Gerade in Zeiten globalisierter Märkte und komplexer Technologien gewinnt die Analyse, Einstufung und Kontrolle von Risiken, die das Erreichen von Unternehmenszielen gefährden können, an Bedeutung. Die aktuelle Revision der Qualitätsmanagementnorm DIN EN ISO 9001 räumt dem Risikomanagement einen deutlich höheren Stellenwert ein als bisher.
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Elektronische Lösungen unterstützen Lebensmittelhersteller dabei, auf Risiken bestmöglich vorbereitet zu sein, sich davor zu schützen oder die negativen Auswirkungen so gering wie möglich zu halten.
Consense hat sich auf Softwarelösungen für das Qualitätsmanagement spezialisiert und kennt aus vielen Projekten die Anforderungen von Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größenordnungen. Das Modul Consense Risikomanagement, das die Basis-Softwareprodukte von Consense ergänzt, unterstützt eine systematische Risikoanalyse und -bewertung. Dafür werden mögliche Risiken im System in Form einer Risikomatrix erfasst und deren Auswirkungen bewertet. Optional sorgt ein internes Kontrollsystem für die rechtzeitige Einleitung wirkungsvoller Maßnahmen.
Das Modul Consense Risikomanagement erfasst mögliche Risiken in Bezug auf betriebliche Prozesse oder aber Assets. Als Assets werden prozessübergreifende, materielle oder immaterielle Unternehmenswerte bezeichnet. Zu den materiellen Werten zählen Infrastruktur, Maschinen oder Gebäude, unter immateriellen Werten sind Patente, Know-how, Unternehmens-Image und Ähnliches zu verstehen. Zunächst werden die unternehmerischen Ziele bezüglich der Prozesse oder Assets definiert. Denn erst wenn klar ist, was das Unternehmen erreichen möchte, kann auch bewertet werden, durch welche Risiken die Ziele gefährdet sein könnten, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass diese eintreffen und welche Kosten dabei entstehen würden. Zu jedem Prozess oder Asset lassen sich daher mehrere Ziele definieren und die Erreichung eines jeden Ziels kann durch ein oder mehrere Risiken gefährdet sein.
Ziele sammeln und Risiken definieren
Zur Risikoidentifikation werden Standorte, Bereiche, Regelwerke, Verantwortungen und mehr systematisch durchleuchtet und im System Zielkategorien festgelegt. Darüber hinaus wird bestimmt, welche Regelwerke unterstützt werden sollen, z. B. ISO 9001, ISO 27001 und ISO 31000.
In der Lebensmittelbranche zählt zu den unternehmerischen Zielen aus dem Bereich Vertrieb die Erstellung von korrekten und realisierbaren Angeboten. Die Produktion strebt eine termingerechte Herstellung und natürlich den Verkauf der produzierten Lebensmittel an. Im Bereich des Umweltmanagements ist die Einhaltung der Umweltgesetze ein mögliches Ziel. Diese und viele weitere unternehmerische Ziele werden nun mithilfe der Software gesammelt. Anschließend werden die typischen Risiken, die das Erreichen dieser Ziele verhindern könnten, definiert. Für alle Risiken lassen sich anschließend Ursachen, Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß sowie wirkungsvolle Gegenmaßnahmen erfassen.
Die Risikobeurteilung lässt sich auf verschiedene Weise durchführen. Sie kann im Rahmen einer jährlichen Bewertung, beispielsweise durch die jeweiligen Prozessverantwortlichen, stattfinden. Da es dabei jedoch Ermessensspielraum gibt, empfiehlt sich die Arbeit im Team, z. B. in Form von Workshops, in denen Führungskräfte, jeweilige Fachleute und Prozessverantwortliche die Risiken gemeinsam diskutieren. Das folgende anonymisierte Beispiel aus dem Bereich Produktion eines großen Unternehmens aus der Lebensmittelbranche zeigt, wie die Aufstellung auszugsweise aussehen könnte:
Ziel: Verkauf der hergestellten Produkte
- Risiko: Produktrückruf
- Ursache: Verunreinigungen im Produktionsprozess, Verbot der Verwendung von Zutaten durch Behörden, Erpressungsversuch
- Auswirkung: Imageschaden, Personenschaden durch schädliche Lebensmittel, Gerichtsverfahren und damit verbundene Kosten, Entsorgungskosten
- Maßnahmen: Abschluss von Versicherungen, Erhöhung der Qualitätsstandards in der Produktion
Matrix für systematische Bewertung
Zur nun erforderlichen systematischen Bewertung der Risiken nutzt das Consense Risikomanagement die Darstellung in Matrixform. Damit lassen sich Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß in Risikoklassen einordnen. Die grafische Aufbereitung macht die aktuelle Situation und Entwicklung der beschriebenen Risiken auf einen Blick erfassbar. So kann jederzeit der Status quo der beschriebenen Risiken aufgerufen werden. Die Entscheidung, welche Risiken für das jeweilige Unternehmen tolerierbar sind und zu welchen Risiken Maßnahmen eingeleitet werden müssen, ist Ermessenssache. Hier ist es hilfreich, im Team Entscheidungen zu treffen. Sind die möglichen Auswirkungen identifiziert, werden Schutzvorkehrungen getroffen. Die Festlegung von Maßnahmen ist entscheidend, denn diese sollen das Risiko entweder in der Eintrittswahrscheinlichkeit oder im Schadensausmaß begrenzen oder beides.
Ein softwaregestütztes Risikomanagement unterstützt dann im besten Fall auch bei der Umsetzung der Maßnahmen. Im System von Consense können beispielsweise Maßnahmen aus dem Modul Risikomanagement erstellt und dann in das Maßnahmenmanagement der Software übernommen werden. Hier kann die Umsetzung angestoßen, mithilfe von vordefinierten Workflows für einen systematischen Ablauf gesorgt und schließlich die Durchführung kontrolliert werden. Im genannten Beispiel aus der Produktion mit dem Risiko „Produktrückruf“ könnte das z. B. der Abschluss einer entsprechenden Versicherung sein und/oder eine Erhöhung der Qualitätsstandards in den Produktionsabläufen sein.
Wichtiger Bestandteil des QM
Risikobasiertes Denken ist ein wichtiger Bestandteil des Qualitätsmanagements und fördert den Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Im vielfältigen Geflecht von Wechselwirkungen, die das Unternehmensgeschehen beeinflussen, unterstützt eine softwaregestützte Lösung Unternehmen jeder Größenordnung und aller Branchen dabei, einen strukturierten methodischen Ansatz zu erarbeiten. Die Risikolandschaft dient dann dem Management als Grundlage für Entscheidungen. Ein funktionierendes Risikomanagement kann somit im globalen Wettbewerb erfolgsentscheidend sein.
Consense GmbH, Aachen
Autorin: Dr. Iris Bruns
Geschäftsführerin,
Consense
