Eines haben alle produzierenden Unternehmen gemeinsam: den Wunsch, die Verfügbarkeit ihrer Maschinen und Anlagen zu steigern. Neben vielen anderen Parametern wie Maschinenqualität, Prozessabläufen und Produktanforderungen spielt das Ersatzteilmanagement dabei eine wichtige Rolle. Häufig wird schon die Suche nach dem passenden Teil zu einer Herausforderung: Produktionsgelände sind riesig, Hallen und
Lager oft unübersichtlich. Die gelagerten Ersatzteile sind weder einheitlich gekennzeichnet noch digital erfasst, was den Beschaffungsprozess in die Länge zieht.
Dabei könnte es so einfach sein, wenn sich die benötigten Ersatzteile schnell und ohne Umwege, am besten online und direkt mit nur einem Klick aus der Fabrik heraus anwählen ließen. Die Einkaufsabteilung wüßte dann sofort Bescheid und könnte den offiziellen Bestellprozess anstoßen.
Solch ein flexibles Ersatzteilmanagement muss kein frommer Wunsch bleiben. In den meisten Fällen ist der Anwender aber bei der Realisierung auf die Hilfe von Experten angewiesen. Dazu gehört Syntegon Technology. Das Unternehmen schließt mit digitalen Serviceangeboten die Lücke zwischen dem unmittelbaren Bedarf in der Produktion und der tatsächlichen Materialbeschaffung.
Suchen, finden, planen
Was braucht es also, um im Ersatzteilmanagement die Übersicht zu behalten und im Akutfall die passenden Teile schnell zur Verfügung zu haben? Der Schlüssel liegt in der transparenten Informationsbeschaffung und -übermittlung. Onlineplattformen für Ersatzteile wie das E-Portal von Syntegon Technology bieten kunden- und maschinenspezifische Ersatzteilübersichten und stellen relevante Informationen schnell und unkompliziert rund um die Uhr zur Verfügung. Besonders hilfreich ist die Abbildung der gesamten Anlagen mitsamt einer Zuordnung von Stücklisten zu einzelnen Maschinen. Das erleichtert die Suche nach bestimmten Teilen erheblich. Zudem erhalten alle am Beschaffungsprozess beteiligten Mitarbeiter Zugriff auf Daten zu Verfügbarkeit, Bestellmöglichkeiten und Preisen.
Dank Open Catalog Interface (OCI) lassen sich sämtliche Artikelinformationen in das kundeneigene OCI-fähige Einkaufssystem übertragen. Genauso unkompliziert wie die Ersatzteilsuche sind Anfrage und Bestellung: Aus der Merkzettelfunktion lassen sich mit nur einem Klick konkrete Anfragen erstellen. Für eine weitere Arbeitserleichterung und eine durchgängige Kommunikation zwischen Produktionsmitarbeitern und der Einkaufsabteilung sorgt die mobile Version des E-Portals. Benötigen Maschinenbediener ein bestimmtes Ersatzteil für ihre Anlage, suchen sie dieses direkt über das mobile E-Portal auf ihrem Smartphone oder Tablet und speichern es im Merkzettel ab. Die zuständigen Kollegen im Einkauf können diesen Merkzettel ebenfalls einsehen – und aus der Vormerkung eine Anfrage oder gleich eine Bestellung auslösen.
Kommunikation rund um die Uhr
Alle Vormerkungen und Bestellungen können ganz nach Bedarf über das Internet getätigt werden. Die mobile Version des E-Portals erübrigt zudem die Frage nach einer Internetanbindung aller Maschinen, die gerade in der pharmazeutischen Industrie aufgrund von Betriebsgeheimnissen und teilweise sehr strikten regulatorischen Vorgaben nicht immer möglich ist. Aus der umfassenden Auswahl an Ersatzteilen suchen Fertigungs- oder Wartungsmitarbeiter das Passende aus – unabhängig vom Schichtplan, der Verfügbarkeit des Einkaufs und der Zeitzone.
Das E-Portal ist darüber hinaus ein wichtiger Kommunikationskanal zwischen dem Ersatzteilanbieter und den Kunden. So können sich die Kunden regelmäßig zu technischen Neuerungen, Verfügbarkeiten oder baldiger Obsoleszenz von Teilen benachrichtigen lassen. Auch die aktuelle Dokumentation zu den Maschinen lässt sich im E-Portal abrufen. Zu einem effizienten Ersatzteilmanagement gehört jedoch weitaus mehr als nur ein ausgeklügelter Bestellprozess. Da kein Unternehmen alle Ersatzteile für sämtliche Maschinen lagern kann, besteht die nächste Herausforderung zum einen in einem genauen Überblick über die vorhandenen und benötigten Teile und zum anderen in einer effizienten Optimierung der gesamten Ersatzteillogistik.
Maßgeschneiderte Konzepte
Oberstes Ziel ist in jedem Fall, eine möglichst hohe Anlagenverfügbarkeit bei minimalem Lagerbestand zu realisieren. Die Lösung liegt in einer gründlichen Analyse des individuellen Teilebedarfs und der Lieferzeiten: Wie häufig werden bestimmte Ersatzteile benötigt? Welche Maschinenteile sollten produzierende Unternehmen lieber selbst auf Lager haben und welche kann der Zulieferer schneller und unkompliziert zur Verfügung stellen? Mit umfassenden Datenanalysen im Rahmen des Stock Optimisation Services entwickeln die Syntegon-Experten gemeinsam mit dem Anwender ein verlässliches Lager- und Beschaffungskonzept.
Die Ergebnisse der Analysen werden mittels speziell entwickelter Software mit den aktuellen Lagerbeständen beim Zulieferer sowie dessen Transportzeiten und Lieferwegen in einer detaillierten Dokumentation kombiniert. Für eine tiefergehende Analyse lassen sich auch die Ersatzteildaten des kundeneigenen Beschaffungssystems einbinden. So entsteht eine Übersicht, die Optimierungspotenziale sowohl auf Angebots- als auch auf Nachfrageseite identifiziert. Auf dieser Grundlage entsteht schließlich ein verbrauchsbasiertes Konzept zur Optimierung der Beschaffungsplanung und Ersatzteilverfügbarkeit, anhand dessen die Wirtschaftlichkeit der Ersatzteillager sowie der gesamten Logistikkette dauerhaft gesteigert werden kann.
Vorsicht ist besser als Nachsicht
Um das Gesamtpaket abzurunden, empfiehlt sich ein präventives Wartungskonzept, das sicherstellt, dass Wartungsarbeiten regelmäßig zu vorab definierten Zeitpunkten erfolgen. Mithilfe maschinenspezifischer Wartungsprotokolle lassen sich Anlagen anhand von Checklisten systematisch überprüfen sowie Maßnahmen für spätere Wartungen planen und dokumentieren. Dank der Verknüpfung mit dem E-Portal kann der Ersatzteile-Merkzettel aus dem elektronischen Wartungstool ePMR bei Bedarf direkt über die Rest-API-Schnittstelle übertragen werden. Betreiber erhalten auch eine detaillierte Dokumentation von Teileverbrauch und -verschleiß als Basis für die künftige Wartungsplanung. Dieser Bericht fließt anschließend wiederum in die Lagerbestandsoptimierung ein.
Mittelpunkt aller Aktivitäten ist das E-Portal als zentrales Informationssystem. Künftig können auch die Stock-Optimisation-Analysen über das Portal generiert werden. Bei der Auswertung helfen webbasierte Trainings. Die direkte Bestellung von Ersatzteilen über 3-D-Maschinenmodelle wird den Prozess zukünftig noch weiter vereinfachen.
Syntegon Technology, Waiblingen
Autor: Klaus Rüttler
Logistik- & E-Portal-
Manager,
Syntegon Technology
