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Die Salatsauce „Sylter Salatfrische“ hat den Restaurantbetreiber, Lebensmittelhersteller und Landhof „Zum Dorfkrug“ überregional bekannt gemacht und damit auch die Produktionsmengen schnell steigen lassen. Doch zum Unternehmenswachstum tragen längst weitere Produkte bei, vor allem Saucen und Desserts. Bereits 2007 weihte das Unternehmen eine eigene, industriell organisierte Produktionsanlage ein, in der die nach ganz Deutschland gelieferten Lebensmittel hergestellt werden.
Reformieren oder neu anfangen?
Seit 2009 unterstützte ein ERP-System (ERP, Enterprise Resource Planning) die Planung, Produktion und Vertrieb der Lebensmittel. „Allerdings haben wir für diese Lösung nie ein wirkliches Update durchgeführt“, sagt Meik Mirow, Prokurist und Geschäftsleiter Einkauf und Supply Chain Management bei „Zum Dorfkrug“. Das Ergebnis: Viele neue und notwendige Funktionen fehlten, insbesondere für die Produktion und das Lagermanagement. So stand das Unternehmen vor der Entscheidung, entweder das bestehende System zu erneuern oder auf eine völlig neue Lösung umzusteigen. „Der Versionenwechsel beim Altsystem hätte nicht weniger Aufwand erfordert als der Umstieg auf eine komplett neue Lösung“, so Mirow. „Deshalb haben wir im Rahmen einer Ausschreibung ausgelotet, welcher Anbieter unsere Anforderungen am besten abdeckt.“
Die Ausschreibung fiel in eine Zeit, in der „Zum Dorfkrug“ vor zwei zusätzlichen Herausforderungen stand: Zum einen hatte sich das Unternehmen damals in zwei Gesellschaften geteilt – eine für die Produktion, eine für den Handel. Die neue Lösung musste also auch unternehmensübergreifend einsatzfähig sein. Außerdem zielten die Niedersachsen damals an, ihre Kundenbasis im Gastronomie-Bereich auszuweiten, wofür sie starke unterstützende Vertriebs- und Handelsfunktionen seitens der neuen ERP-Lösung benötigten. Zumal „Zum Dorfkrug“ nun auch einen Teil der Ware vor Ort selbst lagern und kommissionieren wollte. Ein weiteres Muss war eine sehr gute Chargenrückverfolgung, schon wegen der vielen bestehenden Regularien in der Lebensmittelbranche.
Auf die Foodindustrie ausgerichtet
Am Ende erhielt die Lösung von GUS ERP den Zuschlag, die GUS-OS Suite. Da sie von vorne herein auf die Prozess- und Lebensmittelindustrie ausgelegt ist, deckte sie nicht nur alle Kernanforderungen komplett ab. Auch die vielfältigen Konditionssysteme und -abkommen, die „Zum Dorfkrug“ mit dem Einzelhandel unterhält, lassen sich mithilfe der neuen ERP-Lösung abbilden. Weitere Argumente: Die GUS-OS Suite ist komplett webbasiert, sodass die Anwender vor allem von unterschiedlichen Arbeitsplätzen aus und ohne Einschränkungen seitens der Hardware mit ihr arbeiten können. Und nicht zuletzt viele der vordefinierten branchenorientierten Standard-Workflows konnte das Team um Meik Mirow eins zu eins übernehmen. Dies führt auch dazu, dass die regelmäßigen Updates schnell und weitgehend reibungslos über die Bühne gehen. Zugleich ist das Unternehmen in der Lage, ohne zusätzliches Programmieren einfache Modifikationen vorzunehmen, etwa an Bedienmasken, ohne dabei die Update-Fähigkeit der Gesamtlösung zu beeinträchtigen.
Die Einführung der Lösung fand zu den schwierigsten Zeiten der Covid-Pandemie statt: Der Echtstart sollte Mitte März 2020 erfolgen, also genau zu der Zeit, als die Kontaktbeschränkungen des ersten Lockdowns in Deutschland in Kraft traten. Da deshalb keine externen Personen mehr ins Unternehmen durften, erfolgte die Live-Schaltung online statt persönlich vor Ort. Dies gelang dank neuer Kollaborationswerkzeuge auch nahezu reibungslos. Allerdings konnten die Berater den Hauptanwendern zu Beginn nicht persönlich über die Schulter schauen und unterstützen.
Covid: Neue digitale Standards
„Warum alles dann doch sehr gut klappte?“, erzählt Meik Mirow: „Für diesen Start per Fernanleitung hatten wir vorher ganz klare Regeln vereinbart, das hat zu einer hohen Prozesssicherheit geführt.“ Auch das digitale Projektmanagement seitens GUS habe sich als großer Vorteil erwiesen. „Hinzu kamen das eh schon agile Projektvorgehen mit einem zentralen Planungstool sowie Chaträume, in denen sich unsere wichtigsten Anwender mit den GUS-Beratern austauschten“, so Mirow weiter. „Die Erfahrungen mit diesem Vorgehen waren am Ende so gut, dass wir auch spätere Komponenten online eingeführt haben, obwohl es dann gesetzlich gar nicht mehr notwendig war.“
Heute unterstützt die GUS-OS Suite zum Beispiel intensiv bei der Preisgestaltung bei „Zum Dorfkrug“ – die gerade in Zeiten der Inflation und gestörter Lieferketten hohe Flexibilität und Schnelligkeit erfordert. Auch kalkuliert die Lösung auf Basis der Vertriebs-Forecasts kurz- und langfristige Bedarfe: vor allem für die Produktionsplanung, den Einkauf oder die Auftragsvolumina gegenüber den Lieferanten. Die Mengenplanung ist dabei zurzeit wichtiger denn je, denn die verfügbaren Vorlauf- und Bestellzeiten ändern sich dieser Tage zum Teil sehr schnell und massiv. Die neue ERP-Lösung schafft hier schnell eine detaillierte Übersicht und Planungssicherheit, falls sich die Variablen wieder einmal kurzfristig verändert haben.
Auch die Prüf- und Freigabeprozesse im Labor von „Zum Dorfkrug“ erfolgen nun nicht mehr manuell, ebenso die umfangreichen Aufgaben um die Bereitstellung, das Umladen und die Logistik der Waren. 2022 sind zudem die GUS-OS-Komponenten für die Produktion und die Produktionsprüfung live gegangen. Somit sind auch diese Prozesse nun weniger fehleranfällig als zuvor. „Es kommt praktisch nicht mehr vor, dass nicht die richtigen Chargen bereitgestellt werden“, so Mirow. Auch dadurch seien die Betriebsabläufe generell schneller geworden.
Mitwachsende Lösung
Ein weiteres Plus der neuen Lösung ist die gestiegene Transparenz: Viele wichtige Kennzahlen lassen sich mittlerweile per Knopfdruck abrufen. Dies hilft vor allem auch bei den in der Lebensmittelindustrie sehr wichtigen Zertifizierungen und Regularien: Automatisiert dokumentierte Abläufe machen es einfacher und schneller, die notwendigen Nachweise zu erbringen.
Dank der guten Erfahrungen mit der neuen ERP-Lösung war deren Erstimplementierung auch nicht das letzte Wort. Mittlerweile arbeiten Meik Mirow und sein Team immer wieder an neuen kleineren und mittelgroßen Projekten, um das Potenzial der GUS-OS Suite weiter auszuschöpfen. So soll das ERP-System zum Beispiel die gesamte Deckungsbeitragsrechnung demnächst komplett übernehmen. Bislang nutzte „Zum Dorfkrug“ dafür externe Ressourcen. Außerdem will das Controlling-Team das Costing-Thema noch weiter vertiefen. Auch die Etikettierung mit automatisierten Freigabeprozessen geht demnächst an den Start. Auf diese Weise arbeitet nun auch erstmals die Marketing-Abteilung mit dem ERP. „Wir wollten eine Lösung, die mit unserem Geschäft und Unternehmen mitwächst“, sagt Meik Mirow, „das haben wir heute auf jeden Fall erreicht.“
Suchwort: GUS
Autor: Joaquim Lopes
Regionalleiter Bestandskundenbetreuung,
GUS ERP
Die Sylter Salatfrische ist das Markenzeichen von „Zum Dorfkrug“Bild: Zum Dorfkrug Produktions- und Handelsgesellschaft
„Zum Dorfkrug“: Sylter Salatfrische und mehr
Die Zum Dorfkrug Produktions- und Handelsgesellschaft mbH & Co. KG ist ein Familienunternehmen im niedersächsischen Neu Wulmstorf im Südwesten von Hamburg mit gehobenem Restaurant, moderner Produktionsstätte und einem Landhof. An seinem Produktionsstandort produziert das Unternehmen neben der bekannten original „Sylter Salatfrische“ viele weitere Salatsaucen und Saucen sowie ein breites Sortiment an klassischen Desserts. Auf dem dazugehörigen Landhof wird dabei nicht nur Milch, die in die Dorfkrug-Puddings fließt, sondern auch besondere Lebensmittel produziert, die auf der Speisekarte des Restaurants „Zum Dorfkrug“ zu finden sind.
Im Restaurant hat auch die bekannte „Sylter Salatfrische“ ihren Ursprung. Die Nachfrage nahm schnell so rasant zu, dass Gründer und Geschäftsführer Thomas Hauschild die Herstellung 2007 in eine moderne Produktionsanlage verlagerte, die es ihm ermöglichte, bundesweit den gesamten deutschen Lebensmittelhandel zu beliefern.
