Prozessaudits per Notebook

Dipl.- Ing. (FH) Sabine Wolf

Die prozessorientierte Gestaltung von Managementsystemen hat durch die ISO 9001:2000 einen enormen Aufschwung erfahren. Einer der Vorteile der Prozessorientierung ist die ganzheitliche Betrachtung von Abläufen im Unternehmen. Es wird nicht mehr nach Qualität, Umwelt und Finanzen unterschieden, da bei der Festlegung eines Prozesses von vornherein alle Aspekte mit der entsprechenden Gewichtung berücksichtigt werden. Ist das prozessorientierte integrierte Managementsystem einmal eingerichtet, wird es im Zuge von internen Audits kontinuierlich überprüft. Dies betrifft auch die Einhaltung der im Unternehmen umgesetzten Normen und gerade in der chemischen und pharmazeutischen Industrie auch von Rechtsvorschriften. Solche Audits sollten hinsichtlich Planung und Dokumentation der Ergebnisse schnell und einfach durchzuführen sein. Dazu ist es wichtig, ein geeignetes Werkzeug zu haben.

Software für Audits gibt es eine Vielzahl auf dem Markt. Auch viele selbstgestrickte Lösungen auf Basis von MS Word oder Excel werden in den Unternehmen eingesetzt. Sehr wichtige Kriterien für den Anwender sind die einfache Handhabbarkeit und ein klares Spektrum an Möglichkeiten. Die Auditsoftware QUMcheck von QUMedia unterstützt auf einfache und effiziente Weise bei allen Schritten eines Audits. Mit einem einzigen Formular können Audits vorbereitet, durchgeführt, ausgewertet und anschließend die Maßnahmen verfolgt werden. Die Fragenbasis ist flexibel. Sowohl fertige Fragenkataloge – zum Beispiel aus dem Qualitätsmanagement – als auch selbst eingegebene Fragen aus dem Unternehmen können verwendet werden. Gerade aufgrund der Möglichkeit, unternehmensspezifische Aspekte zu integrieren, eröffnet das Programm vielfältige Einsatzfelder. Die Fragen in QUMcheck sind in verschiedene Kategorien eingeteilt. So lassen sich die Fragen verschiedenen Prozessen, Themenbereichen, Normen oder Abteilungen zuordnen. Dadurch ist es möglich, den Blickwinkel eines Audits zum Beispiel ganz gezielt auf einen bestimmten Prozess zu legen.

Der erste Schritt eines prozessorientierten Audits mit dem Instrument QUMcheck ist die Planung des Audits. Anhand verschiedener Kriterien wird zunächst eine detaillierte Auswahl der Fragen aus einem Fragenkatalog getroffen (Abb. 1). Dadurch ist eine Reduzierung auf genau die Fragen erreicht, die für das entsprechende Audit wichtig und passend sind. Die Fragen werden mit einem Kürzel, zum Beispiel der zu auditierenden Abteilung oder eines Mitarbeiters, markiert und als Fragenpaket abgespeichert. Sind für das gleiche Audit weitere Fragen aus anderen Fragenkatalogen auszuwählen, ist das Vorgehen analog. Auch neue und unternehmensspezifische Fragen werden entsprechend markiert. So lassen sich individuelle Fragelisten erstellen, deren Schwerpunkt auf spezielle Gebiete gelegt werden kann. Für einzelne Abteilungen, Mitarbeiter, Gefahrenbeurteilungen, Notfallpläne oder Rezepturen können so Audits geplant werden.

Anschließend können die Fragen eines Fragenpakets ausgegeben und beantwortet werden. Erfolgt die Erfassung der Antworten vor Ort in einem Notebook, hat dies den Vorteil, dass Bemerkungen, Nachweise und vielleicht schon Maßnahmenvorschläge, die im Auditinterview angesprochen werden, direkt dokumentiert werden können. In der Auswertung des Audits werden individuelle Maßnahmen formuliert und mit Verantwortlichen und Terminen versehen (Abb. 2). Zusätzlich lassen sich die Maßnahmen zum Beispiel auch mit Prioritäten versehen. Der Maßnahmenkatalog kann auch ausgedruckt werden. Der Auditbericht fasst die wichtigsten Daten des Audits zusammen. Er dokumentiert zusammen mit den Antworten und Maßnahmen das durchgeführte Audit. Zur Präsentation der Ergebnisse bietet das Programm grafische Auswertungsmöglichkeiten. Die Umsetzung der Maßnahmen lässt sich über verschiedene Filter verfolgen. Zum Beispiel können die Maßnahmen von Herrn Müller oder alle Maßnahmen, die bis zu einem bestimmten Termin erledigt sein sollen, eingesehen werden. Der Fortschritt der Umsetzung lässt sich direkt bei der zugehörigen Maßnahme dokumentieren.

QUMcheck bietet die Möglichkeit, Audits von Anfang bis Ende papierlos umzusetzen. Die Vorteile liegen auf der Hand. Durch die Nutzung der EDV-Variante lassen sich Informationen wie Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Hinweise im System schnell finden, was zu einer Reduzierung des Zeit- und Kostenaufwandes führt. Damit verbunden ist auch ein geringerer Pflegeaufwand des Auditsystems. Ein weiterer sehr interessanter Aspekt ist die Möglichkeit, Hyperlinks in das Auditprogramm zu integrieren. Der direkte Zugriff auf weiterführende Informationen kann während des Audits, aber auch im Rahmen der Auswertung hilfreich sein. In die Fragenkataloge zum Arbeitsschutz wurden beispielsweise Links zu rechtlichen und berufsgenossenschaftlichen Vorschriften, die im Internet frei zugänglich sind wie die BGVR-Datenbank des Hauptverbandes der gewerblichen Berufsgenossenschaften, eingebaut. Als sehr sinnvoll erweist sich die Verknüpfung der Fragen mit der papierlosen Systemdokumentation. Liegen Handbuch, Prozessbeschreibungen und andere Dokumente auf EDV im Unternehmen vor, können Hyperlinks von den Fragen zu einem bestimmten Prozess direkt zur Prozessbeschreibung in der Systemdokumentation gesetzt werden. Wichtig beim papierlosen Auditsystem ist eine gute Vorbereitung des Auditorenteams. Grenzen sind der ausschließlich papierlosen Variante dort gesetzt, wo aufgrund der räumlichen Gegebenheiten vor Ort das Schreiben auf einem Notebook nicht oder nur erschwert möglich ist. Dies ist häufig direkt in der Produktion der Fall. Hier sind der Ausdruck auf Papier und das nachträgliche Eingeben der Anworten meist praktikabler. Auch stört ein Blatt Papier den persönlichen Kontakt meist weniger als ein Auditor hinter einem Notebook.

Die Anwendung der Auditsoftware QUMcheck ist nicht auf die Durchführung von Audits beschränkt. Vielmehr bietet sie gerade solchen Unternehmen, die noch kein Managementsystem nach ISO 9001 eingeführt haben, einen idealen Leitfaden als Unterstützung des Aufbaus eines solchen Systems. Durch die sukzessive Umsetzung der Anforderungen, die in den fertig erhältlichen Fragenkatalogen enthalten sind, kann ein Managementsystem in Eigenregie eingeführt werden – sei es im Bereich Qualitätsmanagement, Umweltmanagement oder im Arbeitsschutz.

Der Einsatz von QUMcheck richtet sich nach den Anforderungen des Anwenders. Der Anwender, der durch interne Audits zum Beispiel die Erfüllung von Normanforderungen oder berufsgenossenschaftlichen Vorgaben überprüfen möchte, kann auf fertige Fragenkataloge zurückgreifen. Die verschiedenen Kataloge sind einzeln erhältlich und decken verschiedene Bereiche aus dem Qualitätsmanagement (ISO 9001:2000, VDA, Medizinprodukte), aus dem Umweltmanagement (ISO 14001, EMAS II) sowie im Arbeitsschutz einige der Checklisten zur Gefährdungsbeurteilung von Berufsgenossenschaften ab. Den Anwendern, die mit eigenen Fragen arbeiten möchten, vielleicht weil sie diese bereits im Unternehmen verwenden oder weil sie ganz neue Themenbereiche integrieren möchten, bietet das Basismodul von QUMcheck viele Einsatzmöglichkeiten. Damit können unternehmensspezifische Fragenkataloge aufgebaut werden, die jederzeit erweiterungsfähig sind.