Transparenz ist Trumpf

Birgit Osterholt

Die Hahne Mühlenwerke GmbH & Co. KG bietet das volle Programm an Frühstücksgetreide: Von einfachen Haferflocken und variantenreichen Müslis für Bio-Fans über klassische Cornflakes bis hin zu gepufften Getreideerzeugnissen. Ihre Produkte heißen Hula Hoops, Rice Happies, Poppies, Choco Champs oder Bixis, aber der eigene Firmenname steht nur selten auf der Packung. Kein Wunder, denn das Familienunternehmen entschied vor einigen Jahren, sich strategisch auf den wachsenden Private-Label-Markt zu konzentrieren und für die Eigenmarken großer Handelsketten zu produzieren.

Der deutsche Markt allein war dem ostwestfälischen Mittelständler dabei zu klein. Der Vertrieb wurde internationalisiert, um das Unternehmen breiter aufzustellen. Diese strategische Neuausrichtung hat sich gelohnt: Heute fertigt Hahne über 6000 Aufträge pro Jahr für 400 Handels- und Industriekunden in über 70 Ländern. Der Export macht zwischenzeitlich mehr als 60 % des Umsatzes aus und der Mühlenbetrieb hat sich zu einem der wenigen großen Vollsortimentsanbieter in Europa entwickelt. Zu seinen Kunden gehören große europäische Handelsketten, beispielsweise Asda, Morrison und Tesco in Großbritannien, Aldi in Frankreich, Belgien und Dänemark, Dia in Spanien und Dansk Supermarket in Dänemark. „Im Private-Label-Markt konkurrenzfähig zu bleiben, erfordert ständige Anpassung und Optimierung“, charakterisiert Joachim Seiche, Geschäftsführer und Vertriebschef bei Hahne, die Herausforderungen des Marktes. „Als Private-Label-Anbieter sind wir austauschbar, denn auch unsere Mitbewerber sind natürlich in der Lage, die von den Handelsketten gewünschten Produkte in ähnlicher Weise herzustellen. Es kommt für uns also vor allem darauf an, ständig gute Qualität zu einem sehr günstigen Preis zu produzieren und die Ware verlässlich zu liefern.“ Jürgen Köhricht, Geschäftsführer und EDV-Leiter bei Hahne, ergänzt: „Mit unserem alten Warenwirtschaftssystem war das kaum noch möglich, weil es unsere Geschäftsprozesse nicht durchgängig unterstützt hat. Die Überbrückung der Schnittstellen hat häufig Fehler verursacht. Außerdem lieferte das alte System keine verlässlichen Daten aus dem Unternehmen. Angebote haben wir anhand unserer Branchenkenntnis und Erfahrung, aber weniger auf Basis aktueller Unternehmensdaten abgegeben.“

Viele Gründe sprachen also im Herbst 1999 für ein neues ERP-System. So wurde ein Anforderungsprofil erstellt und verschiedene Anbieter geprüft. Die Entscheidung fiel auf das Hamburger Unternehmen IncoDev Software-Entwicklung mit seiner Branchenlösung Blending. Nach den Worten von Köhricht ist Blending in der Lage, mit seinen verschiedenen Komponenten für die Materialwirtschaft und die Produktionsplanung alle Geschäftsprozesse durchgängig zu unterstützen. Zudem war es Hahne wichtig, dass keine Zusatzentwicklungen notwendig waren, weil man nicht wieder in die Schnittstellenproblematik geraten wollte. Ein zusätzliches Plus: Blending ist zur Integration mit Systemen anderer Hersteller für angrenzende Prozesse wie Finanzbuchhaltung, Exportabwicklung sowie Analyse und Reporting gut vorbereitet und arbeitet problemlos mit ihnen zusammen.

Die Hahne Mühlenwerke vereinbaren mit ihren Kunden meist einmal im Jahr neue Rahmenverträge über Produktrezepturen und -verpackungen sowie geplante Mengen, Preise und Lieferbedingungen. Der Mittelständler produziert dann auftragsorientiert, um längere Lagerzeiten bei Müsli, Cornflakes und Co. zu vermeiden. Mit Blending lassen sich alle Rezepturen und Verpackungsanweisungen abbilden – und das sind beim Private-Label-Hersteller Hahne viele. Schon allein die Abfüllmengen variieren sehr: Je nach Kundenwunsch liefert Hahne Packungen mit 250, 375, 500, 750, 1000 oder 1500 g Inhalt für die Handelskunden und Säcke mit 10 oder 25 kg bzw. Big Bags mit 400 kg für die Industriekunden. Auch bei den Verpackungsmaterialien ist Kundenwunsch Trumpf: Ob Haferflocken in der Papiertüte, Bircher-Müsli im Klarsichtbeutel oder Zimtinis in Faltschachteln mit Innenbeutel, ob als Eigenmarke von Tesco, Dia oder Aldi, ob mit Aufdruck in Englisch, Spanisch, Russisch oder Arabisch – alles ist möglich. Qualität und Aussehen des zu liefernden Produkts wird von Hahne mit den Kunden individuell abgestimmt und durch die Verpackungsstücklisten von Blending unterstützt.

Die Hahne Mühlenwerke haben mit Blending eine durchgängige Belegführung realisiert, die die Arbeitsabläufe vereinfacht. Seine Aufträge bekommt der Zerealienproduzent meist direkt aus den Zentralen der großen Handelskonzerne per Fax und E-Mail. Die interne Auftragsbearbeitung unterscheidet dann nach deutschem oder internationalem Kunden, weil für die ausländischen zusätzlich Exportpapiere erstellt werden müssen. Dann bekommt die Produktion den Betriebsauftrag, und der Einkauf wird informiert, welche Zutaten gegebenenfalls noch beschafft werden müssen. Dabei nutzt der Einkauf die Kontraktverwaltung von Blending. Für jeden Lieferanten lassen sich individuell vereinbarte Preise in beliebigen Währungen, Mengen, Rabattstaffeln, Produktqualitäten, Sonderkonditionen, Lieferbedingungen etc. festhalten. Der gesamte Einkauf kann komfortabel und übersichtlich abgewickelt werden, beginnend bei Preisanfragen über Bestellungen bis hin zum Waren- und Rechnungseingang. Eingehende Rechnungen werden direkt im Einkauf geprüft, auf die Konten der entsprechenden Artikel gebucht und von Blending automatisch an das angeschlossene Finanzbuchhaltungssystem weitergeleitet.

Blending sorgt nicht allein für reibungslose Geschäftsabläufe, sondern ist eng mit den Systemen für die Finanzbuchhaltung, für die Export- und Versandabwicklung sowie für Analyse und Reporting verbunden. Aktuelle Prozessdaten aus dem Unternehmen werden dabei aus dem ERP-System an die angeschlossenen Softwarelösungen weitergeleitet und dort entsprechend verarbeitet. „Uns ist dieser durchgängige Datenfluss sehr wichtig“, so Jürgen Köhricht. „Mit Blending im Mittelpunkt können wir unsere Geschäftsprozesse überall effizienter abwickeln, weil alle Belege jetzt nur noch einmal erfasst werden müssen. Blending ist ja in seiner Standardversion auf die Zusammenarbeit mit den Partnersystemen gut vorbereitet. Dabei profitieren wir bei den angrenzenden Aufgaben von den leistungsfähigen Systemen der spezialisierten Anbieter.“

Für die Finanzbuchhaltung übernimmt die Software für das Rechnungswesen Diamant /2 eine Vielzahl der benötigten Daten automatisch aus Blending. „Wir arbeiten schon seit einigen Jahren mit Diamant /2 und sind damit sehr zufrieden“, kommentiert Jürgen Köhricht den Einsatz der Software für das Rechnungswesen. „Wir waren froh, dass wir unser Fibu-System nicht anpassen oder gar austauschen mussten.“

Für die Erstellung der Exportpapiere ist bei Hahne EVA verantwortlich, das System für die Export- und Versandabwicklung. Es erhält von Blending automatisch die Daten, die bei der Erstellung von Lieferschein und Rechnung für einen Auftrag entstehen. Die Exportmitarbeiter können die Daten dann ergänzen und benötigte Papiere wie Formulare für Zoll, Bahn, Post und Spedition oder Frachtbriefe einfach erstellen.

Um neue Trends rechtzeitig zu erkennen und sie entweder zu nutzen oder gegensteuern zu können, setzt Hahne auf das Reporting- und Analyse-Tool Cognos Impromptu. Mit ihm erstellen die Hahne Mühlenwerke jeden Monat zahlreiche eigene Reports, die ihnen detailliert Aufschluss über Auftragsbestände, laufende Umsätze nach Kunden oder nach Artikeln usw. geben. Außerdem werden Periodenstatistiken erstellt, die Entwicklungen über längere Zeiträume beleuchten. Für diese Auswertungen übernimmt Cognos Impromptu eine Vielzahl der benötigten Daten aus der Blending-Datenbank und stellt sie über einmal definierte Kataloge automatisch in geschäftsorientierter Weise dar, so dass das Hahne-Management sich regelmäßig und einfach einen Überblick über die aktuelle Geschäftslage und mögliche Trends verschaffen kann.

„Der größte Nutzen von Blending“, bringt Jürgen Köhricht die neu gewonnenen Vorteile auf den Punkt, „lässt sich in drei Begriffe fassen: Transparenz, Controlling, Steuerung. Wir haben jetzt einen sehr guten Überblick über unsere Prozessdaten und können das Unternehmen dadurch viel besser steuern.“ Durch die Kontraktverwaltung mit Blending ist Hahne nun beispielsweise in der Lage, seine Lieferanten bezüglich gelieferter Qualität, Preise und Liefertreue einfach zu vergleichen. Der Mittelständler bekommt wichtige Informationen, um bessere Konditionen auszuhandeln und dadurch die Kosten zu reduzieren. Blending liefert mit den aktuellen Unternehmensdaten auch eine verlässliche Grundlage für die Kalkulation von Angeboten. Statt sich wie bisher auf Erfahrungswerte zu verlassen und an Marktpreisen zu orientieren, können die Hahne Mühlenwerke nun für jeden Kunden ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis finden.

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