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Deutsche QM-Software für Schweizer Kräuter

Validiertes Dokumentenmanagementsystem im Einsatz bei Ricola
Deutsche QM-Software für Schweizer Kräuter

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Die Herstellung von Kräuterbonbons unterliegt hohen Qualitätsstandards sowie strengen Auflagen und Richtlinien wie dem International Featured Standard Food (IFS Food) und der Guten Herstellungspraxis für Arzneimittel (GMP). Das Schweizer Unternehmen Ricola nutzt für die Verwaltung sämtlicher Dokumente seines Qualitätsmanagementsystems die QM-Software Roxtra.

Die Ricola AG in Laufen in der Schweiz gilt als Pionierin im naturgemäßen Kräuteranbau und blickt auf eine lange Geschichte zurück. Seit nunmehr drei Generationen ist das Unternehmen in Familienbesitz. 1930 wurde die Confiseriefabrik Richterich & Co. von Emil Richterich gegründet. Dieser befasste sich intensiv mit der Heilkraft von Kräutern und entwickelte 1940 erstmals die heute noch verwendete Rezeptur aus
13 Kräutern für den bekannten Schweizer Kräuterzucker. Mittlerweile werden die Erzeugnisse in über 50 Länder exportiert. Die Kräuter hierfür stammen dabei nach wie vor aus der Schweiz.

Hohe Ansprüche an die Qualität

Für die Weiterverarbeitung der Kräuter und die Herstellung der Endprodukte verfolgt Ricola hohe Qualitätsansprüche und setzt dabei auf etablierte Standards. So ist das Unternehmen nach der ISO 9001:2015 sowie dem IFS Food zertifiziert. Darüber hinaus unterliegen die Kräuterprodukte aufgrund ihrer nachgewiesenen medizinischen Wirkung den Qualitätsanforderungen der Guten Herstellungspraxis für Arzneimittel (GMP). Zusätzlich stellt das Unternehmen seine hohen Ansprüche beispielsweise durch eigene risikobasierte Stichprobenkontrollen sicher. Nur so kann es eine lückenlose Qualität der gesamten Prozess- und Produktionskette – von der Wareneingangskontrolle bis zum Warenausgang – gewährleisten.

Ein hohes Qualitätsniveau bedeutet jedoch auch einen hohen Verwaltungsaufwand für eine Vielzahl an Dokumenten. „Unser Qualitätsmanagementsystem umfasst mittlerweile über 6000 Dokumente“, erklärt Gabriel Hugenschmidt, Vizepräsident des Bereichs Quality Management bei Ricola. Für das Management und die Verwaltung der Dokumente hatte das Unternehmen vor der Einführung von Roxtra bereits zwei Dokumentenmanagementsysteme (DMS) im Einsatz. „Da bei diesen jedoch unter anderem eine Abhängigkeit von übergeordneten IT-Programmen bestand, haben wir einen Systemwechsel angestrebt“, erklärt Hugenschmidt.

Gefordert waren ein unkomplizierter und rascher Aufbau des neuen Systems angelehnt an das bereits bestehende DMS sowie eine einfache Migration der Dokumente.

Strukturierte Softwareeinführung

An der QM-Software Roxtra überzeugte die Schweizer unter anderem, dass sie sich einfach bedienen und verwalten lässt. Das System hat sich laut Hugenschmidt im laufenden Betrieb schnell etabliert und die internen User-Rückfragen sind merklich zurückgegangen. Auch die Anzahl an fehlerhaften Dokumenten konnte Ricola mit der Software deutlich reduzieren.

Für die Implementierung arbeitete das Göppinger Softwareunternehmen eng mit Ricola zusammen. Der zuständige Projektleiter von Roxtra begleitete und betreute das Projekt durch den gesamten Verlauf und unterstützte das Ricola-Projektteam durch regelmäßige Absprachen und Schulungen. Alles verlief nach einem klar strukturierten Plan: Roxtra übernahm die technische Installation und unterstützte den Bonbonhersteller bei der Datenübernahme. Die interne IT von Ricola nahm anschließend die weitere administrative Einrichtung vor – darunter den Aufbau verschiedener Benutzergruppen im DMS. So konnte das Unternehmen die Einführung der QM-Software strukturiert und im eigenen Tempo vornehmen.

Validierung im GMP-Umfeld

Auch Sonderlösungen konnten umgesetzt werden. Für Dokumente, die in der Produktion in Papierform vorliegen wie Reinigungspläne und Herstellvorschriften, wurde beispielsweise ein spezieller Workflow entwickelt. Mithilfe einer individuellen Workflow-Anpassung kann Ricola zudem Formulare direkt aus dem QM-Handbuch heraus ausfüllen, bewilligen und abspeichern. Eine weitere Besonderheit stellte die GMP-konforme Validierung dar. Durch die Zusammenarbeit und die Abstimmung zwischen den beiden Unternehmen war es möglich, die QM-Software reibungslos zu validieren. So konnte Ricola auf frühere Erfahrungen mit anderen DMS und IT-Systemen zurückgreifen, während Roxtra die Umsetzung unterstützte und die technische Dokumentation erstellte.

Roxtra GmbH, Göppingen


Autorin: Denise Much

Referentin für Marketing und Kommunikation,

Roxtra


Marc Schukey ist Geschäftsführer der Roxtra GmbH in Göppingen
Bild: Roxtra

Nachgefragt bei Marc Schukey

Herr Schukey, aus welchen Modulen besteht Ihre QM-Software im Wesentlichen?

Marc Schukey: Kern ist die Dokumentenlenkung mit den Möglichkeiten der revisionssicheren Ablage und der normkonformen Lenkung von Dokumenten in individuellen Workflows. Mit unserem Modul für das Prozessmanagement unterstützten wir unsere Anwender mit Lösungen zur Modellierung
sowie auch zur Automatisierung von Geschäftsprozessen und
Abläufen. Wichtig ist auch das Modul Vertragsmanagement, mit dem sich Verträge sicher und übersichtlich verwalten lassen.

Wie viele Dokumente lassen sich in die Software einbinden?

Marc Schukey: Praktisch unbegrenzt viele. Die meisten unserer Kunden nutzen Roxtra primär für verschiedene QM-Themen – darunter Umwelt- und Energiemanagement, aber auch Compliance usw. Bei größeren Kunden kommen wir dabei auf mehrere 10 000 Dokumente. Wir haben aber auch Fälle, etwa bei der Ablage und Archivierung von Rechnungen, bei denen wir es teilweise mit Millionen von Dokumenten zu tun haben.

Können die Nutzer standortübergreifend auf die Software zugreifen?

Marc Schukey: Das ist für viele unserer Kunden ein sehr wichtiger Aspekt. Einige von ihnen arbeiten im Dauerbetrieb –
24 Stunden an sieben Tagen die Woche – und das weltweit. Aus diesem Grund bieten wir Roxtra auch in 17 verschiedenen Sprachen an.

Besteht auch die Möglichkeit, dass externe Nutzer auf die Software zugreifen?

Marc Schukey: Ja, diese Anforderung gibt es von vielen Kunden. Bei einem großen deutschstämmigen Zertifizierer beispielsweise greifen über 1000 externe, freischaffende Auditoren auf die zentral gelenkten Dokumente zu. Dadurch haben diese immer aktuellen Zugriff auf die passenden Dokumente zur Zertifizierung.

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