Der Workflow-Anbieter COI hat sein Archivierungs-, Dokumenten- und Workflowmanagement-System BusinessFlow in MS Outlook integriert. Dadurch kann MS Outlook durchgängig als umfassende Kommunikations-, Informations- und Arbeitsplattform genutzt werden. Systembedingte Schwachstellen, wie die unkontrollierte Vervielfältigung von unterschiedlichen Informationen und Versionen oder die uneinheitlich strukturierte Wissensbasis im Unternehmen, werden durch die Koppelung zwischen BusinessFlow und MS Outlook überwunden und Geschäftsabläufe optimiert.
Herkömmliche Workflowsysteme arbeiten bisher weitgehend in ihrer eigenen Umgebung, so dass die Mitarbeiter zwischen verschiedenen Oberflächen wechseln müssen. Im Gegensatz dazu ermöglicht BusinessFlow unter MS Outlook eine Optimierung des unternehmerischen Geschäftsablaufs unter Beibehaltung der gewohnten Benutzeroberfläche und des Kommunikationsstandards. Weitere Vorteile sind die Schaffung einer einheitlichen Unternehmenskommunikationsplattform, die die zentrale Verwaltung aller Workflowaktionen in einem zentralen öffentlichen Ordner ermöglicht, von welchem aus der Mitarbeiter dann per Mausklick alle Einzelaktionen aufrufen und bearbeiten kann.
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