Eiskalt kalkuliert

Die Brüder Jan und Stefan Makaruk gründeten 1991 Hela Prima Sp. z o.o. Sie setzten damit die Familientradition fort, denn bereits ihre Eltern waren seit 1960 in Polen für hausgemachte Eiscreme bekannt. Hinter dem Erfolg des Unternehmens steckt viel Know-how bei der Eisproduktion, Qualitätsbewusstsein und die geheimen Rezepte der leckeren Eisspezialitäten.

Seit 1991 wurden die Produktionsprozesse kontinuierlich auf einen industriellen Standard überführt. Parallel dazu erweiterte man die Produktionskapazitäten. 1997 entstand aus der Zusammenarbeit mit dem Unternehmen Inter-Prima der Firmenverbund Hela-Prima Sp. z o.o. mit Sitz in Sopot im Norden von Polen. Mit diesem Zusammenschluss wurde gleichzeitig der Fokus des Produktportfolios insbesondere auf Stieleis gelegt. Damit rückte gleichzeitig der Vertriebskanal Lebensmitteleinzelhandel in den Vordergrund der Unternehmensentwicklung. Im Jahr 2000 wurde der bestehende Unternehmenssitz um eine hochmoderne Produktionsstätte in Karczew, in der Nähe von Warschau, ergänzt. Die Nutzung der sich schnell entwickelnden Infrastruktur in diesem Gebiet war ein strategisch wichtiger Schritt, der sich insbesondere auf die Logistik positiv auswirkte. Durch die unmittelbare Nähe der Hauptstadt konnten der Lebensmitteleinzelhandel und die Kunden aus der Gastronomie schnell und vor allem wirtschaftlich beliefert werden. So war die Verlegung der gesamten Produktion an den neuen Standort eine unter betriebswirtschaftlichen Aspekten logische und vor allem wachstumsorientierte Entscheidung. Im Zuge der guten logistischen Position des Unternehmens erweiterte Hela sein Serviceangebot um den Großhandel mit gefrorenen Lebensmitteln und ist seitdem eine der ersten Adressen für die komplette Versorgung der Gastronomie mit Tiefkühlprodukten.

Polen hat als Unternehmensstandort im Zentrum von Europa in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen. Damit einher ging gleichzeitig ein enormer Kostendruck für alle polnischen Lebensmittelproduzenten, die nun einem europäischen Wettbewerb ausgesetzt waren. Die vom Handel und damit auch von der Gastronomie formulierten Anforderungen betrafen auf der einen Seite den Preis und auf der anderen Seite umfassende Vorschriften im Bereich der Rückverfolgung, der Dokumentation der Prozesse und vor allem in der Etikettierung und externen Logistik. Das Unternehmen Hela erkannte diese Entwicklung frühzeitig und stellte deshalb das Ziel, zu den größten Eiscremeproduzenten in Polen zu gehören, auf zwei Säulen.

Die erste Säule umfasste wesentliche Re- und Neuinvestitionen in die Produktionseinrichtungen und den Fuhrpark. Die zweite Säule bestand darin, die gesamten Prozesse durch den Einsatz einer ERP-Lösung zu optimieren. Insbesondere stand bei steigenden Reallöhnen die Reduzierung manueller Tätigkeiten im Vordergrund. Den Anforderungen der Kunden sollte uneingeschränkt Rechnung getragen werden – aber unter der Voraussetzung, dass alle Produkte zu marktgerechten Preisen produziert werden können.

Stefan Makaruk beschreibt die Entscheidung von 2007 rückblickend wie folgt: „Ein schnelles Informationsmanagement ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit mit dem Handel. Wir waren von Anfang an überzeugt, dass nur ein integriertes ERP-System, welches alle Unternehmensbereiche abdeckt, die notwendige Wirtschaftlichkeit für den hart umkämpften Markt garantieren kann.“ Der Branchenspezialist CSB-System überzeugte im Auswahlprozess insbesondere durch die integrierten Module in der Kommunikation mit dem Handel über EDI und die Flexibilität bei der Etikettierung und Auszeichnung der Produkte. Dabei zeigte sich sehr schnell, dass das System den gesamten Prozess von der Beschaffung, über die Produktion mit integrierter Produktionsplanung, die Lagerverwaltung und das Dispositionsmanagement bis hin zur Planung des Abverkaufes vollständig abdeckt. Genau dies entsprach den wirtschaftlichen Kriterien, die die Geschäftsführer von Hela an das neue System hatten. Die Tatsache, dass CSB-System zusätzlich alle Anlagen und Maschinen direkt im ERP-System integrieren kann und somit eine detaillierte Produktionsplanung auf Knopfdruck realisiert, verdeutlichte dabei den hohen Standardisierungsgrad, wodurch Hela flexibel und in vollem Umfang auf alle Anforderungen des Handels reagieren kann.

Im Zuge der ersten Workshops mit CSB-System wurde eines deutlich: Die Geschäftsleitung wollte alle Bereiche des Unternehmens durch den Einsatz von CSB-Software integrieren. So sollten alle Unternehmensbereiche inklusive der Finanzbuchhaltung, des Controllings und des Außendienstes ausschließlich mit der ERP-Software und deren Daten arbeiten.

Die Größe des Projektes und der trotzdem sehr enge Zeitrahmen bedurften einer exakten und strikten Organisationsstruktur. So entstand schnell eine sehr teamorientierte Zusammenarbeit zwischen CSB-System und dem Anwender Hela.

Die Ist-Analyse und die Ableitung der Soll-Prozesse waren zügig abgeschlossen. Da die Anforderungen des Handels klar definiert sind, galt es zunächst, die Produktionsprozesse optimal und transparent zu gestalten. Der große Preisdruck in der Lebensmittelindustrie erforderte zunächst eine detaillierte Kostenkontrolle und eine exakte Kostenträgerrechnung. Mit dem Ziel, direkt zu Beginn der Beschaffungsprozesse alle Optimierungspotenziale bei der Rohstoffbeschaffung zu nutzen, dabei gleichzeitig die Qualität weiter auf Spitzenniveau zu halten, mussten alle manuellen und redundanten Arbeitsschritte identifiziert und durch die Software substituiert werden. Dies galt gleichermaßen für die Produktion, das Lager und den Absatz. Die Kommunikation mit dem Handel durch EDI, welche direkt aus dem CSB-System ohne weiteren Eingriff erfolgt, führte ebenfalls zu weiteren deutlichen Zeiteinsparungen. Zwei Monate lang wurden die Abläufe von Hela im CSB-System abgebildet und getestet. Dabei bestand die Geschäftsführung auf der Durchführung eines realen Tests und ließ dafür alle Daten gleichzeitig im „alten“ und im „neuen“ CSB-System erfassen.

Ein zusätzlicher Effekt für die Integration aller Unternehmensbereiche in einem IT-System ist die vollständige Kontrolle der Unternehmenskennzahlen unter Berücksichtigung eines beliebigen Detaillierungsgrades. Diese Kontrollfunktion ist dank der parallelen Implementierung der Finanzbuchhaltung, der Kosten- und Leistungsrechnung und der Anlagenbuchhaltung für alle Produkte, Vertriebskanäle und Kunden möglich. Übersichtlich können alle Kennzahlen in den ebenfalls von CSB-System gelieferten Business-Intelligence-Modulen dargestellt werden.

Schnelle und transparente Prozesse, die Minimierung von Rohstoff- und Produktionsverlusten, eine höhere Produktivität über alle Abläufe sowie die sicheren und aktuellen Lagerdaten in den Produktionsstätten vor Ort und den Handelsfilialen haben dazu beigetragen, dass Hela bestens für die weitere Expansion aufgestellt ist. Die Einführung der kompletten ERP-Lösung CSB-System gibt dem Unternehmen die sichere Basis für eine weitere dynamische Entwicklung.

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Über 100 Mitarbeiter sind für die CSB-System AG in nahezu jedem Land Osteuropas aktiv. Dazu zählen unter anderem Russland, Weißrussland, die Ukraine, Rumänien, die baltischen Länder, Polen, Bulgarien, Tschechien, die Slowakei und Ungarn.

Seit dem Jahr 2000 verzeichnet CSB-System in Osteuropa ein überdurchschnittliches Wachstum. Dieser Erfolg ist insbesondere auf den großen Nachholbedarf der osteuropäischen Lebensmittelindustrie bei Umsetzung und Einhaltung der EU-Gesetzgebung – wie Rückverfolgbarkeit und Lebensmittelsicherheit mit Hilfe der IT – zurückzuführen. Darüber hinaus sind viele große europäische Lebensmittelproduktions- und Handelsunternehmen expandiert und haben den osteuropäischen Markt erfolgreich erschlossen. Daher sind auch dort die Organisationsvorgaben, beispielsweise Produktfrische, Lieferfähigkeit und Termintreue, den europäischen Standards angepasst. Ein weiterer Grund für die wachsende Nachfrage nach IT und einem höheren Automatisierungsgrad liegt in den stetig steigenden Personalkosten. Diese haben in den letzten drei Jahren zu einem höheren Anspruch an Produktivität im Sinne der Prozess- und Organisationsoptimierung geführt. Der Einsatz von IT ist somit ein wesentlicher Erfolgsfaktor geworden.