Kondima, Hersteller von süßen Rohmassen und Halbfabrikaten für Konditoreien und die Süßwarenindustrie, war mit seiner IT-Lösung zur Verwaltung der Kundenkontakte nicht mehr zufrieden. Das Unternehmen suchte deshalb nach einer benutzerfreundlichen CRM-Lösung, die sich einfach in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren lässt und den Aufwand für die Administration sowie die Kosten minimiert. Kondima entschied sich für Microsoft Dynamics CRM 4.0 Professional, einer CRM-Software auf Hosting-Basis.
Die 1923 in Karlsruhe gegründete Kondima Engelhardt GmbH & Co. KG ist Spezialistin für Süßes. Das mittelständische Unternehmen stellt aus Rohstoffen wie Kakao, Haselnüssen, Mandeln oder Aprikosenkernen hochwertige Halbfabrikate und Kuvertüren für Konditoreien und die Süßwarenindustrie her. Kondima-Produkte wie Nougatcremes, Glasuren und Schokoladenraspeln werden in Lebkuchen, Pralinen oder Keksen verarbeitet. Zum Kundenkreis des Karlsruher Unternehmens gehören Firmen aus Industrie und Handel, darunter weltweit agierende Konzerne. Um erfolgreich arbeiten zu können, müssen die Vertriebsmitarbeiter von Kondima schnell auf die Kundendaten zugreifen. Das System für die Verwaltung der Kundenbeziehungen, Charisma auf einem IBM-AS/400-Server mit IBM i5/OS, lief aber zu langsam, bot zu wenige Funktionen und war nicht mehr upgradefähig. Kondima suchte deshalb nach einer neuen CRM-Software.
Entscheidung für Hosting-Lösung
„Unsere Mitarbeiter beschwerten sich immer öfter über die Wartezeiten beim Abruf von Informationen sowie die umständliche Bedienung“, erinnert sich Thomas Engelhardt, Geschäftsführer bei Kondima. Auch Funktionen wie die automatische Auswertung von Kennzahlen oder die Erfolgskontrolle von Marketing- und Vertriebszielen fehlten. Dies war umso wichtiger, als Kondima in dezentraler Struktur mit vielen Vertriebsbüros arbeitet.
Kondima machte sich auf die Suche nach einer professionelleren Lösung, die Informationen und Daten zu allen Unternehmenskunden einheitlich speichert und die Steuerung der kundenbezogenen Geschäftsprozesse in Marketing, Vertrieb und Service optimiert. Beratend stand der Microsoft-Partner maxIT Consulting zur Seite, mit dem Kondima bereits seit mehreren Jahren erfolgreich zusammenarbeitet. Zur Auswahl standen ein Bundle der Software Semiramis und IBM-Hardware mit IBM i5/OS sowie Microsoft Dynamics CRM 4.0. Im Oktober 2007 traf sich die Projektgruppe zum ersten Mal, im Dezember 2007 fiel die Entscheidung für Microsoft Dynamics CRM 4.0 Professional mit den Modulen Vertrieb, Marketing und Service auf Hosting-Basis, und bereits vier Wochen später nutzten zehn Mitarbeiter von Kondima die neue CRM-Software für die Verwaltung der rund 1500 Kundenkontakte.
Den Ausschlag für Dynamics CRM gaben die leichtere Anbindung der Zweigstellen, die bessere Rechteverwaltung sowie vor allem die Integration in die vertraute Arbeitsumgebung von Microsoft Office Outlook 2003. „Da unsere Mitarbeiter über die Benutzeroberfläche von Outlook auf die Daten der gehosteten CRM-Software zugreifen, hatten wir wegen der einfachen Bedienung nur sehr geringen Schulungsaufwand“, so Engelhardt. Zudem gab es keine Probleme mit den Schnittstellen, die bei Systemen unterschiedlicher Anbieter aufgetreten wären.
Für die Hosting-Lösung entschied sich Kondima angesichts der positiven Erfahrung, die das Unternehmen bereits mit der Nutzung von Microsoft Exchange Server 2007 auf Hosting-Basis gemacht hatte. Für den externen Betrieb des Mailservers sorgt ebenfalls maxIT Consulting.
Seit Januar 2008 betreibt maxIT Consulting in seinem Rechenzentrum neben Exchange Server 2007 auch Dynamics CRM 4.0 für den Süßwarenhersteller. Kondima braucht sich damit nicht mehr um die Administration, Verfügbarkeit, Sicherheit und im Betrieb seines CRM-Systems zu kümmern und kann sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Das heißt: Das Unternehmen benötigt keine eigenen Server und Softwarelizenzen im Haus, sondern zahlt pro Monat einen Pauschalpreis inklusive aller Services wie Wartung oder Back-up.
Da Kondima über ein Gigabit-Backbone mit den beiden modernen Rechenzentren von maxIT Consulting verbunden ist, gibt es keine Engpässe bei der Datenübertragung. „Unsere Mitarbeiter können dadurch viel schneller auf die wichtigen Informati-onen sowie die Kundenhistorie zugreifen und effektiver arbeiten“, betont Engelhardt. „Da das Rechenzentrum mehrfach redundant aufgebaut ist, nutzen wir ein hochverfügbares und sicheres System auf Microsoft-Basis.“ Die Folge: Das Hosting-Modell trifft auf große Akzeptanz bei den Mitarbeitern, da es einfach zu bedienen ist und ihnen durch den Fernzugriff orts- und zeitunabhängiges Arbeiten ermöglicht.
Den Nutzern stehen alle Funktionen von Microsoft Dynamics CRM 4.0 auch mobil auf einem Notebook oder Smartphone zur Verfügung; der einzelne Mitarbeiter erhält Zugriff auf alle Kontakte, für die er zuständig ist und für die er die entsprechenden Rechte besitzt. Für die Rechtevergabe ist ebenfalls maxIT Consulting zuständig. Die Angestellten von Kondima verbinden sich über eine mit 128 Bit verschlüsselte SSL-Internetverbindung nach einer personengebundenen Authentifizierung mit dem CRM-System. Aus Sicherheitsgründen läuft auch der tägliche Back-up der Daten in den zwei voneinander getrennten Rechenzentren ab.
Online-Info www.dei.de/1009443
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