Hygienemanagement auf digitalem Weg. So steuern Sie Dienstleister mit Smartphone und App - prozesstechnik online

So steuern Sie Dienstleister mit Smartphone und App

Hygienemanagement auf digitalem Weg

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Die Steuerung externer Reinigungsdienstleister ist in der Ernährungsindustrie besonders heikel. Werden sie nicht ausreichend über die Pflichten unterrichtet und die geleisteten Arbeiten nicht umfassend kontrolliert, kann dies je nach Hygienezone weitreichende Konsequenzen haben. Welche typischen Probleme es beim Einsatz externer Reinigungsdienstleister häufig gibt und wie sich Reinigungsteams mithilfe moderner IT-Infrastruktur schnell und einfach steuern lassen, lesen Sie hier.

Sowohl bei der Unterhaltsreinigung als auch bei der hygienischen Säuberung von Maschinen und Anlagen greifen Lebensmittelhersteller oft auf externe Dienstleister zurück. Dabei ist eine sichere und zuverlässige Steuerung der Auftragnehmer wichtig, um Fehler zu vermeiden, die sonst womöglich ernste Auswirkungen haben können. Das ist nicht einfach, denn die Arbeitsqualität der Dienstleister lässt sich im Voraus nicht erkennen. Auch eine unterschiedliche Firmenkultur oder Sprachbarrieren können dazu beitragen, dass Fehler im Reinigungsmanagement passieren. Moderne IT-Infrastruktur hilft nicht nur dabei, die Arbeit von Auftragnehmern schnell und unkompliziert überprüfen zu können, sondern auch, Abläufe zu sichern und – im Fall der Fälle – Probleme schnell zu beheben.

Anforderungen festlegen

Der erste Schritt, um alle Pflichten eines Reinigungsteams im Griff zu behalten, ist das Erstellen eines Anforderungskatalogs und einer entsprechenden Checkliste. Alle Aufgaben, vom Intervall für das Entleeren der Mülleimer bis zu speziellen Anforderungen in den sensiblen Hygienezonen, können hier mit Zielvorgaben festgelegt werden. Aus dem Anforderungskatalog lässt sich mithilfe von Checklisten ein Überblick herstellen, wo, wann und wie oft eine Aufgabe ausgeführt und kontrolliert werden muss. Auch die Zuordnung dieser Aufgaben zu Mitarbeitern oder externen Dienstleistern wird festgelegt. Eine entsprechende Planung für die Arbeitsorganisation kann beispielsweise folgende Kategorien enthalten:

  • Bezeichnung der Maßnahme
  • Beschreibung der einzelnen Tätigkeit
  • Einteilung des Bereichs innerhalb des Reinigungsmanagements
  • Sollwerte
  • Kriterien
  • Infotyp
  • Sortierung
  • Zuteilung von Objekthandbuch, Qualitätskontrollen, Raumnutzung, Arbeitsmitteln, Mitarbeitern und Bereichsleitern

Durch eine kluge und sorgfältige Einrichtung von Checklisten erleichtern sich Qualitäts- und Hygienebeauftragte die Arbeit dann, wenn es darauf ankommt: Sind alle Reinigungsgeräte einsatzfähig? Sind Verbrauchsmittel wie Handschuhe und Haarnetze noch vorrätig oder müssen sie bestellt werden? Sind alle sicherheitsrelevanten Aspekte wie Schließ- und Zutrittsverwaltung geklärt?

Alle wichtigen Prüfpunkte sollten vorab kategorisiert und mit Sollwerten gewichtet werden: Dazu kann auch das Hinterlegen von Fotos, die den gewünschten Soll-Zustand abbilden, gehören. Am Einsatztag können dann alle Vorgaben geprüft und abgehakt werden.

Per Knopfdruck zum Überblick

Bei Softwarelösungen wie dem E-QSS erhalten QM-Verantwortliche per Knopfdruck einen kompletten Überblick über den Status aller Reinigungsvorgänge. Auf Wunsch auch als Übersicht, die mehrere Gebäude einbezieht, wenn diese von einer zentralen Stelle aus betreut werden. Dabei erhalten Entscheider in der Lebensmittelproduktion sofort Einsicht in die aktuellen Vorgänge im Unternehmen; beispielsweise, wenn das Reinigungsteam eine bestimmte Hygienezone betreten hat. Darüber hinaus können Auftragstickets vergeben und deren Status überprüft werden: Wird beim Saubermachen entdeckt, dass eine Mäusebox beschädigt ist, kann der Reinigungsmitarbeiter sofort die zuständige Stelle informieren – und diese hakt das Ticket als erledigt ab, sobald wieder alles funktioniert.

Auch wichtige Kennzahlen wie der Qualitätsverlauf oder die Zeiterfassung wichtiger Maßnahmen können hierüber gesteuert werden. Mit einer Maßnahmenverwaltung können Qualitätsmanager außerdem einem Auftragsticket mehrere Maßnahmenschritte zuordnen.

Ein weiterer digitaler Helfer sind QR-Codes, die in den Workflow des Reinigungsmanagements integriert werden – wodurch Aufträge oder Reklamationen schnell und einfach ausgelöst werden. Wurde das Entleeren eines Mülleimers vergessen, kann der Anwender sofort mittels QR-Code und Smartphone eine Meldung an den Reinigungsdienstleister absetzen. Eine optimale Voraussetzung, um kontinuierliche Verbesserungsprozesse im Unternehmen umzusetzen. Nicht nur die alltäglichen Arbeitsabläufe werden dadurch schneller und effizienter. Auch eine enge Verzahnung zwischen den weiteren Aufgaben des Qualitätsmanagements – wie zum Beispiel der Glas- und Verpackungsdokumentation – und anderen betrieblichen Abteilungen wird ohne großen Aufwand durch die digitale Kommunikation möglich.

Touchscreen statt Papierberg

Wer die Arbeitsqualität der Reinigungskräfte steuern will, braucht keine Papierchecklisten mehr. Für routinemäßige Kontrollrundgänge werden Mitarbeiter mit Smartphones ausgestattet: Vor Ort haken sie dann schnell und einfach ab, ob alle Vorgaben in Sachen Sauberkeit eingehalten wurden. So kann die Qualität der Reinigungsarbeiten schnell und einfach sichergestellt werden. Soll das Reinigungsmanagement direkt mit der Lebensmittelhygiene verknüpft werden, lassen sich auch IFS- oder HACCP-Listen vorab im System hinterlegen. Die direkte Kopplung der stationären IT-Infrastruktur am PC-Arbeitsplatz mit Apps für das Smartphone macht den mobilen Einsatz überall im Unternehmen möglich. Ein wichtiger Vorteil, gerade wenn Herstellung, Lagerung, Verpackung und Transport von Lebensmitteln räumlich weit auseinanderliegen. Auch die Weiterleitung aller Informationen findet voll automatisiert statt. So landen die Ergebnisse von Hygiene-Checks umgehend bei Geschäftsführung oder der Unternehmenskommunikation – die in jeder Situation immer auf alle Fakten zugreifen kann. Dort können sie dann für Lieferantenaudits genutzt oder bei der Planung von Schulungen und Fortbildungen eingesetzt werden.

Auf diesem Weg schaffen Lebensmittelproduzenten einen hohen Standard in der Hygiene, können sich sicher sein, rechtliche Standards einzuhalten und durch hohe Qualität in allen Abläufen für ein positives Unternehmensimage sorgen.

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Autoren: Eva und Oswald Neumann

Geschäftsführung,

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