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Prozesse wie der geölte Blitz

Ölmühle Brökelmann optimiert Kundenbeziehungen durch den Einsatz von SAP
Prozesse wie der geölte Blitz

Als Lebensmittelhersteller muss die Ölmühle Brökelmann strenge gesetzliche Auflagen und Informationspflichten erfüllen. Doch auch um die Kundenbeziehungen zu verbessern und sich damit im Markt zu behaupten, sind stets aktuelle Informationen über Rohstoffe, Fertigungsprozesse, Aufträge und Lieferungen notwendig. Um diese ständig wachsende Herausforderung zu erfüllen, greift das Unternehmen aus dem westfälischen Hamm seit Kurzem auf die SAP-Mittelstandslösung Fix ERP zurück.

Doris Jessen

Ob am häuslichen Herd oder in der Großküche: Die Speiseöle von Brökelmann sorgen für kulinarischen Hochgenuss beim Braten, Frittieren oder im Salat. Bekannt sind vor allem die Raps-, Sonnenblumen-, Distel- und Maiskeimöle der Marke Brölio. Das bereits 1845 gegründete Unternehmen gehört im Bereich der in Pet-Behältern abgefüllten Ware zu den Marktführern. Es beschäftigt heute rund 150 Mitarbeiter und verarbeitet ca. 550 000 t Saat pro Jahr.
In Anbetracht der aktuellen Marktsituation nachwachsender Rohstoffe, in der die Verfügbarkeit von Ölen für den Lebensmittelgebrauch immer enger wird, wird es auch für Brökelmann zu einer zunehmenden Herausforderung, seine Marktpräsenz zu behaupten: „Der Einkäufermarkt ist sehr eng, Saat und Öl sind teurer geworden. Wir setzen daher auf optimale Kundenbeziehungen durch zuverlässige und vor allem schnelle Lieferung und medienbruchfreie Geschäftsprozessabwicklung von der Auftragsannahme bis zur Rechnungsabwicklung. Und das können wir nur auf der Basis einer modernen ERP-Software erreichen“, erklärt Michael Simon, Leiter EDV/IT-Organisation bei Brökelmann.
Brökelmann gehört in Sachen ERP zu den Pionieren: Bereits in den 70er-Jahren entwickelte das Unternehmen ein proprietäres System, das seitdem immer wieder modernisiert wurde. Irgendwann war der Punkt erreicht, an dem Brökelmann zu dem Entschluss kam, dass eine Standardlösung sinnvoller und vor allem kostengünstiger ist. Insbesondere die in der Lebensmittelbranche so wichtige Chargenrückverfolgung sollte durchgängig in einem System möglich sein. Dazu gehört auch, Belege in der Fertigung und an den Warenausgabestellen scannen zu können und diese revisionssicher zu archivieren. Zunehmend wichtig für die optimale Geschäftsprozesssteuerung war Brökelmann auch, zeitnah über alle Abläufe informiert zu sein, ob zum Beispiel Lieferungen bereits zum Kunden unterwegs sind, oder welche Chargen als Retouren zurückgenommen werden müssen. Hierüber stets aktuelle Informationen zu haben und auskunftsfähig zu sein, vertieft die Geschäftsbeziehung zum Kunden. All diese Anforderungen hätte eine Eigenlösung nicht erfüllt.
Nach umfangreicher Suche entschied sich Brökelmann für Fix ERP des SAP-Partners Steeb. Hierbei handelt es sich um eine SAP-ERP-basierende Unternehmenssoftware, die für den Mittelstand vorkonfiguriert ist. Mit der Systemeinführung wurde ebenfalls Steeb beauftragt.
Steeb Fix ERP wird mithilfe eines methodischen Beratungsansatzes kundenindividuell zugeschnitten. Die Lösung umfasst die Standardprozesse eines mittelständischen Unternehmens in Finanzwesen und Controlling, Lager- und Fertigungssteuerung, Ein- und Verkauf. Zusätzlich zu den Kernmodulen sollten auch das Vertriebsinformationssystem (VIS), Materialmanagement (MM), Qualitätsmanagement (QM) und Produktionsplanung und Information (PP-PI) aus SAP ERP eingeführt werden. Darüber hinaus wurde IBM beauftragt, die für das Projekt notwendige Serverhardware sowie die Verpackungs- und Versandlogistik zu implementieren. Komplettiert wurde das Dienstleisterteam durch die OSC, die für die Schnittstellenprogrammierung und die Einführung der Vertriebskomponente verantwortlich zeichnete.
Das Projekt, an dem die Teams der IT-Dienstleister und des Kunden im Kern mit jeweils zwei bis drei Mitarbeitern unter der Projektkoordination von IBM zusammenarbeiteten, startete im August 2006. Da alle Geschäftsprozesse aus dem bestehenden System bekannt waren, wurde zunächst analysiert, wo es sinnvoll war, den Standard einzusetzen und wo eine Anpassung von vornherein erforderlich war. Soweit möglich, sollten auch Abläufe an den Standard angepasst werden. Die Anpassungen im SAP-System sowie die Neuprogrammierungen fanden zunächst bei den IT-Dienstleistern statt, anschließend wurden sie beim Kunden implementiert.
Bei Brökelmann wird im Zwei- bis Drei-Schichtenbetrieb gearbeitet, daher beschaffte das Unternehmen für die SAP-Lösung, welche hochverfügbar rund um die Uhr funktionieren muss, neue IBM Server Open Power 720 und Open Power 720 (VIO) auf Linux-Basis.
Die speziellen Kundenanforderungen sind bei dem Lebensmittelhersteller einerseits die für die Branche typischen Kontrakte, also befristete Lieferverträge, und andererseits teilweise sehr komplexe Lieferketten, letztere vor allem im Bereich Schrot für die Futtermittelindustrie. Hier kann es zum Beispiel passieren, dass ein Vertrag mit einem Kunden A über fünf Monate und 20 t geschlossen wird, dieser aber 5 t an seinen Kunden B und 3 t an C verkauft. Die Liefermenge für B wird auch von B abgeholt, für C wird sie von Brökelmann an dessen Lieferkette geliefert, in Rechnung gestellt wird sie aber komplett der Firma A. „Man muss genau wissen, welche Lieferung an welche Position in der Kette gehört. Wichtig sind in diesem Zusammenhang exakte statistische Auswertungen und kaufmännische Abschlüsse, um zeitnah aussagekräftige Reports erstellen zu können“, erläutert Simon.
Von Anfang an war klar, dass man das Schrotgeschäft nicht über den SAP-Standard abbilden konnte, sondern dass das Consultingteam das System individuell anpassen und durch Addons ergänzen musste. Für die Programmierung der Waagentransaktionen zeichnete IBM verantwortlich. Hier mussten die Spezialisten genau definieren, welche Produkte auf die Waage kommen, damit diese Informationen von SAP in der Buchhaltung oder Logistik direkt weiterverarbeitet werden können.
Misch-Chargen in Tanks
Eine Besonderheit in der Ölmühle stellt auch die Chargenrückverfolgung dar: Durch die Lagerung in Tanks, die niemals vollständig leer sind, sondern regelmäßig nachgefüllt werden, entstehen Misch-Chargen, die aus Qualitätssicherungsgründen immer einwandfrei nachvollziehbar sein müssen. Dafür werden von jeder einzelnen Öllieferung Rückstellmuster abgefüllt, im Labor auf ihre Qualität überprüft und für den Kunden freigegeben. Am Produktionsausgang erhalten die Flaschen, Kartons und Paletten ihre Etiketten mit den NVE-Codes, die am Warenausgang eingescannt werden. Alle diese Vorgänge werden medienbruchfrei von SAP abgebildet und gesteuert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, aus welchem Tank ein bestimmtes Öl stammt.
Aufgrund der aufwendigen kundenspezifischen Anpassungen, Tests und Nachjustierungen dauerte das Projekt gut ein Jahr, bis es Ende September 2007 in den Endspurt zur Produktivschaltung ging. Die Key User von Brökelmann erhielten Schulungen bereits während der Einführungsphase und gaben anschließend ihr Know-how an ihre Kollegen weiter. „Wie bei jedem umfangreichen IT-Projekt gab es auch bei uns einige Hürden, die aber gut genommen wurden. So stellte sich heraus, dass wir für unsere komplexen Lieferketten eine spezielle und flexible Matrix mit allen Kontraktbeständen benötigten, die uns am Ende auf einen Blick das Ergebnis lieferte, was wohin verkauft wurde“, erläutert Simon.
Am 1. Oktober 2007 erfolgte das mit Spannung erwartete Going Live. Alle 137 Lkws und Schiffsladungen konnten ordnungsgemäß abgefertigt werden. Nach einem knappen halben Jahr Nutzung, in denen die Mitarbeiter bereits die nötige Routine entwickelt haben, ist festzustellen, dass sich der Informationsfluss deutlich verbessert hat und genauere Reports und Auswertungen die Arbeit sowohl im kaufmännischen als auch produktionstechnischen Bereich erleichtern. Weitere Projekte sind daher schon geplant: So sollen weitere EDI-Verbindungen zu Lieferanten und Kunden geschaffen werden, um damit die Geschäftsbeziehungen entlang der Prozesskette weiter zu vertiefen und zu beschleunigen.
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