Fit für den Wettbewerb

Hans Jürgen Brinsa

Die Tropon GmbH kann auf ein über 100-jähriges Firmenbestehen zurückblicken. Der Pharmaspezialist auf dem Indikationsgebiet rheumatische Krankheiten möchte sich nun auch den Herausforderungen im Auftragsherstellungsmarkt stellen. Um sich als kompetenter Dienstleister in der Auftragsherstellung im umkämpften Pharmamarkt zu etablieren, kommt im Zuge der strategischen Neuausrichtung eine singuläre Betrachtung einzelner Probleme für das Unternehmen nicht in Frage. Vielmehr ist Tropon daran interessiert, dass zuerst die gesamten internen Prozesse vom Auftragseingang über die Verpackung bis hin zum Versand auf den Prüfstand gestellt werden. Damit soll die Basis für einen reibungslosen Auftragsdurchlauf gewährleistet werden. Der Erfolg eines SCM-Projektes hängt weniger von der Unternehmensgröße oder von der Branchenorientierung oder aber der Art des Fertigungsprozesses ab. Entscheidend ist letztlich die richtige Wahl des Realisierungspartners und der unterstützenden Software-Werkzeuge. Die Kölner Tropon GmbH entschied sich für die Firma Wassermann, die überdurchschnittliche Realisierungskompetenz in der Pharmaindustrie aufweisen kann. Zu den Leistungen des Supply Chain-Spezialisten gehören:

• die Planung und Implementierung der APS-Software WAY

• strategische Logistik- und Organisationsberatung

• unternehmensinterne Produktionsoptimierung

• Definition von Vorgehensweisen, Zielen und Kennzahlen

• Veränderungsmanagement und Projektmarketing

• Software-Schulung und Coaching

• Call Center Support

In der Vergangenheit war das Geschäft bei Tropon von einem stetigen Auftragseingang geprägt, fast ausschließlich von Seiten der einstigen Konzernmutter Bayer. Diese sorgte für Planungssicherheit und kontinuierliche Auslastung. Obwohl reichlich Bestände vorhanden, war es Tropon größtenteils nicht möglich, Liefertermine einzuhalten. Die Gründe waren vielschichtig und deshalb nicht nur durch eine gezielte Aktion zu beheben.

Nach der Ausgliederung aus dem Konzern setzten sich die Geschäftsverantwortlichen das Ziel, ihre überzeugende Produktqualität weiteren Pharmakunden anzubieten. Unabhängig davon, ob der Kunde nur einzelne Fertigungsschritte wie beispielsweise das Granulieren ordert oder ob der Fullservice von der kompletten Produktion bis zur Verpackung nachgefragt wird – Tropon will sich als verlässlicher Geschäftspartner auch in unternehmensübergreifenden Supply Chains profilieren und etablieren. Neben der reinen Produktqualität galt es daher vor allem, auch folgende Kriterien zu erfüllen:

• termintreue Lieferung

• flexible Lösungsorientierung

• kurze Durchlaufzeiten

• marktgerechte Preise

Schon vor Beginn des gemeinsamen Projektes kam Tropon zu der Erkenntnis, dass die Planung und Steuerung der gesamten Supply Chain über das seit kurzer Zeit genutzte SAP-R/3-System zu komplex und daher nicht durchführbar ist. Nur eine vollständige Prozessabbildung kann jedoch künftig eine realistische Planung und Steuerung gewährleisten. Deshalb war zu Beginn des Projektes ein Schwerpunktthema, alle bisher planerisch vernachlässigten aber zeitintensiven Prozessvorgänge, wie z.B. die Qualitätskontrolle oder die Erstellung des Masters für Herstell- und Verpackungsprotokoll, in den Gesamtablauf zu integrieren.

Hinzu kam, dass für die Abwicklung des neuen Geschäftsfeldes Auftragsherstellung eine ganz andere Organisation notwendig ist. Aufgrund der variantenreichen Kundenwünsche wird jetzt bereits in der Anfrage-/Angebotsphase ein detaillierter Vollständigkeitscheck vorgeschaltet. Dabei wird penibel geprüft, ob alle benötigten Unterlagen vorhanden und alle niedergeschriebenen Wünsche interpretationsarm aufgeführt sind. Wenn dies nicht der Fall sein sollte, werden diese sofort beim Kunden nachgefordert. Die zur Bewertung vorgetragene Anfrage wird unter der Federführung der neu geschaffenen Abteilung „Vertrieb Auftragsherstellung“ in ein pharmazeutisch-technisches Kompetenzteam eingebracht. Auf Basis der neu definierten Kommunikationsstrukturen sowie verabschiedeter Spielregeln ist Tropon jetzt sehr frühzeitig in der Lage, qualifizierte Aussagen zur technischen Machbarkeit des Kundenauftrages zu machen. Erst nach dieser Klärung ist es dem Vertrieb möglich, ein verlässliches, auf Fakten basierendes Angebot zu unterbreiten.

Da in Zukunft neben der Produktqualität der Fokus der Kunden vor allem auf Termintreue gerichtet ist, schlugen die Berater von Wassermann weiter vor, eine zentrale Stelle zur Steuerung der internen Supply Chain zu schaffen, die für alle Termine im Unternehmen verantwortlich ist: die Abteilung Supply Chain Management. Dieses Team, bestehend aus vier Prozessmanagern, ist seit September 2002 für die gesamte dispositive und kapazitive Steuerung und damit auch für die Termintreue verantwortlich. Die für die Steuerung notwendige Prozessverantwortung wurde damit in einer Abteilung, die direkt der Geschäftsführung zugeordnet ist, gebündelt. Für diese zentrale Stelle wurden äußerst qualifizierte Mitarbeiter ausgewählt, die zum einen als Gesprächspartner für die Produktion und Verpackung anerkannt sind und zum anderen über ausgeprägtes Prozess-Know-how verfügen. Der Aufbau dieser Abteilung wurde von Wassermann mit praxisnahen Schulungen begleitet. Im Unternehmen vorhandenes, aber personenbezogenes Prozesswissen konnte so institutionalisiert und rasch um spezielles Know-how auf dem Gebiet des Supply Chain Managements ergänzt werden. Entscheidend aus Sicht der Berater ist es, auch die Meister in der Produktion und Verpackung detailliert zu informieren und von dieser neuen Idee zu begeistern, damit diese ihren Mitarbeitern kompetente Ansprechpartner sein können.

Parallel zu dieser Reorganisation wurde das Planungs- und Steuerungsinstrument WAY Supply Chain Simulation implementiert. Dieses ermöglicht, unterschiedliche Produktszenarien zu simulieren und zeigt die entsprechenden Auswirkungen hinsichtlich der Materialverfügbarkeit und der Auslastung der Kapazitäten. Engpässe und Materialunterversorgungen können so schon vorlaufend erkannt und frühzeitig in Zusammenarbeit zwischen den Prozessmanagern und den betreffenden Fachbereichen beseitigt werden. SAP bleibt das Daten führende System, wobei das operativ eingesetzte Supply Chain Tool WAY über eine Schnittstelle angebunden wird. Mit einer so genannten qualifizierten Schnittstelle wird zu 100% ein fehlerloser Datentransfer von einem System ins andere sichergestellt und folgenschwere Irrtümer vermieden. Dadurch wird man den pharmazeutischen GMP-Anforderungen gerecht. Zusätzlich wurde im Rahmen des Projektes die Grunddatenqualität im weiterhin Daten führenden SAP-System erheblich verbessert.

Interessant hierbei ist das neue Verständnis der Zusammenarbeit zwischen den Prozessmanagern der Supply Chain und den einzelnen Fachbereichen, die jetzt regelmäßig selbstverantwortlich „ihr“ Kapazitätsangebot an die Planung im Simulationstool mit einem mehrwöchigen Forecast pflegen. Somit ist zum einen eine aktive und lösungsorientierte Kommunikation zwischen allen Organisationseinheiten gewährleistet und zum anderen eine qualitativ sehr realistische Planung geschaffen worden.

Zudem wird die operative Steuerung der Fachbereiche über Arbeitsvorräte gewährleistet, die täglich aktuell bei den Prozessteilnehmern auf den Terminals angezeigt werden. Der Aufbau der Arbeitsvorratslisten ist übersichtlich, die Handhabung einfach, was zur breiten Akzeptanz bei allen Beteiligten führte. Dazu trug auch die äußerst einfache Art der Erstattung von Rückmeldungen bei. Mitarbeiter an der Linie können beispielsweise durch einen einzigen Tastendruck einzelne Arbeitsvorräte fertig melden.

Die WAY Supply Chain Simulation ist ein modernes, internetfähiges Advanced Planning System (APS) zur Planung, Steuerung und Optimierung von Produktionsunternehmen und Supply Chains. WAY identifiziert Kapazitätsengpässe (Personal, Arbeitsplatz, Material) und ermöglicht damit dem Management eines Unternehmens, die gesamte Leistungskette zu optimieren. Produktionsprozesse können synchronisiert, verbessert und vor allem beschleunigt werden. Die Software macht durch Real Time Simulation alle Arbeitsplätze entlang der Wertschöpfungskette sichtbar. D.h. der Supply Chain Manager, der mit WAY arbeitet, kann den kritischen Pfad jedes einzelnen Auftrages in Bezug auf die Vorgänge im Einkauf, in der Produktion und sogar in der Entwicklung einsehen und korrigierend eingreifen.

Darüber hinaus können auch die Prozesse von Zulieferern oder Transportunternehmen – sofern man diese einbindet – visualisiert werden. Zur Ergänzung der WAY Supply Chain Simulation, dem Kernprodukt der Software, stehen weitere Module bereit. Beispielsweise kann man mit dem Capable-to-Promise-Modul die Machbarkeit von veränderten Aufträgen (Chefaufträge) checken und dementsprechend reagieren.