„Eines wird schnell deutlich: Die Regeln zu Präsenz-Workshops lassen sich nicht auf virtuelle Workshops übertragen“, sagt Adam Sobanski, Partner der Pharma-Beratungsgesellschaft Main5. Das Unternehmen arbeitet seit seiner Gründung im Jahr 2013 verstärkt virtuell und führt diese Technik nun auch im Rahmen des Change Management in Pharmaunternehmen ein. Ergebnisorientierte virtuelle Workshops benötigen einen erfahrenen Moderator, umfassende Vorarbeit und im Optimalfall bis zu zehn Teilnehmer bei einer Dauer von maximal drei Stunden am Stück. Bei größeren Gruppen ist eine Aufteilung erforderlich, bei der Kleingruppen spezielle Sachverhalte in Breakout-Sessions erarbeiten können. Technisch gibt es zwei Dimensionen abzudecken: Die Kommunikation und die Visualisierung der Schritte, Eingaben und Ergebnisse.
Tool-Kit für virtuelle Workshops
Für Unternehmen bieten sich mehrere Werkzeuge, die Kommunikation abzudecken. Skype und Microsoft Teams sind gerne genutzt, bieten aber nicht die immer ideale Basis. Mit Zoom können Moderatoren wesentlich mehr mit den Teilnehmern interagieren und Untergruppen bilden. Als nächste Dimension ist die Visualisierung eine Herausforderung. In der Pharmabranche arbeiten Unternehmen gerne mit der Brown Paper-Methode, die sich digital mit dem Tool Mural abbilden lässt. „Mit Mural lassen sich wie auf einem regulären Whiteboard Skizzen und Schaubilder anlegen und mit Kunden und Kollegen teilen und gemeinsam gleichzeitig bearbeiten, jederzeit können zudem neue Teilnehmer in die Sitzung und deren Bearbeitung einbezogen werden. Hier sind der Kreativität wirklich keine Grenzen gesetzt“, sagt Adam Sobanski. Alle digitalen Methoden haben derweil gemein, das in regelmäßigen Abständen eine Summary erfolgen sollte, um alle Teilnehmer auf den aktuellen Stand zu bringen. Mittelfristig erfordere die digitale Kollaboration bessere Ausstattung an den Heimarbeitsplätzen, um allen Anforderungen an Kommunikation und Visualisierung gerecht zu werden. Dazu zählen auch mehrere Bildschirme, die die persönliche Interaktion sowie die Visualisierung abbilden können.
Nachhaltigkeit durch digitale Arbeit
Ein angenehmer Nebeneffekt der digitalen Workshops: Unternehmen sparen nicht nur immense Reisekosten ein, sondern bessern auch die CO2-Bilanz deutlich auf. „In Sachen Nachhaltigkeit hat uns Covid-19 vor Augen geführt, wie wesentlich effizienter und ohne Vorbehalte über weite Entfernungen miteinander gearbeitet werden kann. Wir freuen uns, die von uns erarbeiteten Best-Practice-Methoden auch erfolgreich bei großen Pharmaherstellern umsetzen zu können“, sagt Adam Sobanski von Main5. Im Projektmanagement steht Agilität im Vordergrund und steigert die Leistung der Projekte mit schneller und effizienter Umsetzung. Die Methoden der Wahl sind Scrum und Kanban, wobei sich Scrum auf die iterative Produktentwicklung und Kanban auf die kontinuierliche Prozessverbesserung konzentriert. „Eines hat die Krise deutlich gezeigt: Wie schnell sich die Arbeitswelt adaptieren kann, und welches Potenzial in neuen Technologien und Strategien steckt. Insofern hat Covid-19 das Change Management beschleunigt“, resümiert Adam Sobanski.
