken zu waySCS erstellt. Mit der Integration der Qualitätskontrolle gelang es, eine Black Box innerhalb der Wertschöpfungskette von Merz Pharma zu öffnen. Die bisher schwer planbaren QK-Prozesse lassen sich transparent und konsistent in einem System darstellen und gemeinsam mit der gesamten Wertschöpfungskette kapazitiv und terminlich über den gesamten Auftragshorizont steuern. Auch für die Integration der zahlreichen Lohnhersteller entwickelte das Projektteam eine durchgängige Prozessabbildung für die Lohnbeistellungen und die zugehörige Bestelllogik. Die vielschichtigen Lohnbeistellungsprozesse wurden zusammen mit den erforderlichen Qualitäts- und Eingangskontrollen im System abgebildet – als Voraussetzung für eine deutlich effizientere Steuerung der Herstellprozesse von Medikamenten, Hygiene- und Pflegeprodukten.

Bereits im Februar 2003 plante und steuerte man bei Merz Pharma die Leistungsprozesse im Parallelbetrieb mit waySCS. Im Vorfeld und parallel zum Probebetrieb wurden die Mitarbeiter geschult und an ihren Arbeitsplätzen individuell systemtechnisch betreut. Nur wenige Wochen später ging das System in Echtbetrieb. Seither synchronisiert und optimiert das Pharmaunternehmen seine Prozesse an den Standorten Frankfurt (Zentrale) und Reinheim (Produktion, QK, Auftragsherstellung) mit waySCS.

Durch die neu geschaffene Transparenz über alle Prozesse und die effiziente IT-Unterstützung der Planer konnte das vereinbarte Ziel von 20 % Bestandsreduktion sogar deutlich übertroffen werden. Der Warenwert des erreichten Lagerabbaus entspricht über 1000 Palettenstellplätzen. Trotz der verminderten Bestände und der vorher üblichen Sicherheitspuffer erreichte die Lieferfähigkeit des Pharmakonzerns nach Einführung von waySCS aufgrund der verbesserten Planung und Steuerung 100 %. Anhand der durchschnittlichen Fertigungskosten pro Packung (ohne Wareneinsatz) lassen sich die Produktivitätsverbesserungen in der Produktionslogistik verdeutlichen: Verglichen mit der Vorjahresperiode konnten im Zeitraum August 2003 bis Juli 2004 die Packungskosten um 20 % gesenkt werden. Weitere positive Effekte zeigen sich in der verbesserten Qualität der Prozesse. Durch die Integration der Qualitätskontrolle konnte die Planung der Supply Chain insgesamt optimiert werden und gleichzeitig profitieren unsere Mitarbeiter in der Qualitätskontrolle von einer permanenten Aktualisierung der Datenbasis. Die Abbildung der Lohnherstellung und die enge Verzahnung und Synchronisierung dieser Prozesse mit internen Abläufen führen zu einer besseren Auftragsplanung und damit zu einer wirksamen Entlastung für die Planer.

Mit der Abbildung und Unterstützung von Produktentwicklungs- und Packmitteländerungsprozessen in waySCS haben Merz Pharma und Wassermann das erste Folgeprojekt gestartet. So wurden die der Produktion vorgelagerten Planungs- und Entwicklungstätigkeiten für Launches und Re-Launches von Merz-Produkten in waySCS integriert und damit für alle Leistungserbringer transparent gestaltet. Mit Entwicklung, Marketing, Supply Chain Management, Packmitteltechnik und Produktion sind in diese Produkteinführungen und/oder Packmitteländerungen eine Vielzahl von Abteilungen bei Merz Pharma involviert. Ziel ist es, durch eine effiziente Steuerung mit waySCS die Zeiten und Kosten von Produkteinführungen sowie -änderungen wesentlich zu reduzieren sowie die Planungssicherheit dieser Prozesse zu erhöhen. Weitere Ansatzpunkte für Optimierungen ihrer Supply Chain liegen bei Merz Pharma in der permanenten Prozessverbesserung und – unter dem Stichwort Lieferantenintegration – in einer engeren technischen und organisatorischen Einbindung von Lohnherstellern und Zulieferern. Hierfür sollen die Lieferanten zeitnah mit Informationen über die laufenden und geplanten Prozesse innerhalb der Merz Supply Chain versorgt werden, um die Durchlaufzeiten bei Merz durch eine zeitnahe Anlieferung weiter zu optimieren.

cav 450

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