Beschreibung, wie die Benutzeranforderungen eines Systems, einer Maschine, Anlage oder Software, umgesetzt werden, d. h. welche Funktionen das zu installierende System haben wird und wie diese „funktionieren”. Im Falle von Standardpaketen kann hier bereits auf vorhandene Funktionsbeschreibungen des Systemlieferanten – wo immer möglich – verwiesen werden, es werden nur spezielle Konfigurationen u. ä. sowie zusätzliche, nicht im Standardpaket enthaltene Funktionen beschrieben. Die funktionale Spezifikation kann, sofern dies sinnvoll ist, auch mehrere Dokumente umfassen. Beispielsweise wird bei konfigurierbaren Standardpaketen mit individuellen Erweiterungen ein Dokument erstellt, welches weitestgehend auf Funktionsbeschreibungen des Lieferanten verweist, und weitere Dokumente, die die individuellen Erweiterungen beschreiben.
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