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Bereits seit 2007 arbeiten die Bombastus Werke mit der auf Prozessfertigung spezialisierten ERP-Lösung der GUS Group. Erweiterungen und Anpassungen führten im Laufe der Zeit jedoch dazu, dass sich Updates nicht mehr komfortabel durchführen ließen. Bombastus entschied deshalb, auf die neueste, webbasierte Version der Software, die GUS-OS Suite 6.1, umzusteigen.
„Pharmaproduktion bedeutet ja im Wesentlichen, den Produktionsprozess durchgängig zu dokumentieren, sagt Bombastus-Vorstand Ulrich Brodkorb. „Vor allem müssen wir zahlreiche, sich ständig ändernde regulatorische Anforderungen erfüllen. Wir benötigen deshalb ein System, das wir flexibel anpassen können und das mitwächst.“ Ziel des Unternehmens war es unter anderem, Bedienoberflächen oder Reports zu konfigurieren sowie Mitarbeitern Lese- und Bearbeitungsrechte immer wieder neu zuweisen zu können – mit wenigen Klicks und ohne Zutun des Herstellers.
Seit Ende 2017 nutzt man nun bei Bombastus die GUS-OS Suite 6.1. Wichtiger noch als die flexible Gestaltung von Oberflächen und Reports sind die Prozesse und Funktionalitäten, die das Unternehmen mit der ERP-Software abbildet. Auch diese lassen sich individuell konfigurieren und anpassen, da die Software auf flexiblen Frameworks aufbaut. So kann Bombastus heute sämtliche GUS-OS-Updates einspielen, alle individuellen Anpassungen bleiben dabei erhalten.
Anpassen ohne Programmieren
„Harte“ Programmierung durch den Hersteller ist somit zur Ausnahme geworden. Unter anderem bietet die Lösung für Basisprozesse wie Versand und Rechnungslegung viele Varianten an. Zudem lassen sich individuelle Prozessschritte mit dem Workflow-Designer anlegen – etwa eine zusätzliche Pro-forma-Rechnung für Prüfzwecke, bevor die eigentliche Rechnung erstellt wird. Solche individuellen Funktionen legt Bombastus heute mit wenigen Klicks allein an.
Kernstück der Lösung ist die Chargenverfolgung. Sie umfasst zum Beispiel die Herkunft verwendeter Chargen und deren Einfließen in die Fertigwaren und den Vertrieb. Die Dokumentation hält zudem fest, ob und welche Abweichungen aufgetreten sind und woher sie stammen. Bombastus muss diese Informationen nicht nur für die sächsische Landesbehörde vorhalten, sondern auch für andere zuständige Regulierungsbehörden, beispielsweise die US-amerikanische FDA.
Qualitätssicherung als Standard
Eine weitere zentrale Funktion der GUS-Lösung ermöglicht die Product Quality Reviews (PQR). PQRs sind für alle innerhalb der EU hergestellten Arzneimittel und Wirkstoffe erforderlich. Sie sind Teil des Qualitätsmanagementsystems. Diese unternehmensinternen Reviews führen eine nachträgliche und kontinuierliche Bestandsaufnahme durch: Wie hat sich die Herstellung eines bestimmten Produkts statistisch verhalten? Gibt es Langzeitveränderungen bei Mess- und Laborwerten? Die GUS-OS Suite erstellt diese PQRs auf Knopfdruck und ermöglicht es so, Trendanalysen zu Prozessleistung und Produktqualität durchzuführen – als Basis für Verbesserungsmaßnahmen. Das können zum Beispiel geänderte Produktspezifikationen, Produktions- oder Prüfverfahren sein.
Für die Qualitätssicherung während der Produktion hat Bombastus die notwendigen Vorgaben definiert, die das ERP-System mit den tatsächlichen Messwerten abgleicht und bei Abweichungen gegebenenfalls Alarm schlägt. In der Beschaffung hingegen bedeutet Qualitätssicherung vor allem die Bewertung von Lieferanten auf GMP-Basis. Die hier gewünschten Informationen bietet die Lösung, indem sie alle Lieferprozesse vor allem mit Blick auf die Qualität der gelieferten Ware überwacht und dokumentiert.
Salbeifelder (noch) ohne Anschluss
„Mit der GUS-OS Suite könnten wir auch unsere Produktionsanlagen steuern, tun dies aber nicht“, sagt Maik Hanke, IT-Administrator und -Projektleiter bei Bombastus. „Denn da wir eine große Produktvielfalt haben und zahlreiche Kleinmaschinen einsetzen, wäre dies zu aufwendig. Unsere Kleinchargenproduktion unterscheidet sich in dieser Hinsicht erheblich von anderen Pharmaunternehmen.“ Da das ERP-System der GUS aber sonst nahezu alle Prozesse im Unternehmen abbildet, arbeitet fast jeder Bombastus-Mitarbeiter mit der Lösung, vom Vorstand bis zum Produktionsmitarbeiter. Einzige Ausnahme ist bislang noch die Feldbauabteilung, die den Salbei als Rohstoff kultiviert. „Aber selbst hier denken wir darüber nach, etwa die Art und Menge der verwendeten Düngemittel im System abzubilden“, so Hanke.
Rund zwei Jahre hat die Einführung der neuen Lösung insgesamt gedauert. Das Projekt blieb damit im gesteckten Rahmen. Viel Zeit investierte Bombastus in anfängliche Workshops, in denen zuvor festgelegte Key User sowie die anderen Mitarbeiter die Anforderungen an das neue System definierten. „Die frühzeitige und intensive Einbindung der Mitarbeiter war einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren“, erinnert sich Hanke.
Agiles Projektvorgehen
Die hohe Akzeptanz ist auch Folge eines agilen Vorgehens während der Implementierung. Wegen der Komplexität der Lösung unterteilten Bombastus und GUS die Einführung in kleinere Abschnitte mit jeweils eigenen Test- und Feedbackschleifen – sogenannte Sprints. So konnten sie auch während des Projekts neu hinzugekommene Anforderungen einfacher miteinbauen. Zudem ermöglichte es das agile Vorgehen, die Implementierung in kleinere Häppchen aufzuteilen, was die Personalressourcen schonte. Schließlich lief das Tagesgeschäft parallel zur ERP-Einführung unverändert weiter.
Da Bombastus die Lösung von Anfang an mitgestalten und weiterentwickeln konnte, war auch der Go-live der Suite weniger das Ende einer ERP-Einführung, sondern vielmehr der Start für den Feinschliff und Ausbau der Lösung. So denkt Bombastus zum Beispiel darüber nach, das bislang noch separat geführte Kundenmanagementsystem mit dem ERP-System zu verknüpfen.
Eine weitere Option ist der GUS-OS Digital Hub. Dieser Service ermöglicht es, Lieferanten, Kunden oder Partnern Dienste und Funktionalitäten der ERP-Software bereitzustellen, ohne dabei sensible Stamm- oder Bewegungsdaten aus der Hand zu geben. Nutzer konfigurieren dazu mit dem grafischen Format-Designer in GUS-OS eine REST (Representational State Transfer)-Schnittstelle, die dann als Digital Hub Service in der Cloud veröffentlicht wird. Dort lässt sich der Service von autorisierten Nutzern/Partnern abrufen. Einsatzmöglichkeiten für den Digital Hub gäbe es viele: So könnten sich Lieferanten auf das System aufschalten, um den Status einer Bestellung einzusehen. Auch eine Kommunikation mit Maschinen ist über den Digital Hub möglich: Melden die Sensoren einen Fehler oder einen drohenden Ausfall, wird über den Hub umgehend ein Instandhaltungsauftrag im ERP-System gestartet. Mit der GUS-OS Suite 6.1 hat Bombastus nicht nur eine Standard-Software implementiert, die sich wechselnden Geschäftsanforderungen anpassen lässt, sondern ist gleichzeitig einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung gegangen.
Suchwort: phpro0418gus-group
Autor: Matthias Longo
Freier Journalist
