Routinefalle im Büroalltag: „sowieso-Aufgaben“ kosten Zeit

Was habe ich eigentlich den ganzen Tag gemacht?

Buch zum Thema: „Alles im Griff – Das 1x1 der Büroorganisation“, Wera Nägler, 172 Seiten, 17,90 Euro
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Kennen Sie das? Ihr Arbeitstempo wird immer höher und trotzdem bleiben am Ende des Bürotages Aufgaben liegen, die Sie „irgendwie“ nicht schaffen. Die Anzahl der Aufgaben und Verpflichtungen wächst unmerklich. Und immer öfter ist die Bemerkung „Irgendwie weiß ich gar nicht so genau, was ich eigentlich den ganzen Tag gemacht habe“, zu hören. Vielleicht geht es Ihnen auch so, dass Sie das Gefühl haben, es müsste an Ihnen liegen, dass Sie Ihr Tagesgeschäft nicht mehr so leicht abgearbeitet bekommen? Doch stimmt das eigentlich? Ein Grund für diese Situation könnten zu viele unerkannte „sowieso-Aufgaben“ sein.

Grundsätzlich handelt es sich bei den sogenannten „sowieso-Aufgaben“ um wiederkehrende Aufgaben. Sie wirken erst einmal wie eine „Kleinigkeit“, die man leicht „nebenbei“ „mitmachen“ kann. Die Aufgaben sind oft nicht schwierig, nicht anspruchsvoll und in sich nicht zeitaufwändig. Sie werden oft erteilt mit dem Hinweis „Sie machen doch sowieso schon xy, dann können Sie doch auch gleich noch zz machen“.

In der Summe sind die Aufgaben der „Routine-Falle“ oft die Zeit, die am Ende des Tages fehlt. Es sind also die vielen, kleinen Aktionen, die man nicht in der Zeitplanung berücksichtigt, obwohl sie Arbeitszeit benötigen. „Ach, die kleine Viertelstunde“, denken Sie vielleicht. Doch das ist typisch: Bei den „sowieso-Aufgaben“ haben alle Beteiligten eine rosarote Brille auf. Von Vorgesetzten ist so ein Auftrag schnell erteilt und gleich vergessen. Vergessen wird auch, dass die Aufgabe bei jedem Turnus immer wieder erledigt werden muss. Wie aber sind die Auswirkungen, wenn diese kleinen, meist nicht aufwändigen Aufgaben in der Tagesplanung ausgespart werden? Die 10-Minuten-Aktionen summieren sich zu einer Stunde, die am Ende des Tages fehlt.
Identifizieren Sie Ihre „sowieso-Aufgaben“
Zur Bestandsaufnahme nehmen Sie ein Blatt Papier oder erstellen eine Datei. Skizzieren Sie eine einfache Tabelle mit den Spalten „Thema“, „Zeitaufwand in Minuten“ und „fällig“. Hier ist ein Beispiel, was darin stehen könnte:
  • Protokoll Teamsitzung, 30 Minuten, wöchentlich dienstags
  • Kopierer- Zählerstand an Servicefirma , 15 Minuten, Monatsende
  • Büromaterial checken und bestellen, 30 Minuten, monatlich
  • Datensicherung, 15 Minuten, täglich
  • Datensicherung Reinigung, 10 Minuten, monatlich
Tragen Sie in diese Liste in den nächsten vier Wochen alle kleinen, oft unbemerkten Routineaufgaben ein, die Sie in Ihrer Zeitplanung bislang nicht erfasst haben. So erhalten Sie eine Übersicht.
Machen Sie aus „sowieso-Aufgaben“ planbare Aufgaben
Betrachten Sie Ihre Bestandsaufnahme und bringen Sie Übersicht und System hinein. Beantworten Sie sich diese Fragen: Welche Punkte könnte man zu einer sinnvollen Arbeitseinheit zusammen fassen? Für welche Aufgaben gibt es feste Zeiten, Termine oder einen Turnus? Und jetzt legen Sie Ihre eigenen Standards für diese Routineaufgaben fest. Standards haben den Vorteil, dass man – einmal festgelegt – nicht immer neu entscheiden muss. Das spart Zeit und bringt Übersicht.
Wie Sie Ihre Aufgaben zukünftig im Blick haben
Wenn Sie glauben, dass Sie durch „sowieso-Aufgaben“ in der Routine-Falle stecken, dann machen Sie jetzt gleich den ersten Schritt. Sie haben nicht viel Zeit? Dann nehmen Sie lediglich einen DIN A4-Bogen und skizzieren kurz die oben aufgeführten Stichworte. Tragen Sie einen einzigen Punkt ein, der Ihnen spontan einfällt. Legen Sie dann die Liste an einen gut sichtbaren Platz. So fällt Ihr Blick immer wieder darauf und Ihr Verstand wird unbewusst nach Punkten suchen, die auf diesen Zettel gehören. Ihre Liste schreibt sich so fast von alleine. Notieren Sie sich in Ihrer to-do-Liste, dass Sie diese Bestandsaufnahme in vier Wochen auswerten. Was machen Sie mit den dann konkret sichtbaren „sowieso-Aufgaben“? Da gibt es mehrere Möglichkeiten: Erster Vorschlag: Sie terminieren diese Aufgaben und planen sie zukünftig mit der ermittelten Arbeitszeit ein. Wenn Sie elektronische Hilfsmittel wie MS Outlook oder Lotus Note nutzen, richten Sie gleich eine Serienaufgabe ein. Zweiter Vorschlag: Ihre Inventur führt zum ersatzlosen Streichen der Aufgabe, zum Minimieren oder Sie delegieren die Aufgabe. Dritter Vorschlag: Wenn sich zeigt, dass Ihr Arbeitsanfall unmerklich dauerhaft zu hoch geworden ist, kommen Sie um ein Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten nicht herum. Dafür jedoch haben Sie jetzt jedoch Fakten und Daten.
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