Effektives Informationsmanagement

Das Intranet bietet den Unternehmen zahlreiche Vorteile und unterstützt eine effektive und kostengünstige Arbeit in allen Bereichen. Am Beispiel der Fachdatenbank „Anlagensicherheit“ soll exemplarisch die Funktions- und Leistungsfähigkeit der Intranet-Solutions eines süddeutschen Anbieters dargestellt werden.

Den ersten Überblick über die konkreten Inhalte der Fachdatenbank bietet das übersichtlich und klar strukturierte Inhaltsverzeichnis. Bei der Suche nach bestimmten Informationen kann bereits hier der Bereich ausgewählt werden, aus dem die Informationen benötigt werden. So kann die Suche nach einem bestimmten Begriff, beispielsweise Chlor, bereits im Inhaltsverzeichnis auf die Unfallverhütungsvorschriften und ZH 1-Schriften eingegrenzt werden (Abb. 2). Das Suchergebnis zeigt nicht nur abstrakt die Anzahl der Treffer, sondern auch die konkreten Vorschriften mit der jeweiligen Trefferzahl. Die Suchfunktion ermöglicht dabei nicht nur eine Einschränkung innerhalb der ersten Gliederungsebene des Inhaltsverzeichnisses, der Suchbereich kann je nach Bedarf sogar bis hinunter zu einzelnen Vorschriften eingeschränkt werden. Dabei kann nach ganzen Wörtern, Wortteilen oder Wortstämmen ebenso gesucht werden wie nach Begriffen in einer „Und“- oder „Oder“-Kombination.

Ein Ergebnis der Suche nach dem Begriff Chlor im Bereich Unfallverhütungsvorschriften/ZH 1-Schriften ist beispielsweise, daß speziell das Merkblatt ZH 1/230 den Umgang mit Chlor und dessen Darstellung sowie Tätigkeiten in dessen Gefahrenbereich regelt (Abb. 3). Das Merkblatt kann vom Inhaltsverzeichnis aus aufgerufen und vollständig im Originaltext auf dem Bildschirm nachgelesen werden. Zur besseren Orientierung im System sind alle relevanten Daten, wie die Bezeichnung der Vorschrift oder der aktuelle Stand des jeweiligen Dokuments, stets auf dem Bildschirm ersichtlich. Die komplette Verknüpfung aller Informationen bis hinunter zur Buchstabenebene von Gesetzen ermöglicht es zudem, sämtliche in der ZH 1/230 genannten weiteren Regelungen direkt nachzulesen. Zur Weiterbearbeitung können alle benötigten Texte, Grafiken und Tabellen direkt ausgedruckt, im eigenen System abgespeichert und dort verändert werden.

Einen schnellen Überblick über alle wichtigen Stoffdaten vermittelt die integrierte Stoffdatenbank. Sie bietet zu mehr als 2200 Stoffen Datenblätter mit Informationen zur Kennzeichnung, Einstufung und den Mengenschwellen nach der Störfallverordnung, der 4. Bundes-Immissionsschutzverordnung und der Seveso-II-Richtlinie. Über eine spezielle Abfragemaske (Abb. 4) sind zu dem konkret gesuchten Stoff, beispielsweise Chlor, in Sekundenschnelle alle Informationen zuverlässig abrufbar. Als Suchkriterien stehen dabei u.a. der Stoffname, die CAS- oder Index-Nr. und die R-Sätze zur Verfügung, wobei es ausreichend ist, wenn eine einzige Angabe zum gesuchten Stoff vorhanden ist.

Regelmäßige Updates garantieren stets aktuelle Daten und Informationen. Dabei erfolgt die quartalsweise Aktualisierung des Datenbestandes nur noch von einer einzigen Zentralstelle aus, lediglich durch das Austauschen einer CD-ROM. Der kostenintensive Bezug unterschiedlicher Nachschlagewerke, das lästige Einsortieren und das zeitaufwendige Arbeiten mit verschiedenen Systemen gehören endgültig der Vergangenheit an. Auch die Gefahr, daß überholte Daten oder bereits außer Kraft gesetzte Vorschriften verwendet werden ist damit ausgeschlossen. Auf diese Art und Weise kann jedes Unternehmen sicherstellen, daß jedem Mitarbeiter identische und aktuelle Informationen zur Verfügung stehen, einheitliche Entscheidungen getroffen und Risiken durch den möglichen Einsatz falscher oder veralteter Informationen auf ein Minimum reduziert werden. Eine Datenvermittlung über das Intranet schafft hier die Basis für eine wesentlich schnellere und effizientere interne Kommunikation.

Darüber hinaus wird den Anwendern im Internet ein brandaktueller Aktualisierungs-Service angeboten: Unabhängig von konkreten Aktualisierungsterminen kann im Internet der Originalwortlaut geänderter Vorschriften sowie neuer Entwürfe abgerufen werden. Neue und alte Fassungen sind dabei parallel lesbar, Markierungen im Text kennzeichnen die exakten Änderungen.

Die Intranet-Solutions sind kein in sich abgeschlossenes System. Auch unternehmensinterne Daten und Informationen, wie Betriebsanweisungen, Umweltinformationssysteme, Personalhandbücher, betriebsinterne Verfahrensanweisungen und Ablaufpläne, können mit den Intranet-Solutions verknüpft werden. Über eine eigene HTML-Seite der unternehmensspezifischen Informationen kann eine Verbindung zu den Daten der Intranet-Solutions hergestellt werden. So sind dann die in einer Betriebsanweisung genannten Paragraphen der Gefahrstoffverordnung direkt über einen Querverweis per Tastendruck abrufbar.

Die Intranet-Solutions basieren auf dem WWW-Standard des Internets, sind system- und plattformunabhängig. Die Anpassung an zukünftige Entwicklungen oder an veränderte unternehmensspezifische Bedürfnisse ist damit problemlos möglich.

Die Intranet-Solutions dieses in St. Wolfgang ansässigen Unternehmens gibt es aber nicht nur für den Bereich Anlagensicherheit, sondern auch für die gesamte Themenpalette aus dem Arbeitssicherheits- und Umweltbereich. Grundlage der Intranet-Solutions ist dabei ein SGML-Datenpool. Auf diesem Datenpool basieren auch die folgenden Fachdatenbanken, die in jeder beliebigen Zusammenstellung auf dem firmeneigenen Intranet installiert werden können:

• Arbeitsstätten,

• Gefahrstoffrecht,

• Druckbehälter,

• Brennbare Flüssigkeiten,

• Gefahrgut-Transport,

• Abfallrecht und Entsorgungspraxis,

• Wasserrecht und betriebliche Abwasserentsorgung,

• Immissionsschutzrecht und Luftreinhaltung,

• Altlastensanierung.

Zu jedem dieser Themenbereiche wird eine umfassende Gesetzesdatenbank angeboten, die vom europäischen über das Bundes- und Landesrecht alle relevanten Regelungen vollständig und im Originaltext enthält. Detaillierte und praxisorientierte Erläuterungen, Arbeitshilfen, beispielsweise Checklisten, Formulare, Adreßverzeichnisse oder Stoffdatenbanken, ergänzen den rechtlichen Teil und unterstützen die konkrete Umsetzung im Betrieb mit Lösungsansätzen und Fallbeispielen.

Die Intranet-Solutions sind nur ein Teil des gesamten Programms dieses süddeutschen Herstellers. Die Fachinformationen aus den Bereichen Arbeitssicherheit, Umwelt und Qualitätsmanagement sind auch auf CD-ROM oder Diskette erhältlich und lassen sich entweder als Einzelplatzlösung, im Netzwerk oder in einer Lotus-Notes-Anbindung installieren.

Weitere Informationen cav-309