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Coop setzt auf das digitale Dokumentationssystem Livedok

Papierdokumentation ade
Coop setzt auf das digitale Dokumentationssystem Livedok

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In der Nähe von Aarau hat Coop sein größtes Logistikzentrum und zudem die größte Bäckerei der Schweiz gebaut. Jährlich werden hier 60 000 t Backwaren produziert, gelagert und verschickt. Die gesamte Dokumentation der eingesetzten Technik verwaltet das Unternehmen digital mit dem System Livedok von Rösberg. So behalten die verantwortlichen Ingenieure den Überblick über die rund 30 000 Dokumente, die jeweils einen Umfang von bis zu tausend Seiten haben.

Der gesamte Coop-Komplex besteht aus drei Hauptgebäuden. Sie verfügen teilweise über bis zu 14 Stockwerke, die zur Hälfte unter der Erde liegen. Produktion, Lagerung und Verteilung laufen größtenteils voll- oder teilautomatisiert ab.

Der neue Logistikstandort in Schafisheim ist gigantisch: Das Hochregallager in der Tiefkühlverteilzentrale ist 39 m hoch und bietet Platz für über 17 000 Paletten. Im vollautomatisierten Kühllager werden stündlich 6500 Kisten kommissioniert und im Hochregallager für allgemeine Waren lassen sich bis zu 4500 Paletten einlagern. Darüber hinaus hat sich die Unternehmensgruppe zum Ziel gesetzt, bis zum Jahr 2023 CO2-neutral zu werden.

Digital den Überblick behalten

Elektrotechnikingenieur Andreas Wenzelmann ist seit Beginn der Bautätigkeiten zuständig für die Automation und die Technik der Logistikzentrale am neuen Coop-Standort. Ihm war schnell klar, dass sich eine derart gewaltige Anlage nur mit digitaler Dokumentation überblicken lässt. Schließlich umfasst die aktuelle Dokumentation über 30 000 Dokumente, die jeweils einen Umfang zwischen einer und tausend Seiten haben. Daher forderte Wenzelmann von Anfang an von allen am Projekt beteiligten Lieferanten digitale Dokumentationen zu den zugelieferten Komponenten oder Anlagenteilen.

Gleichzeitig startete er eine umfangreiche Recherche, um ein geeignetes Dokumentationstool zu finden. Dabei verglich er unter anderem eine Dokumentmanagementlösung auf Basis von Microsoft Sharepoint mit Livedok, einer speziellen digitalen Anlagendokumentation von Rösberg. Letztere konnte am Ende überzeugen, wie Wenzelmann erklärt: „Bei einfachen Dokument-Management-Systemen (DMS) und der Sharepoint-Lösung hat sich vor allem das Ein- und Auschecken der Dokumente in der Praxis als zu aufwendig erwiesen. Bei Livedok ist dies anders. Bei diesem System begeistert mich am meisten, wie schnell wir die angelieferten Dokumentationen ins System bringen können, und das obwohl wir mit äußerst heterogenem Input arbeiten. Das Dokumentationstool kann etwa 200 Dateiformate lesen und automatisch als PDF konvertieren. Außerdem ist keine komplexe Ablagestruktur notwendig. Derzeit legen wir Dokumente lediglich nach Gebäude, Anlagenteil und dem entsprechenden Lieferanten ab. Dank der gut funktionierenden Schlagwortsuche finden wir die benötigten Dokumente sehr schnell. Mittelfristig denken wir über weitere Ablagestrukturen nach, aber das war für den Anfang nicht relevant, um mit der Dokumentation zuverlässig arbeiten zu können.“

Änderungen sind nachvollziehbar

Die Dokumentationslösung bei Coop setzt jetzt auf eine Kombination aus Sharepoint und Livedok. Ersteres wird dabei als Backup-Lösung betrachtet, das digitale Dokumentationstool dient als Frontend.

Alle Dokumente werden auf einem Sharepoint-Server abgelegt, versioniert und können dort auch eingesehen werden. Das Dokumentationstool Livedok ist mit Sharepoint verknüpft und liest alle Dokumente automatisch von dort ein. Zur Bearbeitung von Dokumenten verwenden Mitarbeiter nur das digitale Dokumentationssystem Livedok. Es läuft auf allen Standard-PCs, die bei Coop eingesetzt sind sowie auf Windows- und Android-Tablets.

Änderungen an der Dokumentation nehmen Mitarbeiter mit der sogenannten Redlining-Funktion (Roteintrag) vor. So können sie beispielsweise Fehler in der Dokumentation einfach korrigieren oder neue Anlagenkomponenten erfassen, die bei Instandhaltungsarbeiten ausgetauscht wurden. Dabei schreiben die Techniker ihre Änderungen direkt per Roteintrag ins Dokument. Diese stehen danach sofort allen Nutzern zur Verfügung. Hinterlegt wird beim Roteintrag auch, wer die Änderung zu welchem Zeitpunkt vorgenommen hat. So sind sie stets zuverlässig nachvollziehbar. Diese Funktion ist im Besonderen auch im Zusammenhang mit rechtssicherer Dokumentation wichtig.

Da in einigen Gebäudeteilen kein WLAN zur Verfügung steht, war es dem Betreiber wichtig, dass das Dokumentationstool auch im Offline-Modus zuverlässig funktioniert. Das eingesetzte Tool bietet standardmäßig Lösungen, die unabhängig von der Netzwerkverfügbarkeit jederzeit Zugriff auf wichtige Dokumente ermöglichen. Gleichzeitig sind spezielle Ansätze zum Konfliktmanagement implementiert, die Konflikte vermeiden bzw. aufzeigen, wenn verschiedene Personen gleichzeitig unterschiedliche Änderungen am selben Dokument vornehmen.

Darüber hinaus können Nutzer auch gezwungen werden, sich in regelmäßigen Abständen per WLAN ins Netzwerk einzuwählen, um den Dokumentationsstand auf ihrem mobilen Gerät zu aktualisieren, ehe sie weiterarbeiten können. Wenzelmann ergänzt: „Hilfreich für mich ist auch, dass ich mir alle Änderungen per Knopfdruck in einer Übersicht anzeigen lassen kann. Das ist nützlich, um weitere Workflows anzustoßen, wie zum Beispiel beim Lieferanten eine korrigierte Dokumentation anzufordern.“

Einfach und anwenderfreundlich

Auch die Anwenderfreundlichkeit war für Coop ein wichtiges Auswahlkriterium. Wie einfach sich das Dokumentationstool nutzen lässt, beschreibt Wenzelmann anhand einer kleinen Anekdote: „Mein Chef machte eine Führung durchs Werk und kam dabei an einer Presse vorbei, die eine Fehlermeldung anzeigte. Er hatte die Maschine noch nie bedient, gab die Fehlernummer und den Hersteller der Maschine in die Suchmaske des Dokumentationstools ein, fand die entsprechende Dokumentation und konnte den Fehler innerhalb kurzer Zeit beheben.“ Dieses Beispiel zeigt, wie schnell Mitarbeiter im Alltagsbetrieb eingreifen können und sich ungewollte Anlagenstillstände vermeiden lassen.

Nach dem Rollout des Systems erhielten die Techniker aus Wartung und Instandhaltung eine gemeinsame Schulung. In nicht einmal einer Stunde konnten sie die sachgerechte Bedienung der Software erlernen. Für die Anwenderfreundlichkeit des Systems spielen viele Faktoren eine Rolle. „Wir merken, dass auch die Qualität der zugelieferten Dokumente wesentlich über die Nutzbarkeit des Dokumentationstools entscheidet“, ergänzt Wenzelmann.

Im Laufe des Betriebs einer Anlage sammeln die Techniker für Wartung und Instandhaltung jede Menge Wissen. Gut, wenn sie dieses strukturiert festhalten und anderen Kollegen zugänglich machen können. Aus diesem Grund war Coop ein entsprechendes Wissensmanagementtool wichtig. Auch dafür wird nun Livedok genutzt. Im Bereich „Tipps und Tricks“ werden dazu Dokumente abgelegt, z. B. mit Anweisungen für wiederkehrende Tätigkeiten, Checklisten, Reports oder Wartungsanleitungen.

Papierlos arbeiten

Bei der Größe des Logistikzentrums schätzt Wenzelmann, dass er jederzeit einen Überblick gewinnen kann, sowohl über die gesamte Anlage als auch über Teilbereiche, mit denen er nicht so vertraut ist: „Wir planen, eine weitere Tiefkühlzelle zu bauen. Mit unserem Dokumentationstool kann ich mir dazu sehr einfach einen Überblick über alle verbauten Komponenten und beteiligten Lieferanten verschaffen. Das erleichtert uns das weitere Vorgehen immens“, resümiert er. Das i-Tüpfelchen ist für ihn jedoch, dass er mit dem Dokumentationstool papierlos arbeiten kann und damit auch dem Unternehmensziel einen Schritt näher kommt, bis zum Jahr 2023 CO2-neutral zu werden.

www.prozesstechnik-online.de
Suchwort: dei0617rösberg


Christian Stolz

Account Manager Plant Solutions,

Rösberg

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