Ökonomische Produktion beginnt beim Einkauf

Dipl.-Ing. Maria Knissel

Wird der Rohstoff zu früh geliefert, muss er gelagert werden. Kommt er zu spät, kann dies zum Stillstand der Produktion führen. In beiden Fällen entstehen für das Unternehmen vermeidbare Kosten. Eine wirtschaftliche Produktion beginnt daher mit einem effizienten Beschaffungsprozess. Die Anforderungen an den Einkauf eines Unternehmens der chemischen Industrie sind hoch. Er muss nicht nur dafür sorgen, dass Rohstoffe Just-in-Time in der Produktion ankommen, auch die Ersatzteile zur Instandhaltung, Sicherheitskleidung für Mitarbeiter der Produktion oder der Schreibblock für die Büroangestellte sollen zu möglichst günstigen Preisen und termingerecht beschafft werden. Hierzu müssen zahlreiche Lieferanten gefunden, koordiniert und kontrolliert werden. Viele Unternehmen beurteilen die Anzahl ihrer Lieferanten inzwischen als zu hoch und unübersichtlich.

Hier setzen Full-Service-Versorgungsdienstleister wie die Frankfurter chemfidence GmbH an. Das Unternehmen, das zur Infraserv Höchst Gruppe gehört, ermöglicht es Firmen aus Chemie und Life Sciences, die Zahl der Lieferanten deutlich zu reduzieren und gleichzeitig Waren und Dienstleistungen in der erforderlichen und gesicherten Qualität zu erhalten. Schwerpunkte des Warenspektrums sind Laborbedarf, Technische Materialien, Packmittel, Schutzausrüstungen sowie Büro- und EDV-Bedarf. chemfidence fasst Produkte und Dienstleistungen von über 4000 Anbietern zusammen. Statt mit einer Reihe verschiedener Zulieferer zu verhandeln, haben die Kunden nur einen Ansprechpartner und profitieren von den günstigen Preisen, die der Beschaffer als Großhändler erzielt.

Moderne Versorgungsdienstleister leisten allerdings weit mehr als ein Großhändler. Ihr Service umfasst Zusatzfunktionen, die auf die Bedürfnisse einer bestimmten Branche zugeschnitten sind. So werden häufig Bauleistungen, Abfallentsorgungen oder Personal- und Instandhaltungsdienstleistungen vermittelt. Als Zusatzservice für die Chemie- und Life Sciences-Branche nimmt chemfidence beispielsweise gebrauchte Gefahrgutverpackungen entgegen, reinigt sie und übernimmt das Recycling. Spezialservices wie eine Glasbläserei für Sonderanfertigungen oder ein Wasserstrahl-Schneidsystem zur Verarbeitung von Chromstahl und Verbundwerkstoffen sind weitere branchenspezifische Angebote. Auch die Qualitätsprüfung von Produkten und auf Wunsch des Kunden auch das Lieferantenaudit gehören zum Service. Bei der Mess- und Regeltechnik beteiligt sich das Unternehmen als Mitglied der Namur und der IGR (Interessengemeinschaft Regelwerke) am Normgebungsprozess.

Ein neuer Filter, eine Atemschutzmaske oder ein Bleistift sind wahrlich keine hohen Investitionen für ein Chemieunternehmen. Doch gerade diese vermeintlich günstigen C-Artikel – Standardartikel mit geringem Warenwert, die nicht in das Endprodukt eingehen – kommen ein Unternehmen oft teuer zu stehen. Es sind vor allem die Personalkosten, die sich von der Bedarfsermittlung über die Bestellung bis zur Verbuchung summieren, und dazu beitragen, dass die Kosten des Beschaffungsprozesses ein Vielfaches des eigentlichen Warenwertes betragen. Eine Online-Abwicklung der Bestellung entlastet nicht nur das Personal im Einkauf, sondern kann auch die Prozesskosten senken – im günstigsten Fall bis zu 80%.

chemfidence bietet unterschiedlich integrierte Lösungen der elektronischen Beschaffung an. Am einfachsten ist der Zugang über das Internet-Portal. Hier werden die rund 120 000 Produkte des Komplettversorgers übersichtlich gegliedert in 23 Shops angeboten. Beim Einkauf im Online-Store erleichtern eine multimediale Darstellung der Produkte und Warenkörbe die schnelle Auswahl. Fehlbestellungen, beispielsweise aufgrund falsch eingetragener Produktnummern, werden vermieden. Auf Wunsch erhält der registrierte Kunde eine individuelle Benutzeroberfläche, die seine Bestellung weiter vereinfacht.

Viele Produktkataloge besitzen ein eigenes Klassifikationssystem, das über viele Jahre gewachsen ist. Oftmals wurden die Klassifikationen des Printkatalogs eins zu eins auf den Internetshop übertragen. Insbesondere für Neukunden ist es meist schwer, sich im umfangreichen Online-Katalog eines Internetanbieters zurechtzufinden. Unterschiedliche Artikelbezeichnungen erschweren das Auffinden der gewünschten Produkte. Mit eCl@ss wurde nun eine gemeinsame Sprache für die Kommunikation im E-Business entwickelt. Dabei wird das Produkt eindeutig über einen achtstelligen Schlüssel beschrieben. Im Schlagwortregister findet der Kunde auch ohne detaillierte Kenntnisse des Klassifikationssystems den entsprechenden Schlüssel. eCl@ss wurde von führenden Wirtschaftsunternehmen, unter anderem Bayer, BASF, Henkel, SAP und Infraserv Höchst entwickelt. Auch Mitarbeiter von chemfidence gehörten der Entwicklungsgruppe an. Im Online-Store des Unternehmens können Kunden seit kurzem wählen, ob sie ihre Artikel wie bisher unter den Shopklassen oder den standardisierten eCl@ss-Schlüsseln suchen und bestellen möchten. Ein konsequenter Einsatz von eCl@ss macht den Online-Einkauf langfristig schneller, sicherer und damit kostengünstiger. Zudem bietet er die Grundlage auch für weitergehende E-Procurement-Anwendungen, beispielsweise die Anbindung an einen digitalen Marktplatz wie cc-chemplorer.

Im Online-Store der chemfidence können Kunden aus Chemie und Life Sciences nahezu ihren gesamten Bedarf an Artikeln und Dienstleistungen per Mausklick bestellen. Der Versorgungsdienstleister unterstützt mittelständische Unternehmen bei der Einführung des E-Procurement. cav sprach mit Stefan Rauterkus, Leiter IT-Support, und Gunnar Stute, Leiter Account Management, über die Entwicklung des elektronischen Einkaufs.

cav Herr Stute, wie viele Ihrer Kunden kaufen inzwischen online bei chemfidence ein?

Stute Derzeit nutzen etwa 70 Kunden regelmäßig das Angebot unseres Online-Stores. Insgesamt sind es 2330 Nutzer. Rund 25 000 Aufträge mit 75 000 Auftragspositionen pro Jahr wickeln wir über das Internet ab und erwirtschaften damit rund 10% des Umsatzes. Tendenz steigend.

cav Welche Fragen stellen Ihnen die Kunden am häufigsten zum Thema E-Procurement?

Stute Die Kunden wollen wissen, welche Kosten für sie durch die Implementierung und Nutzung elektronischer Beschaffung entstehen. Sie wünschen detaillierte Informationen zum Umfang des Sortiments. Des Weiteren stehen Fragen zur Kostenersparnis im Vergleich zum konventionellen Beschaffungsprozess im Vordergrund, viele davon beziehen sich auf die Prozesskosten.

cav Wie gewährleistet chemfidence die Sicherheit beim elektronischen Einkauf?

Rauterkus Der Einkauf im Online-Store wird erst möglich, nachdem sich der Kunde schriftlich angemeldet hat. Jeder Nutzer erhält eine individuelle Identifikationsnummer und ein Kennwort. Wünscht der Anwender einen elektronischen Belegfluss, werden hierfür vorab spezielle Zugangskanäle vereinbart. In den Anbindungsprozess binden wir grundsätzlich die IT-Fachleute des Kunden mit ein.

cav Welchen Grad an Automatisierung des Einkaufs bietet der Online-Store von chemfidence den Kunden ?

Rauterkus Die Nutzer unseres Online-Stores erhalten auf Wunsch eine individuelle Benutzeroberfläche. Sie sehen auf dem Bildschirm dann nur die Produktkataloge zu Preisen und Konditionen, die chemfidence in einem Rahmenvertrag mit ihnen vereinbart hat. Diese kundenorientierten Kataloge vereinfachen den Bestellvorgang wesentlich. Je nach Wunsch reicht der Grad der Integration des E-Procurement von der einfachen Bestellung im Internet bis hin zur vollen Einbindung des Online-Stores in das SAP-Warenwirtschaftssystem des Kunden. Auf diese Weise lassen sich Abläufe der Buchhaltung und des Controllings weiter optimieren.

cav Welche Trends beobachten Sie beim E-Procurement, Herr Stute?

Stute Der Mittelstand hat die Vorteile des E-Procurement erkannt. Nach anfänglichem Zögern setzt er verstärkt auf Verfahren der elektronischen Beschaffung. Auf der anderen Seite ist eine zunehmende Konsolidierung der Internet-Marktplätze zu beobachten. Viele der kleineren Plattformen werden verschwinden oder fusionieren, und auch bei den großen ist die Tendenz zur Bündelung der Kräfte erkennbar.

cav chemfidence spricht speziell mittelständische Unternehmen aus Chemie und Life Sciences an. Welchen Vorteil haben diese Unternehmen, wenn sie bei chemfidence elektronisch einkaufen?

Rauterkus Unsere Kunden können ihre Beschaffungsprozesse mit unserer Unterstützung wesentlich vereinfachen und optimieren: Sie haben mit weniger Lieferanten zu tun, die Standardisierung erleichtert Bestell- und Verbuchungsvorgänge und sie können ihre eigenen Bestände deutlich reduzieren. Gleichzeitig bleibt die Versorgungssicherheit gewährleistet oder wird sogar verbessert, denn chemfidence nimmt eingehende Qualitätsprüfungen vor und hält die Artikel für die Kunden auf Lager.