Transparente Prozesse

Ralf M. Haassengier

In den Auslagen der acht Regional- und 72 Instore-Bäckereien präsentiert Jowa neben rund 300 unterschiedlichen Brotsorten auch Butterzöpfe und viele andere Backwaren. Mittags gehen die Bestellungen der Filialen ein, um 15 Uhr liegen die Produktionspapiere vor, in der Nacht wird produziert und am nächsten Morgen müssen die Backwaren pünktlich ausgeliefert werden. Bei derartigen Produktionsmengen ist eine schnelle, durchgängige Logistikkette Voraussetzung, damit die Ware frisch ankommt.

Vor der SAP-Einführung hatte jeder Jowa-Betrieb sein eigenes IBM AS/400-System. So wurde beispielweise das gleiche Rezept für eine Backware sowohl auf der AS/400-Datenbank in St. Gallen als auch in Genf geführt. Da außerdem in den einzelnen Bäckereien nicht überall das gleiche Sortiment an Backwaren produziert wird, kam es zu Abweichungen bei den Stammdaten. Die Zentralisierung und Vereinheitlichung der DV-Landschaft war einer der wichtigsten Gründe für die SAP-Installation. Als Implementierungs- und Beratungspartner wählte Jowa SLI. Die SAP-Experten hatten bereits in anderen Migros-Projekten ihr Know-how unter Beweis gestellt. Darüber hinaus konnten sie auf langjährige Erfahrung im Lebensmittel-umfeld zurückblicken. SLI war von den Vorstudien bis zur Erarbeitung des Lösungskonzepts und dessen anschließender Umsetzung in das SAP-Projekt involviert.

Sämtliche Industriebetriebe der Migros-Industriesparte sind an ein zentrales Rechenzentrum in Zürich angebunden. Auch die Applikationsserver für SAP befinden sich dort. Die acht Großbäckereien von Jowa sind mit der Jowa-Zentrale und diese wiederum mit redundanten Leitungen mit dem Rechenzentrum verbunden. Jowa nutzt für das Tagesgeschäft zudem noch zwei eigene Subsysteme: ein Dispositionstool und ein Programm zur Steuerung der Kommissionierung. Die Anbindung dieser beiden Programme an das SAP-System war entscheidend für eine schnelle Auslieferung und Kommissionierung der Waren. Einsatzstudien haben gezeigt, dass sich die besondere Art der Disposition im Frischebereich nicht ohne weiteres im SAP-Standard abdecken lässt. Beispielsweise ist eine kontinuierliche minutengenaue Disposition in SAP nicht möglich. Ein weiterer Grund für die Anbindung beider Subsysteme war die Sicherheit: Sollte der SAP-Server einmal ausfallen, kann bei Jowa auch ohne die ERP-Software weiter disponiert, produziert und kommissioniert werden.

Da im Migros-Verbund nach wie vor verschiedene Software-Systeme eingesetzt werden, wurde eine Datendrehscheibe eingerichtet, über die alle Daten der angeschlossenen Firmen eingelesen werden. Sobald die Bestelldaten von Migros an die Datendrehscheibe gehen, ruft das SAP-Sys-tem bei Jowa diese ab. Gleichzeitig werden die Bestelldaten an Dispo-Tool und Kommissionierleitstand übermittelt. Alle Stammdaten, Materialstämme, Kunden und Artikel verwaltet die SAP-Software zentral. Produktionsspezifische Daten hingegen wie Arbeitspläne für die Backstraßen werden separat in der Disposition gehalten.

Die Disponenten können anhand der Bestellung die Produktionspapiere, also Rezepturen und Fahrpläne, sofort erstellen. Diese gehen direkt in die Produktion. An den Backanlagen stehen große Silo-Anlagen für die Beimischung von Mehl und anderen Zutaten bereit. Die Silos werden über den Auftrag angesteuert und die benötigte Menge an Rohstoff wird automatisch zudosiert. Einige Zutaten wie Butter oder Hefe werden von Hand verwogen und beigemischt. In großen Behältern bearbeiten Knethaken den Teig, danach werden Brotlaibe und Zöpfe geformt. Über Förderbänder gelangen die Teiglinge zur Backstraße und werden gebacken. Die fertigen Backwaren kommen schließlich zu den Verpackungsstellen. Die effektiv verpackten Mengen werden im Dispo-Tool erfasst und die Daten automatisch an das SAP-System gemeldet. Die ERP-Software verbucht den Auftrag, gleichzeitig erfolgt die Abbuchung der verbrauchten Rohstoffe und Verpackungsmaterialen aus dem Lagerbestand. Die optimierte Produktionsplanung und Materialverwaltung hat bei Jowa zu einer Reduzierung der Lagerbestände an Roh- und Verpackungsmaterial geführt.

Das Kommissionierprogramm war bereits vor der SAP-Einführung installiert. Es wurde nun in einer neuen Version an die SAP-Software angepasst. In der Vorgängerversion waren noch feste Artikelpreise hinterlegt, jetzt sind Preiskonditionen und individuelle Rabatte in den SAP-Kundenstämmen hinterlegt. Da bei der enormen Menge an Teig- und Backwaren nicht immer stückgenau produziert werden kann, kommt es zu Zuteilungen oder Kürzungen – das heißt, überzählige Ware wird in bestimmten Stückzahlen den größeren Filialen zugeteilt oder entsprechend abgezogen. Das wird über den Kommissionierleitstand gesteuert. Sind die Waren kommissioniert, gehen die Daten online wieder an den SAP-Rechner und werden dort fakturiert.

Für die Zukunft hat sich Jowa ebenfalls eingerichtet. Mit der SAP-Einführung wurden auch die Lizenzen für mySAP.com erworben, um für Themen wie E-Business und Customer Relationship Management offen zu sein. Spar in Österreich zählt zum Beispiel zu den internationalen Kunden. Hier kann sich das Unternehmen in Zukunft durchaus einen elektronischen Datenaustausch, etwa in der Auftragsabwicklung, vorstellen. Der Nutzen des integrierten ERP-Systems ist deutlich sichtbar: Die Rezepttreue hat sich zusehends verbessert, auch der Produktionsprozess und die Materialverwaltung sind wesentlich transparenter geworden, das gilt ebenfalls für Rechnungswesen und Controlling. In Zukunft soll nicht mehr auf Basis der Bestellungen produziert werden, sondern auf der Grundlage der Abverkaufszahlen.