Effektives Zusammenspiel

Die Logistik zwischen Rohstofflieferant und Hersteller hat sich in den vergangen Jahren entscheidend verändert. War sie früher vor allem transaktionsorientiert und auf eine bzw. wenige Aufgaben beschränkt, sind heute partnerschaftliches Zusammenarbeiten, langfristige Verträge zwischen den einzelnen Mitspielern und die Integration von Prozessen gefragt. Nur auf diese Weise lassen sich Ziele wie optimales Preis-Leistungs-Verhältnis und größtmögliche Warenverfügbarkeit bei minimalen Beständen erreichen.

„In Zukunft werden Supplier-Managed-Inventory-Konzepte – also die verbrauchsgesteuerte Versorgung des Herstellers mit Rohstoffen – eine wichtige Rolle in der Logistik spielen. Mit SMI lässt sich die Planung transparenter und automatisierter gestalten“, erklärt Peter Piesch, Geschäftsführer des Klingenberger Unternehmens ProConNet. Kern des Gedankens ist, dass der Rohstofflieferant dafür verantwortlich ist, dass im Lager seines Kunden immer die optimale Menge an Rohstoffen bereit steht. Er wartet also nicht mehr auf Bestellungen seines Kunden, sondern steuert den Nachschub selbst. Das setzt voraus, dass der Lieferant die nötige Visibilität über den Bedarf und die Lagerbestände seines Kunden hat.

In der Praxis sieht das so aus: Eine Mühle liefert Biomehl an einen Babynahrungsproduzenten für die Weiterverarbeitung zu Breien etc. Die Verantwortung für die Lieferung der Rohstoffe wird an den Biomehllieferanten übertragen. Dieser ist damit für die Bestände bzw. die Befüllung des Herstellerlagers verantwortlich. Der Produzent wickelt seine Bedarfsplanung mit dem Rohstofflieferanten vollautomatisch auf Grundlage eines vorab geschlossenen Kontraktes ab.

Um die Zusammenarbeit zwischen Produzent und Lieferant effizienter zu gestalten, will die Global Upstream Supply Initiative (GUSI) die Schnittstelle zwischen Hersteller und Lieferant über einheitliche Standards zusammenbringen. Dabei handelt es sich um eine Arbeitsgruppe der Global Commerce Initiative (GCI), der führende Unternehmen, wie Nestlé, Unilever, Procter & Gamble, Symrise und andere angehören. Im Kern geht es darum, die Geschäftsprozesse zwischen Herstellern und ihren Lieferanten von Zutaten, Rohmaterialien, aber auch Handelswaren und Verpackungen effizienter zu gestalten. Auch hier liegt der Schlüssel in der Transparenz von Bestands- und Nachfragemanagement. Die für die Steuerung der Prozesse notwendigen Informationen werden über das Internet im XML-Format ausgetauscht. Dafür wurde das Upstream-Integration-Model (UIM) entwickelt, in dem eine Reihe von Standardgeschäftsprozessen und Informationsströmen definiert werden.

Die Vorteile solch eines Konzeptes liegen auf der Hand, wie Piesch berichtet: „Da detaillierte Informationen über den jeweiligen Bedarf und die Lagerbestände vorliegen, wird die Abstimmung zwischen Produktion und Beschaffungslogistik verbessert. Gleichzeitig werden die Planungsprozesse weltweit vereinheitlicht.“ Der Zulieferer der Rohstoffe verfügt über eine vorausschauende Verbrauchsplanung. Er kann auf dieser Basis selbstständig entscheiden, wann und wie viel er liefert, da ihm Produktionsplanzahlen und Vorlaufzeiten bekannt sind. Zusätzlich werden die Losgrößen berücksichtigt, damit möglichst komplette Liefereinheiten auf den Weg gebracht werden. Letztendlich kann also der Babybreihersteller seinen Lagerbestand minimieren. Zusätzlich wird die Administration auf beiden Seiten gestrafft, da die Bestellvorgänge standardisiert und automatisiert werden. Potenziale liegen neben reduzierten Beständen zudem in einer deutlich gestiegenen Planungssicherheit. Out-of-Stock-Situationen oder die Abwicklung kostenintensiver Retourlieferungen werden vermieden. „Davon abgesehen führen solche Konzepte zu einer engeren Lieferanten-Hersteller-Beziehung“, merkt Piesch an. Sowohl der Lieferant als auch der Kunde erhalten mehr Sicherheit, da bekannt ist, welche Rohstoffe wann, zu welchem Kunden bzw. Standort geliefert werden. Der Produzent kann sich darauf verlassen, dass der Lagerbestand bzw. die Nachschublieferung für die geplanten Produktionen optimiert zur Verfügung gestellt wird.

Entscheidend für die Umsetzung solcher Konzepte ist die Transparenz der Daten und das gegenseitige Vertrauen aller Beteiligten. Nur mit verlässlichen Daten ist eine sichere Prognose möglich. Gleichzeitig ist die softwaretechnische Umsetzung ganz entscheidend. Zu den ersten Systemen, die eine solche Planung leisten können und an dem UIM ausgerichtet wurden, gehört WinSMI von ProConNet.

WinSMI wurde auf die Besonderheiten der Rohstofflieferanten der Lebensmittelbranche zugeschnitten und berücksichtigt beispielsweise Quarantänezeiten, die für die Untersuchung der Ware im Labor des Herstellers anfallen.

„Mit der Einführung eines solchen Systems wird der Planungsablauf für alle Beteiligten einfacher,“ unterstreicht Piesch. Mit dem umfangreichen Kalendermodul lassen sich dabei detaillierte Pläne je nach Unternehmen, Standort und Artikel erstellen. Auf diese Weise lassen sich produktionsfreie Tage oder Tage berücksichtigen, an denen keine Anlieferung möglich ist.

Zunächst wird die Nachschubanforderung vom Produzenten über das Internet im WinSMI des Rohstofflieferanten angestoßen. Die Daten von Produktions- und Lieferplanung werden anschließend automatisch von WinSMI aktualisiert und ein Nachschubvorschlag mit Artikeln, Mengen und Korridor des Anlieferungszeitpunktes ermittelt. Zusätzlich bietet das Planungstool standardisierte Schnittstellen zu den ERP-Systemen des Lieferanten, wie etwa zum Warenmanagementsystem WinWarema. Somit ist für den reibungslosen Anschluss an interne Prozesse des Rohstofflieferanten gesorgt.

Im ERP-System wird der ermittelte Liefervorschlag abgestimmt und ein Liefertermin bestimmt. Aufgrund dieser Informationen erstellt WinSMI anschließend einen Nachschubvorschlag, der über das Internet zur Kenntnisnahme an den Kunden übermittelt wird. Diese Lieferung kann sowohl aus einem oder mehreren Artikeln bestehen. Ferner erfolgt für jeden Artikel ein automatischer Abgleich mit den hinterlegten Losgrößen. Gleichzeitig stößt das System die automatische Bestellgenerierung im ERP-System des Lieferanten an. Die Daten werden dort automatisch übernommen. Änderungen können jederzeit erfasst und aktualisiert werden. Selbst die Stornierung von Bestellungen in das ERP führt das System selbsttätig durch, wenn die entsprechenden Kriterien erfüllt sind. Die endgültige Lieferankündigung, die auch Vorlaufzeiten, wie Laborfreigaben und Quarantänezeiten berücksichtigt, wird nun an den Hersteller geschickt und meldet, dass die Bestellung auf dem Weg ist. Sobald der Hersteller die Ware empfangen hat, erfolgt die Quittierung in Form einer Empfangsbestätigung über das System an den Rohstofflieferanten. Zusätzlich überwacht WinSMI selbständig die Vorgänge. Wenn Abweichungen vom üblichen Ablauf entstehen, ist z. B. keine Lieferankündigung innerhalb eines definierten Zeitraums erfolgt, verschickt die Software automatisch ein Warn-E-Mail oder eine SMS an einen festgelegten Personenkreis. „Waren früher oft mehrere Aufträge und Bestätigungen nötig, die manuell erstellt werden mußten, beschränkt sich nun der administrative Aufwand auf ein Minimum“, führt Piesch aus. In der Praxis ist nun der Prozess beginnend mit der Nachschubanforderung bis zur Lieferung an den Kunden vollkommen automatisiert, so dass die Lieferkette durchgängig und effizient ist.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Planungsgenauigkeit. Kern des Planungstools sind die erhaltenen Produktionsplanungsdaten über die gelieferten Verbräuche. Daraus errechnet das Planning-Tool den geschätzten Rohstoffbedarf bis maximal 52 Wochen im voraus. Durch Berücksichtigung der bereits erhaltenen Rohstofflieferungen, des maximalen Lagerbestandes, der bestellten Liefermenge und der Menge, die pro Artikel und Standort mindestens vorhanden sein muss, sowie der gewünschten Losgröße je Lieferung wird größte Planungsgenauigkeit erzielt. Damit ist eine vorausschauende Verbrauchsplanung für den Lieferanten ebenso möglich, wie die Grobproduktionsplanung für einen größeren Zeitraum. Alle geplanten Liefertermine mit den jeweiligen Mengenangaben sind jederzeit einsehbar.

Gleichzeitig wurde bei der Entwicklung darauf geachtet, dass sich das System leicht und in verschiedenen Sprachen bedienen lässt. Unternehmen an verschiedenen Standorten können mit der gleichen Software weltweit in ihrer jeweiligen Landessprache arbeiten. Dadurch werden sprachliche Missverständnisse vermieden und einheitliche Abläufe geschaffen. Die Auslieferung erfolgt standardmäßig in deutscher und englischer Sprache. Über den Language-Manager lassen sich weitere Sprachen hinzufügen. Die Sprachen sind im laufenden Betrieb umschaltbar. Dank vertrauter Windows-Oberflächen ist die Lösung sehr eingängig und es ist keine spezielle Softwareschulung nötig.

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Global Upstream Supply Initiative