Vollelektronisches Formularwesen

Samuel Aubin ist Leiter des Qualitätsmanagements bei der mt-g Medical Translation GmbH Co. KG. Er sagt: „Bereits seit dem Jahr 2000 sind wir zertifiziert nach DIN EN ISO 9001 – zu dem Zeitpunkt war das sehr außergewöhnlich und innovativ für ein Unternehmen unserer Branche“. Seitdem erhöhte sich der Aufwand im QM-Bereich kontinuierlich durch steigende Mitarbeiterzahlen, die Bildung von neuen Fachteams nach medizinischen Gebieten und anspruchsvolle Prozesse aufgrund der Einführung von Redaktions- und Übersetzungssystemen. Ein Qualitätsmanagementsystem existierte zunächst nur in Papierform. „Die Administration und Dokumentation der Workflow- und Prozesslandschaft füllte zuletzt mehrere Meter Aktenregale. Es bestand die Gefahr, dass wir uns nur noch mit Administration beschäftigen“, erklärt Aubin. Darum entschied man sich bei mt-g für eine komplette Neuausrichtung des Qualitätsmanagements. Definiertes Ziel war es, der reinen Dokumentenverwaltung den Rücken zu kehren und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu gewährleisten.

Für die Anforderungen des Unternehmens wurde ein Lastenheft erstellt, mit dem man auf die Suche nach einer passenden Lösung für ein elektronisch gelenktes Managementsystem ging. Mit den Softwarelösungen für Prozess- und Qualitätsmanagement und den Dienstleistungen von Consense fand mt-g schließlich ein geeignetes System und Vorgehen: Consense IMS|QMS|PMS wächst mit den spezifischen Anforderungen und lässt sich sowohl den Bedürfnissen kleiner und mittelständischer Unternehmen als auch großer Konzerne mit weit verzweigten internationalen Standorten individuell anpassen. Sowohl in der Größe, als auch den gebotenen Features entsprach die nach ausführlichen Beratungen ausgewählte Lösung Consense IMS genau den Anforderungen des Übersetzungsdienstleisters: nicht überdimensioniert, aber dennoch durch die flexible Skalierbarkeit auch auf zukünftige Anforderungen ausgerichtet.

Seit Sommer 2013 setzt mt-g das integrierte Managementsystem ein. Es fasst die verschiedenen Normen und Regelwerke, die das Unternehmen berücksichtigt – neben der QM-Norm ISO 9001 z. B. die Registrierung nach DIN EN 15038 und die Zertifizierung „Across v6 certified“ – unter einer einheitlichen Oberfläche zusammen und bietet eine systematische elektronische Verknüpfung von Prozessen und Daten.

Die Modellierung und Implementierung der Prozesse in Consense IMS nutzte Aubin, um auszusortieren: „Wir haben bei der Prozessabbildung nicht einfach alles von A nach B geschoben, sondern alle Abläufe mit kritischem Blick überprüft, bewertet, teilweise verschlankt und zahlreiche Verbesserungen vorgenommen. Über die Jahre entstanden beispielsweise viele Überschneidungen. Die Prozessmodellierung für ein neues System war die einmalige Gelegenheit, um alles auf den Prüfstand zu stellen.“ Als das integrierte Managementsystem im Oktober 2013 produktiv geschaltet wurde, waren alle Kernprozesse im System enthalten.

Ein wichtiger Bestandteil des neuen Systems ist die elektronische Lenkung der QM-Elemente. Damit lassen sich intelligente und dynamische Prüf- und Freigabeprozesse für beliebige Zwecke erstellen, verwalten und auswerten. Die Formulare durchlaufen vordefinierte Workflows und sorgen damit für einen einfachen und schnellen Informationsfluss im Unternehmen. Meine Arbeit ist erheblich einfacher geworden freut sich Aubin: „Ein schönes Beispiel ist der Bereich der Kenntnisnahmen. Zuvor haben wir unsere Arbeitsanweisungen als PDFs verteilt und mussten immer überlegen, welchen Geltungsbereich diese betreffen, manuell eine Liste der zuständigen Mitarbeiter erstellen und aufpassen, dass wir niemanden vergessen. Die betreffenden Mitarbeiter haben dann in der QM-Abteilung persönlich ihre Kenntnisnahme unterschrieben.“

Die Zeiten, in denen der QM-Verantwortliche fehlenden Unterschriften hinterherlaufen musste, sind mit Consense IMS vorbei. Unterschiedliche Geltungsbereiche sind bereits im System angelegt. Auf Knopfdruck wird der entsprechende Bereich ausgewählt, das System versendet automatisch die Informationen und der Verantwortliche kann sicher sein, dass die Empfängerliste vollständig ist. Auf seiner personalisierten Übersichtsseite sieht jeder einzelne Mitarbeiter die für ihn wichtigen Informationen und bestätigt elektronisch die Kenntnisnahme. Das System versendet zuverlässig Erinnerungen und mahnt ausstehende Prüfungen und Freigaben oder überfällige Maßnahmen und Termine an. Alle Abläufe sind zudem lückenlos dokumentiert und damit jederzeit nachvollziehbar.

Entscheidend für die positive Annahme des Managementsystems durch die Mitarbeiter war vor allem die hohe Benutzerfreundlichkeit. Consense IMS stellt alle relevanten Prozesse und Dokumente für jeden Mitarbeiter automatisch zusammen und bietet so einen direkten Zugriff auf alle erforderlichen Informationen. Gerade langjährige Kollegen zeigten sich begeistert von der schnellen Auffindbarkeit der verschiedenen Dokumente und der Gewissheit, immer auf die aktuelle Version der entsprechenden Unterlage zuzugreifen.

Auch die ersten Kundenaudits nach der Einführung des Managementsystems verliefen höchst erfreulich. „Alle Auditoren erkannten sofort, dass die gesamte Dokumentation professionell gelenkt wird. Die Qualifizierung von Übersetzern und Lieferanten wird deutlich vereinfacht. Natürlich wirkt sich ein funktionierendes QM-System positiv auf die Qualität unserer Dienstleistungen aus“, freut sich Aubin.

Den erfolgreichen Aufbau, die unkomplizierte Einführung und die schnelle Integration des Systems in den Arbeitsalltag sind für den Verantwortlichen auch auf die umfassende Unterstützung des Consense-Teams zurückzuführen. Dazu zählen für Aubin die gründlichen Vorgespräche mit seinem persönlichen Ansprechpartner aus dem Hause der Softwareentwickler sowie die umfassende Beratung vom ersten Moment an. „Wir sind mit Consense auf einer Wellenlänge in Sachen Kundenorientierung – dadurch funktioniert die Zusammenarbeit optimal“, unterstreicht er. Der enge Kontakt mit dem Systemhaus hat bis heute Bestand. Direkte Ansprechpartner stehen schnell für alle Fragen von mt-g bereit. Mittlerweile wurde das System durch die Module Maßnahmenmanagement, Qualifikationsmanagement sowie Schulungsmanagement erfolgreich erweitert.

„Unser Qualitätsmanagement durch ein vollelektronisches integriertes Managementsystem abzudecken, war die richtige Entscheidung: Die Begeisterung, auf die unsere Neuausrichtung bei Kollegen und Kunden stößt, ist eine schöne Bestätigung unserer Arbeit“, findet Aubin.

Eine Erkenntnis aus diesem Projekt gibt der QM-Leiter anderen Unternehmen für ähnliche Projekte gern mit auf den Weg: „Es hat sich bewährt, dass wir uns die notwendige Zeit für die Einführung genommen haben. Lieber sorgfältig, schrittweise und richtig als alles auf einmal – das lohnt sich am Ende.“

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